Consejos para implementar una automatización robótica exitosa

La automatización de RPA puede ayudarte a mejorar significativamente el tiempo de respuesta empresarial, la eficiencia, la precisión y reducir las horas de trabajo dedicadas a tareas rutinarias y repetitivas. Lo mejor es que puedes aplicarla en todas las industrias y debes tener en cuenta, que para automatizar es importante contar con un plan bien definido desde el inicio para aprovechar al máximo el tiempo y los recursos necesarios para implementar la automatización.

La firma Ernst & Young ha descubierto que hasta un 30% -50% de las implementaciones de automatización robótica fracasan; teniendo en cuenta eso, hoy te traemos una recopilación de los mejores consejos de expertos para implementar la automatización robótica de forma exitosa desde el inicio.

Ventajas de implementar RPA de forma exitosa

La automatización robótica de procesos puede parecer simple y fácil de implementar; aunque muchas veces esa no es la realidad cuando se carece de los factores más importantes al elegir procesos, plataformas, entre otras variables de las cuales dependerá su éxito. Por supuesto, la importancia de implementar una automatización exitosa, radica en que se trata de inversión, económica y de capital humano para alcanzar los objetivos que requieras. Por lo tanto, debe implementarse de forma minuciosa, con acciones coordinadas y mucho rigor. Consejos para tener en cuenta antes de incluir esta tecnología en tu organización:

Consejo #1: Comprende el proceso que vas a automatizar en la primera implementación RPA

Para una implementación de automatización robótica exitosa, el primer paso que debes tener en cuenta, es una buena elección de procesos a automatizar. Debes comprender completamente el proceso antes de planificar cualquier automatización. Por lo tanto,  identifica, evalúa y documenta los procesos. Prueba validarlos y probarlos para asegurarte de que brinden los resultados deseados después de la automatización. Te recomendamos leer Guía para elegir procesos a automatizar con RPA. Una vez definidos, los procesos deben tener vida. No pueden simplemente definirse y documentarse.

Si no conoces a la perfección qué es lo que vas a automatizar, es posible que la implementación RPA sea ineficiente. Por lo tanto, es importante que fortalezcas tu conocimiento antes de iniciar por primera vez. Ten en cuenta que el proceso debe ser activo, dinámico, actualizarse, automatizarse, evaluarse y mejorar continuamente. Adoptar buenas prácticas para los procesos como los siguientes, son una buena idea para asegurarse del éxito del proyecto: 

  • Proporciona supervisión del avance de la implementación RPA.
  • Revisa y valida el método que está usando tu equipo para elegir los procesos. 
  • Optimiza la consistencia y consolidación de las herramientas que utilizarás en la implementación. 
  • Documenta y prueba antes de la producción
  • Encuentra la forma de mejorar constantemente, desde optimizaciones al proceso, hasta la escalabilidad de la implementación RPA.
  • Retira los procesos automatizados. 

Consejo #2: Documenta correctamente los procesos elegidos 

Si tu empresa aún no ha cosechado la estandarización de los procesos que se llevan a cabo, en una implementación RPA es importante adquirir ese hábito empresarial. Inicia una cultura de documentación, puedes comenzar con tareas diarias repetitivas; registrando resultados comerciales que pueden impactar a tu empresa. Documenta, obtén capacitación de cómo es la mejor forma de registrar los procesos, ocupa repositorios compartidos, un equipo experto, entre otros. En Trycore te apoyamos en todo lo que tiene que ver con la Importancia y etapas del levantamiento de procesos

Pasos para documentar tus procesos antes de una implementación RPA  

Carecer de la documentación apropiada dificultará el éxito y trazabilidad de los procesos en una implementación RPA. Comenzar puede resultar complejo, sin embargo, de la mano de un equipo experto puedes iniciar esta cultura. Muchos expertos en automatización formalizan la documentación del proceso para aterrizar expectativas de automatización. Nuestros expertos te recomiendan aplicar las siguientes prácticas para desarrollar este paso correctamente: 

    • Paso 1: Documenta los procesos estándar.
    • Paso 2: Fortalece tu capacidad de documentación de procesos para capturar y registrar los conceptos iniciales del proceso.
    • Paso 3: Proporciona formatos para establecer estándares comunes para la documentación. (Initium te puede ayudar en este paso). 
  • Paso 4: Establece repositorios compartidos para documentar los flujos de trabajo.
  • Paso 5: Crea un equipo que evalúe y revise los procesos antes de ser automatizados. 

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Consejo #3 Crea un equipo que comprenda los beneficios de una implementación RPA

Fomenta una cultura de automatización en tu empresa. Facilita la adopción de esta tecnología a tu empresa, ya que las personas que la desconocen podrán crear mitos alrededor de ellas. Pasan mucho tiempo en sus tareas rutinarias y  repetitivas que les genera temor estar fuera de su labor. Si haces más fácil esta adopción, introducir la automatización tendrá amplios beneficios para toda la organización. 

Cultiva una mentalidad en la que la automatización robótica es un ganar-ganar para ambas partes. Si lo consigues será mucho más eficiente enfocarte en obtener resultados comerciales exitosos, implementar métricas de extremo a extremo para rastrear, comunicar el progreso; y, en general, un ambiente colaborativo positivo. Por lo tanto, crear un equipo disciplinar y enterado te ayudará a alinear las métricas de desempeño, los sistemas de reconocimiento y la compensación para impulsar y recompensar el comportamiento deseado cuando los resultados mejoren.

Consejo #4: Elige una plataforma de RPA que se acomode a tus objetivos y presupuestos

En la actualidad hay numerosos proveedores de herramientas de automatización que continúan agregando capacidades y excelentes funcionalidades para la definición de procesos, administración, monitoreo y soporte. Los especialistas funcionales utilizan estas herramientas de automatización para simplificar las actividades del día a día dentro de sus áreas de especialidad.  Existen diversos tipos de herramientas RPA y según tus necesidades, unas te servirán mejor que otras.

Estas herramientas de automatización como Rocketbot se desarrollan para mejorar la velocidad y la agilidad de cada implementación. Te ayudan a centrarte en el ciclo de vida de la aplicación, desde el desarrollo hasta la prueba y la producción.  Es importante que conozcas los factores que la harían la indicada para ti, acogidos en precios, aspectos generales, facilidad de uso, escalabilidad, seguridad, mantenimiento, soporte, entre otros. Te recomendamos: Comparación de plataformas de automatización robótica RPA.

Consejo #5: Enfócate en los objetivos más importantes en la implementación RPA 

El objetivo de cualquier implementación de automatización debe ser claro, ya sea si es el primero que vas a poner en marcha; o ya estás pensando en escalar RPA. Procura documentar y comunicar el objetivo principal del proyecto para lograr hitos de éxito. En Trycore recomendamos que se planteen victorias tempranas para identificar mejor el impacto que tiene a nivel de negocio, rentabilidad y de productividad.

Es importante que mantengas a todas las partes interesadas de la implementación RPA en la misma página, permitiéndoles que comprendan claramente los beneficios técnicos y comerciales que giran entorno a la automatización. Te recomendamos definir un conjunto específico de hitos con objetivos medibles. Primero, haz las cosas correctas, establece expectativas y comunica las victorias.

Consejo #6: Lleva la implementación RPA estratégicamente

Automatiza de forma incremental y prioriza la automatización de inicio mediante la creación de una lista de las medidas que tendrán impacto en el negocio. Al comienzo, cuando se están eligiendo los procesos, en Trycore recomendamos ir de proceso con baja complejidad que generan alto impacto, e ir aumentando a medida que los resultados sean exitosos. 

Luego de ello puedes priorizar por cuánto esfuerzo y riesgo implica la implementación de la automatización y continuar con el proyecto. Ten en cuenta que la automatización requiere de tiempo y recursos, los cuales se recuperarán si lo haces de la forma correcta.

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Consejo #7: Piensa en una solución a largo plazo 

Si te interesa implementar la automatización de forma exitosa, considera una solución a largo plazo. La plataforma que elijas, por lo tanto, debe ser flexible para escalar y adaptarse a futuros cambios en la aplicación y forma de operar.

Posteriormente a ello, encuentra una herramienta que en realidad sea fácil de implementar. Fácil de crear un robot. Actualmente en el mercado muchas operan de dicha manera y son beneficiosas para obtener resultados rápidamente.

Te recomendamos leer: Rocketbot, software para la automatización robótica RPA. Antes de elegir tu plataforma, devuélvete al consejo #5 para ahorrar tiempo y dinero.

Consejo #8: Planifica correctamente escalar tu implementación RPA

Antes de planificar es importante que definas si tu empresa está lista para escalar una implementación RPA. Revisa este artículo en el que te explicamos todo lo que debes saber: El siguiente paso después de implementar RPA en tus procesos

Una implementación inicial de automatización permite a la compañía familiarizarse con la tecnología y evidenciar los resultados para continuar o no con la RPA. Una de las situaciones constantes que puede perjudicar el éxito de escalar la iniciativa, es seguir con la misma estrategia de ‘alto potencial’ y ‘baja complejidad’, lo que no es malo, pero es una trampa que impedirá o dificultará los buenos resultados. 

Ten en cuenta que para crear un centro de excelencia o escalar RPA, debes contemplar cuatro aspectos importantes como: infraestructura, el empoderamiento de los equipos, procesos de calidad y mejorados, y finalmente, la medición y retorno. Te podría interesar: Mejores prácticas para escalar RPA correctamente.

Consejo #9: Calcula siempre el retorno de la inversión de la implementación RPA

Estima el ahorro de tiempo y costo que brindó la automatización de un proceso y compáralo con el tiempo y el costo requeridos para automatizar ese proceso. Asegúrate de priorizar la automatización de los procesos que ahorraron más tiempo y continuarán generando el mayor ROI. Hemos creado una guía para ayudarte en este proceso: E-book: Mide el éxito de tu implementación RPA 

Cuando se implementa cualquier tipo de automatización, es crucial analizar el éxito de la automatización. Cuando el área de TI y finanzas se comunican en criterios clave como el ROI, podrás acceder al éxito de una implementación RPA, proporcionando el valor real para el negocio.

Implementa una automatización robótica de forma exitosa 

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