Guía de automatización RPA

 

Contar con bots de RPA es muy importante en todas las industrias actualmente. De cara a la pandemia de la COVID-19 ha explotado su potencial y ha contribuido de forma acertada a luchar contra este virus, puedes leer un poco más de cómo se están usando los bots actualmente. De esta manera, un gran número de empresas han adoptado la automatización robótica como una vía rápida y fácil para automatizar tareas manuales, demasiado beneficioso para la reducción de errores y aumento de la calidad.

Es imprescindible conocer el papel que juega hoy en día la automatización robótica de procesos, ya que permitirá identificar de qué forma las empresas pueden obtener más beneficios y de qué manera puede contribuir a sus procesos típicos empresariales.

Algunos de los beneficios de RPA son:

1. Permite la escalabilidad en TI.
2. Gestionar los datos para evitar riesgos en el ingreso. 
3. Control de fraude. 
4. Reducción de costos.
5. Precisión y reducción de errores tipográficos e información incorrecta. 
6. Reducción de tiempos.
7. La automatización robótica funciona como integración para aplicaciones sin API.

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Datos que debes saber antes de iniciar una consultoría en RPA.

La automatización robótica de procesos ha tenido gran impacto en diversas industrias. El sector de seguros, la banca y otros, han estado a la vanguardia de los beneficios de esta tecnología. Algunos usos comunes de RPA son: 

1. Emula la acción humana.
2. Realiza tareas repetidas de gran volumen y varias tareas complejas. 
3. Integra el sistema virtual, transfiriendo datos entre sistemas heredados, conectándose al nivel de la interfaz de usuario en lugar de desarrollar una nueva infraestructura de datos.
4. Generación de informes automáticos. 
5. Validación y auditoría de la información. 
6. Gestiona la deuda técnica al reducir la brecha entre sistemas, evitando la introducción de implementaciones personalizadas. 
7. Gestiona productos, reduciendo la brecha entre los sistemas de TI y las plataformas de gestión de productos relacionados. 
8. Brinda garantía de calidad.
9. Permite la migración de datos.
10. Permite predecir la previsión de ingresos.

Te recomendamos: 3 casos de uso en la Automatización Robótica de Procesos.

Cuando se trata de automatizar con RPA es importante contar con un plan bien definido desde el inicio, el cual busque aprovechar al máximo el tiempo y los recursos necesarios para implementar esta tecnología. De esta manera, debe ser un proyecto que se lleve a cabo de forma minuciosa, con acciones coordinadas y rigor. Para hacerlo correctamente te recomendamos atender estos consejos antes de implementar:

1. Comprende el proceso que vas a automatizar en la primera implementación RPA.
2. Documenta los procesos elegidos.
3. Crea una cultura de RPA que comprenda sus beneficios.
4. Elige una buena plataforma de automatización robótica.
5. Enfócate en los objetivos.
6. Sé estratégico.
7. Piensa el proyecto a largo plazo.
8. Calcula siempre el retorno a la inversión de la implementación RPA.

Conoce cada consejo detalladamente: Cómo implementar una automatización robótica exitosamente.

Por otro lado, también deberás tener en cuenta:

1. Prepara el proyecto

Asigna tiempo suficiente para establecer expectativas, desarrollar un cronograma del proyecto y determinar todos los roles y responsabilidades de los participantes. Así se abordarán posibles riesgos, barreras y preocupaciones; y evitar la ansiedad por la automatización.

2. Identifica casos de uso y potencial de la automatización para tu empresa

Prioriza los posibles casos de uso para la automatización en tu proyecto. Selecciona el caso de uso con el mayor impacto comercial esperado y asegura la aceptación de las partes interesadas.

3. Desarrolla casos comerciales

Si te enfocas en los resultados finales, podrás gestionar el riesgo asociado con las implementaciones rápidas. Por lo tanto, un caso de negocio y un modelo de ROI en el proceso de RPA seleccionado obtiene una mejor comprensión del rendimiento al final de la implementación. El caso de negocio vincula la automatización robótica con la estrategia de la empresa, mientras que el modelo de ROI ofrece la seguridad de que la inversión producirá resultados deseables.

4. Prepara la automatización

Prepárate para la automatización. Identifica y registra las oportunidades de automatización y la eficiencia en el proceso que seleccionaste. Asegurará que todas las partes involucradas en él estén alineados con el flujo de trabajo del estado futuro; además permitirá que se cumplan con todos los pasos requeridos para culminar la tarea correctamente.

5. Implementa RPA

A través de mejores prácticas puedes preparar tu empresa para el éxito, ya que permite comprender mejor la tecnología de automatización robótica y encontrar áreas adicionales en las cuales esta tecnología puede generar eficiencias.

La selección de la herramienta RPA debe basarse en los siguientes parámetros:

• En los datos, que sean de fácil lectura y escritura de datos comerciales en múltiples sistemas.
• En la facilidad para configurar procesos basados ​​en reglas o basados ​​en conocimiento.
• Las herramientas deben funcionar en varias aplicaciones.
• De ser posible, que tenga compatibilidad con inteligencia artificial incorporada para imitar a los usuarios humanos.

Si estás iniciando en el mundo de la automatización con robots, deberás saber que existen diferentes herramientas RPA:

• Bots de automatización cognitiva: son bots de autoaprendizaje que pueden usar datos no estructurados y tomar decisiones basados en entradas complejas y no estructuradas.
• Automatización de Excel y Macros: usualmente es una solución de automatización de procesos básicos y simples
• Herramientas de autoaprendizaje: analiza acciones humanas y realiza lo mismo en varias plataformas
• Solución programable de bots: podrás interactuar otros sistemas según los requisitos y/o entradas del cliente.

Otras características importantes de las herramientas RPA

Elegir una herramienta de automatización robótica es una decisión importante, al igual que los parámetros anteriores, es bastante funcional que te fijes en las siguientes características:

1. Escalabilidad: selecciona una herramienta que te permita responder fácilmente a los requisitos o cambios de tus usuarios, ya sean internos o externos.
2. Tecnología: considera que la herramienta admita cualquier tipo de aplicación y sea independiente de la plataforma
3. Facilidad de uso: identifica qué tan fácil y amigable es la plataforma, no solo para disminuir tiempos de desarrollo sino para mejorar la satisfacción de los colaboradores
4. Seguridad: este es uno de los ítems más importantes, considera muchas medidas de seguridad antes de implementar bots en producción
5. Mantenimiento y soporte: procura que tu proveedor te brinde un modelo de soporte óptimo para garantizar que se cumplan todos los ANS.

Te invitamos a leer: Comparación de plataformas de automatización robótica RPA

Una prueba de concepto (PoC) es la implementación generalizada de software en la que podrás conocer cómo funciona la automatización robótica;  su propósito es verificar de qué manera puede ser beneficiosa para la empresa en cuestión.  “Una prueba de concepto de automatización exitosa te deberá mostrar que ha funcionado y demostrar el argumento comercial para la automatización y su escalabilidad”. Te contamos cinco pasos para tener éxito en una PoC:

• Identifica y mejora los puntos débiles en tu empresa para alcanzar la transformación digital. 
• Captura, mapea y mide los procesos de tu empresa. 
• Analiza y diseña procesos de automatización con el alcance definido y mapeado de la forma adecuada. 
• Planifica y prepara la implementación creando un modelo que permita contemplar aristas de precio, beneficios, entre otros; de cara a escalar. 

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Evitar errores en la implementación de la automatización robótica RPA es fácil. Ten en cuenta siempre tener metas claras en un proyecto de esta clase, elegir los procesos correctamente, crea una cultura que crea y confíe en los beneficios de esta tecnología, escala tu automatización; prueba los bots, involucra a todos los equipos que se relacionan al proceso. Ten claro los beneficios que puedes obtener y ve más allá de las pruebas de concepto. ¿Por qué? Continua leyendo en: Evita los errores más comunes al automatizar con RPA

Mejores prácticas de implementación de RPA

Las mejores prácticas en la implementación RPA son vitales para el éxito del ROI. Algunas de ellas son: 

• Considera el impacto comercial antes de optar  por algún proceso a automatizar con RPA.
• Combina RPA atendido y desatendido.
• Define y enfócate en el ROI deseado
• Céntrate en procesos correctos y viables para automatizar. 
• Piensa en el impacto que tiene la implementación en las personas. 
• La gobernanza del proyecto es lo más importante en el proceso de RPA. Garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa.  
• Asegurate que  proyectos e iniciativas de RPA estén alineados con los objetivos de transformación digital de mayor alcance y relevancia.
• Considera implementar una plataforma RPA empresarial, estableciendo una perspectiva para la privacidad de datos y el desarrollo continuo.

Implementa estrategias diseñadas para proteger los entornos digitales y simplificar el control granular de permisos otorgados a los robots. De igual forma, ten en cuenta que los procesos deben servirse desde un embudo, apoyándote de la automatización de Data Warehouse para procesos simples y para llegar más lejos en procesos más complejos. Procura que en el transcurso de adopción se encuentren mejores formas de automatizar, optimizar y estandarizar procesos que puedan documentarse.

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Las métricas en todo proyecto de tecnología son importantes, ya que permiten determinar y demostrar el impacto que le está generando al negocio. Es fundamental que interpreten los resultados para mejorar, continuar y replicar el modelo implementado. En otras palabras, en términos de automatización con RPA, el objetivo debe ser el medir para identificar el margen de ganancia del proyecto.

Hay factores básicos e imprescindibles a tener en cuenta como: tiempo ahorrado, porcentaje de errores reducidos, eficiencia de personal, costos asociados al cambio, a infraestructura, personal y consultoría sobre servicios profesionales; entre otros. Algunas métricas de medición son:

• Métricas que calculan beneficios por hora y persona.
• Métricas para calcular nuevas iniciativas (ROI).
• Métricas de mejora continua.

Si quieres saber de qué manera estos factores aportan en tu medición de automatización continua leyendo: La importancia de la medición en automatizaciones con RPA 

Después de haber medido e identificado si realmente la automatización con RPA ha sido fuente de mejora para la organización, es común encontrarse con la pregunta: ¿qué se debe hacer después de haber automatizado? 

La escalabilidad de un proyecto se enfoca en la ampliación y mejora de aspectos como trazabilidad, objetivos, gestión del cambio, gobierno de la tecnología, capacidades del talento, entre otros. Ampliar implica el despliegue estratégicamente planeado que permita aprovechar los beneficios de la automatización RPA, asegurando la alta disponibilidad del ecosistema, e integración con otras tecnologías. 

De esta manera, se puede afirmar que escalar la automatización RPA se alcanza obteniendo la gobernabilidad de los procesos a automatizar, es decir, construyendo un centro de excelencia que “incluya a personas, procesos y tecnología: los necesarios para potenciar los beneficios de la automatización”. Por lo tanto, ten en cuenta estos factores para escalar correctamente RPA:

1. La clave para escalar es la gobernabilidad y elegir los procesos correctos desde el inicio.
2. Empodera los equipos.
3. Descubre tu nivel de automatización. 

Descubre cómo hacerlo en: El porqué de escalar una implementación RPA en tus procesos

Entonces, ¿cómo se escala una automatización? 

Para escalar una automatización correctamente es importante conocer el concepto de Centro de Excelencia (CoE), el cual permite encontrar nuevas oportunidades para automatizar y llevar toda la tecnología a toda la organización.  Los factores más relevantes para ello es: contar con una infraestructura, tener un equipo empoderado, haber creado procesos de calidad, medir y obtener el retorno de la implementación RPA. y finalmente, la medición y retorno. 

Consejos para escalar la automatización RPA

Para mantener tu visión y escalar correctamente, te aconsejamos:

1. Comprende la importancia de la gestión del cambio y de tus equipos.
2. Aborda procesos transversales y mejorados.
3. Optimiza los procesos antes de automatizarlos. 
4. Configura una ruta a la automatización, pensando en el gobierno y trazabilidad que permita la excelencia operativa. 

Lee todo el blog y aprende cómo usar estos consejos para escalar RPA. Mejores prácticas para escalar RPA correctamente 

Construye un Centro de Excelencia

Un centro de excelencia resuelve desafíos relacionados al costo y escalabilidad; permitiendo que la integración de las automatizaciones sea efectiva en toda la organización para distribuirla y replicarla. De esta manera,  mejora en comprensión, planificación y el esfuerzo bien estructurado de una implementación RPA. 

Las empresas deben tener un centro de excelencia RPA porque facilitan la adopción de automatizaciones, es mucho más eficaz cuando se enfoca a áreas como: operaciones, procesos, organización, tecnología y gobierno. 

Antes de realizar un centro de excelencia RPA es importante verificar si tus procesos son óptimos para mejorar o eliminar. De igual forma, saber si se puede involucrar un sistema central para mejorar la rentabilidad de la automatización; esto permitiría que la implementación sea exitosa. Por otro lado, ten en cuenta que “si los procesos se llevan a proveedores externos, el Centro de Excelencia debería utilizar una metodología que permita la entrega adecuada de la operación”.

Hemos creado una guía especial que te permita identificar el Centro de Excelencia de automatización adecuado para tu empresa y el estado actual de RPA; de qué manera hacerlo y consejos de nuestros expertos que te permite configurarlo. Léela completa: Aprende cómo construir un Centro de Excelencia RPA paso a paso