7 consejos infaltables para garantizar el éxito de RPA dentro de las organizaciones

Escrito por Paula Ramírez

La transformación digital de las empresas es un hecho. Y, en esta metamorfosis, son muchas las organizaciones que le apuestan al uso de software o la implantación de robots de inteligencia artificial en sus entornos por los beneficios que este trae en los sistemas de gestión en diferentes direcciones, y la amplia optimización que se ve evidenciada en distintos niveles.

Un RPA (Robot Process Automation) es la tecnología que permite configurar un software o “robot” para controlar e interpretar las aplicaciones existentes y así poder procesar una transacción, manipular datos, desencadenar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales. En pocas palabras, la automatización de procesos se refiere a la capacidad de un software de llevar a cabo tareas rutinarias que están siendo realizadas por trabajadores.

La situación del RPA en las organizaciones

Uno de los pensamientos que se han reforzado con la situación de la pandemia, es el cuidado del recurso humano. Este planteamiento debe ser la bandera con la que se trabaje  en la “nueva normalidad”, pensando que una solución adecuada sería el automatizar procesos bajo la lógica del cuidado y humanizar el cargo de las personas resaltando su importancia en las industrias con la delegación de puestos y funciones que van más arraigados a la toma de decisiones importantes y no solo acciones mecánicas.

Las soluciones RPA (Robotic Process Automation) han sido las grandes desconocidas de la automatización empresarial, y su enfoque propone una aproximación diferente para la automatización de procesos porque ya que no pretende cambiarlos, sólo automatizarlos. No pretende abordar todos los procesos, solo uno. Es un enfoque Quick Win, ya que es una herramienta con la que rápidamente se obtendrán resultados de valor y no hablamos solo en un sentido monetario.

Cuando se desarrolla una discusión sobre la automatización empresarial, el RPA es, sin duda, un buen tema de conversación, pese a que algunas organizaciones han tenido problemas para avanzar hacia una automatización estable y escalada.

El informe de Forrester afirma que si bien es fácil ingresar a RPA, es difícil de dominar, especialmente al escalar un programa de RPA de toda la organización. Cuando se quiere mecanizar procesos, no puedes apuntarle a todo y al mismo tiempo. Antes de tomar la decisión ten en cuenta ese dicho que nos han dicho nuestras abuelas: “El que mucho abarca, poco aprieta” y sí, el RPA es así.

Por esto, Forrester en su informe afirma que deben tenerse en cuenta 3 pilares fundamentales para llevar a cabo una automatización inteligente:

  • Tenga en cuenta la escala que se automatizará. Elegir tareas complicadas para automatizar también detiene el proceso.
  • La inversión empresarial en RPA se estancó al tratar de cumplir con los objetivos de ROI. El equipo de desarrollo y despliegue de aplicaciones debe encontrar y automatizar más tareas.
  • El problema más desafiante es la escala y encontrar suficientes trabajos para automatizar. Justifique el costo de construir un bot con tareas simples, repetitivas y de gran volumen, pero encontrar esas tareas es un desafío.

Beneficios de los RPA dentro de las Empresas

1. Ahorro

Monetario: La optimización del trabajo permite que los trabajadores estén centrados en las tareas que más tiempo les lleven, por lo que la productividad aumentará. Además de poder sacar el trabajo más rápidamente, se reducen los fallos humanos en los procesos y el coste que ello supone. Se estima que la reducción de costes esté entre el 20 y el 40%.

De tiempo: La automatización de procesos monótonos y repetitivos implica una reducción considerable de tiempo. Por un lado, los ‘robots’ realizarán las labores más tediosas que restan efectividad a los empleados y por otra estos (los trabajadores) podrán destinar más tiempo a tareas que requieran de su experiencia, optimizando así el trabajo.

2. Análisis completo: Debido a los datos que un RPA puede arrojar, es posible monitorizar y descubrir qué procesos dentro de la empresa necesitan ser mejorados. El propio RPA se puede nutrir de esos datos para ir mejorando progresivamente y comprender mejor los procesos de la empresa hasta el punto de poder predecir posibles futuros acontecimientos.

3. Calidad y Confianza: Al tratarse de una máquina y de un proceso automático el índice de éxito en la gestión roza el 100% siempre y cuando el software esté bien configurado. Los robots de software no toman decisiones inconsistentes ni eligen “doblar a la derecha” un día y “doblar a la izquierda” al siguiente día. Son configurados para resolver un problema siempre de la misma forma, además, no solo es que tenga un índice de éxito cercano al 100%, sino que además los ERP pueden trabajar 24 horas los 365 días del año.

4. Una organización contenta y efectiva: La realización automática de procesos monótonos desembocará en un empleado más feliz y libre de hacer aquellos procesos que realmente necesiten de su experiencia. Todo esto, finalmente, se reflejará en el cliente que experimentará una respuesta más rápida y efectiva por parte de la empresa.

5. Los RPA son moldeables a cada tipo de empresa: La solución RPA puede ser tan grande o pequeña como sea necesario. Al tratarse de software que puede ser modificado y aplicado de diferentes maneras, el tamaño de la empresa puede variar y, sin embargo, el uso de los ERP se puede aplicar de la misma manera.

6. Fácil manejo y compatibilidad: Los RPA no necesitan grandes habilidades tecnológicas por lo que su adaptación a la organización es sencilla. Una vez el software esté instalado, simplemente, el empleado tendrá que cambiar su antigua forma de trabajar por una nueva mucho más cómoda en la que evitará todas esas tareas rutinarias.

Sabiendo ya algunos de los beneficios que trae el automatizar procesos dentro de empresas y organizaciones, te compartimos las 10 «reglas de oro» de Forrester para tener éxito incursionando RPA y para que veas reales los elementos positivos que ya te nombramos.

10 acciones a tener en cuenta basadas en las reglas de Forrester para el éxito de RPA.

  1. Alinear: Las organizaciones deben asegurarse de que los proyectos e iniciativas de RPA estén alineados con los objetivos de transformación digital de mayor alcance y relevancia.
  2. Alcanzar: Desista de proyectos de RPA idealizados que no correspondan a las necesidades claves del negocio, defina proyectos sensatos.
  3. Proyectar: Considere implementar una plataforma RPA empresarial, estableciendo una perspectiva para la privacidad de datos y el desarrollo continuo..
  4. Vigilar: Los bots deben establecerse bajo la iniciativa estratégica de Zero-Trust, que es es una iniciativa estratégica diseñada para proteger los entornos digitales y simplificar el control granular de permisos otorgados a los robots. Estos nuevos trabajadores deben tratarse como un activo de TI.
  5. Establecer: Construya una línea de procesos que le facilite el consumo y la manipulación de los mismos. Los procesos deben servirse desde un embudo, apoyándose de la automatización del almacén de datos (Data Warehouse Automation) para procesos simples y para llegar más lejos en procesos más complejos.
  6. Determinar: En el transcurso de adopción se debe encontrar mejores formas de automatizar, optimizar y estandarizar procesos que puedan documentarse; encuentre el éxito en la automatización de tareas RPA con la minería de procesos, extrayendo información clave de cada evento transcurrido en el proceso.
  7. Respaldar: La inteligencia artificial (IA) debe ser estudiada e investigada, con datos que respalden la toma de decisiones humanas.
  8. Gestionar: Encuentre una visión única y nueva de la automatización inteligente, fomente las habilidades de automatización internas al interior de la compañía para tener una buena gestión del cambio.
  9. Enfocar: Cree su modelo con la mentalidad de un posible error humano, evitando la frustración del personal y haciendo el bienestar de los empleados una prioridad, ya que la automatización requerirá un nuevo enfoque para evaluar la experiencia del empleado.
  10. Centrar: Fomente la mentalidad de automatización adecuada, vuelva a centrarse en el cliente, desarrolle liderazgo, discuta de manera proactiva y transparente.

El informe concluye: «RPA no impulsará la revolución de la automatización a menos y hasta que cambie y se alinee más estrechamente con tecnologías adyacentes como la IA para que se tenga la oportunidad de que los profesionales del desarrollo y despliegue de las aplicaciones aprovechen para una transformación más amplia…”

Los 7 infaltables que te aconsejamos desde Trycore para que tengas éxito

En nuestra experiencia acompañando a diversas compañías en la adopción de tecnologías de RPA de inicio a fin, hemos convenido las siguientes etapas para asegurar el éxito de dichos proyectos.

  1. Definir el alcance del proyecto que se quiere abordar con RPA.
  2. Hacer un assessment previo (AS IS) y categorizar los procesos involucrados.
  3. Evaluar cuáles son los ahorros en tiempo en cualquier punto del proceso (KPIS)
  4. Definir la viabilidad económica.
  5. Establecer la viabilidad técnica y del ecosistema digital.
  6. Definir Etapas del enfoque Quick Wins.
  7. Aplicar modelo de delivery Robots.

Es así como hemos logrado el éxito en proyectos como la automatización del pago a proveedores, donde el resultado final fue la automatización de un proceso de 5 etapas las cuales contemplaba: definición de registros a procesos, generación de soportes de pagos, activación automática, liquidación, autorización de pagos y generación de reportes.

Conclusión

Los procesos de automatización robótica deben ser evaluados no solo como el bot que se instala dentro de las organizaciones y que mecaniza acciones. Lo que vemos es solo la punta del iceberg porque todo es un proceso que conlleva tiempo de observación, investigación, plan de acción, construcción, ensayo, puesta en marcha y una evaluación.

Considera que la automatización está diseñada para facilitar la vida laboral del personal a pesar de que una fuerza laboral humana puede presentar un obstáculo importante o resistencia por el miedo que conlleva el pensar en «robots» dentro de empresas; es por esta razón que desde Trycore siempre hablamos de una adecuada gestión del cambio acompañada de una excelente capacitación para los trabajadores. En este punto hacemos hincapié porque como empresa de tecnología queremos una sociedad más adecuada sobre el uso y la utilidad de la tecnología dentro de los entornos de trabajo y cómo la sinergia humano-máquina puede ser la combinación perfecta para convertir esa fuerza laboral humana en el mayor activo de la empresa mediante la construcción de una fuerte cultura de automatización.

¿Haz considerado implementar RPA en tu organización? ¿Qué te detiene? ¡Cuéntanos abajo en comentarios!

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