Aprende a construir un Centro de Excelencia de RPA

Escrito por Connie Vargas

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¡Estamos de vuelta, sí! 

Habíamos quedado debiéndote cómo construir un Centro de Excelencia en RPA y no dejaremos pasar más tiempo para que lo sepas.  

Anteriormente habíamos hablado sobre cómo saber si una implementación RPA estaba lista para escalar, manteniendo nuestros objetivos sin perder nuevas oportunidades de automatización.

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Ahora bien, continuemos. 

¿Por qué un centro de excelencia?

Como hemos venido hablando estos últimos meses, cuando pensamos en la automatización, pensamos no sólo en cómo nos podría beneficiar comercialmente, sino cómo lo integramos a nuestra cultura para que realmente sea exitosa.

La automatización robótica de procesos es clave para ayudarle a las empresas a resolver desafíos de precisión y aprovechamiento del tiempo. Por ejemplo, es mucho más fácil contemplar RPA en una compañía aseguradora y/o en un banco, que en cualquier otra industria. Esto debido a su fácil implementación de tareas repetitivas a escala… 

Puedes leer algunos casos de éxito de implementación aquí. 

También resuelve desafíos relacionados al costo y escalabilidad. Es por ello que para alcanzar este objetivo es recomendado construir un Centro de Excelencia RPA o CoE.

Los centros de excelencia, en este caso de RPA, permite una integración de dichas automatizaciones de forma efectiva en la organización; así como distribuir su base de conocimiento y la réplica de nuevas implementaciones exitosas. 

Pero vamos de inicio a fin.

Qué es un Centro de Excelencia (CoE) RPA 

Los centros de excelencia en sí permiten que exista una mejora en la comprensión, planificación y el esfuerzo bien estructurado de las automatizaciones. Un CoE permite que las empresas integren, dentro de su corazón, RPA. Integrando y reemplazando trabajadores humanos con robots para hacer más eficientes y mucho más rápidos los procesos.

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¿Por qué mi empresa debería tener un centro de excelencia?

Estos centros facilitan a las organizaciones la automatización de tareas cotidianas humanas repetitivas. Será efectivo si está únicamente destinado a proporcionar servicios críticos a través de modelos de operación de alto rendimiento, modelo que incluye factores como los que te voy a contar: 

  • Operaciones

Operaciones, después de haber sido implementado RPA exitosamente, se debe haber reestructurado. Es una afirmación contundente que te puede demostrar que en realidad, los efectos de RPA van mucho más allá. 

Estas implementaciones exitosas permiten que se analicen los efectos en los roles de los equipos, no solo desde las funciones de trabajo, sino más profundo como en la visión operativa de la empresa. Se tiene en cuenta en este punto los cambios estructurales de la organización, monitoreo de operaciones automatizadas y el soporte requerido para que se ejecute correctamente. 

  • Procesos

Los procesos, como siempre decimos en Trycore, son la base fundamental de cualquier proyecto tecnológico. Este es el hogar de la automatización. Quién ejecuta, monitorea y altera el ciclo de vida en toda la organización.

Es desde los procesos donde se evalúan, como sabes, nuevas oportunidades de automatización.  Despliega RPA en entornos escalables y estables. Es así como la evaluación, desarrollo, pruebas e implementación son parte de este elemento. 

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  • Organización

Un núcleo robusto organizacional asegura que RPA se integre en toda la empresa. Se encarga de dirigir las funciones, responsabilidades internas y externa que respaldan los aspectos necesarios que requiere una iniciativa RPA. 

Este es uno de los elementos más importantes ya que define la estructura organizativa del Centro de Excelencia RPA. Así como es responsable de adquirir y capacitar nuevos recursos para gestionar el cambio sin alteraciones. 

  • Tecnología

Si bien la organización es importante, la tecnología lo es aún más. Puede sonar obvio pero sin las configuraciones adecuadas de automatización con RPA, el CoE no tendrá las herramientas adecuadas para las tareas adecuadas. 

La tecnología también se ocupará de aspectos de soporte y mantenimiento, ya que opera como el arquitecto del entorno operativo; así mismo se encargará de integrar RPA en áreas importantes como la de los servicios de TI y bases de datos en la gestión de la configuración. 

  • Gobernanza

De este punto ya habíamos hablado un poco, sin embargo, puedes ver qué es vital para el establecimiento de estándares, procedimientos y políticas que guiarán la automatización. De igual forma, también es importante ya que garantizará normas de cumplimiento, seguridad de la información, priorización de tareas, entre muchas otras. 

¡Te ayudamos a construir tu centro de excelencia RPA! 

No dudes más en obtener los beneficios de un CoE en tu organización. Te acompañamos en este proceso, garantizándote siempre la fluidez y eficiencia de la operación a través de la automatización. Pincha aquí y te contactaremos rápidamente.

Antes de una implementación del Centro de Excelencia (RPA) 

Debes considerar la comprensión de elementos cruciales para que la adopción de la automatización sea realmente efectiva. Debemos identificar oportunidades potenciales para la configuración del CoE:

  1. Reflexiona profundamente sobre tus procesos. Analiza si cada paso agrega valor o excede sus requisitos. De ser así debes mejorarlos o simplemente eliminarlos antes de una automatización
  2. ¿Puedes involucrar un sistema central para mejorar la rentabilidad de la automatización? Si es posible, la ejecución de este proceso es mucho más prioritaria para que la implementación sea exitosa. 
  3. Si los procesos se llevan a proveedores externos, el Centro de Excelencia debería utilizar una metodología que permita la entrega adecuada de la operación. 

Decide la escala, capacidades y opciones que tienes para implementar el CoE

Definir esto te permitirá acceder a un Centro de Excelencia enfocado en algunos niveles: 

Centro de excelencia centralizado

  • Este está dirigido si quieres ser el proveedor central de tu CoE. Este modelo te permitirá contar con las capacidades requeridas para satisfacer las demandas comerciales y la distribución de la automatización a lo largo de la organización.
  • Esta nivel está enfocado a la configuración centralizada con los recursos colectivos y experiencia requerida para implementar con éxito la implementación. Permite ver todas las iniciativas de RPA en un solo lugar, brindando mayor gobierno en cada proyecto a realizar. 
  • La centralización garantizará una vista de extremo a extremo en cada mejora de procesos para así tener oportunidades más beneficiosas.
  • Podrás contar los estándares requeridos para la evaluación, monitoreo, mantenimiento y entrega, aspectos que facilitan escalar este tipo de proyectos. 

Centro de excelencia descentralizado

  • En este modelo el CoE cumple una función de soporte. Tiene funcionalidades distribuidas en toda la empresa con diferentes capacidades, que se ejecutan en diferentes áreas de negocio. 
  • Se caracteriza por tener menos restricciones en equipos de negocio dentro de la organización, garantizando experiencia e impulso. 
  • Permite que el ambiente de innovación contagie a tus equipos a través de capacitaciones usando RPA. 
  • Es un modelo un poco más libre y permite que las diferentes líneas de negocio establezcan pautas y estructuras específicas para ellos. 
  • A nuestro modo de ver, si bien es una excelente forma de iniciar con RPA ya que costaría menos, es un poco más difícil de escalar y tener contacto cercano con TI por la carencia de un control central.  

Centro de excelencia híbrido

  • Esta es una de las mejores opciones ya que la mayoría de empresas combinan lo mejor de las dos anteriores. ¿Por qué? Porque un Centro de Excelencia debería ser lo suficientemente maduro para manejar demandas de líneas de negocio descentralizadas, y al mismo tiempo tener operaciones centralizadas. Así, cada unidad de negocio tendrá sus propios parámetros de desarrollo, priorización y evaluación de procesos de automatización. 
  • Creemos que este modelo es el óptimo para iniciativas de RPA maduras, que no solo puedan obtener características descentralizadas, sino también centralizadas. Esto permite que se tenga la escalabilidad para el crecimiento del negocio sin limitantes. 
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Cómo construir un Centro de Excelencia de RPA

Ahora bien, hemos definido algunos aspectos importantes en la configuración de este CoE. Te compartimos algunos factores indispensables para construir este centro de excelencia.

Planifica

  1. Un Centro de Excelencia es sinónimo de innovación y transformación digital. Teniendo en cuenta eso entenderás por qué la planeación es importante. 
  2. Implementar RPA en toda la empresa trae cambios estructurales profundos, por lo que las empresas deberán pensar, cómo los grandes equipos estarán generando aún más valor. Lo que significa que no deberías despedirlos. Una reasignación de tareas es vital para comprender qué tipo de tareas son de fuerza de trabajo humana y cuales permiten automatizarse. 
  3. La capacitación y comunicación de los equipos es vital para la innovación del CoE. 

Identifica oportunidades

  1. Sí, es cierto, no todos debería implementar un CoE si no se le saca el total provecho. Querer implementarlo no es sólo quererlo. Debes saber cómo y dónde comenzar. 
  2. Es importante que explores factores como infraestructura, proveedores, procesos, documentación y todos lo que te ayuden a identificar fácilmente. En este caso te sugerimos nuestro apoyo. En Trycore te ayudamos a comprender lo que es un Centro de Excelencia de automatización y seremos una guía para ayudarte a ver las oportunidades de innovación y eficiencia. 

Tipo de almacenamiento 

  1. Dónde alojarás toda tu fuerza laboral es fundamental: de forma local o en la nube. Estas opciones tienen sus especificaciones, ventajas y demás, por lo que te recomendamos que híbrido también sea tu elección para garantizar un correcto funcionamiento y desempeño. 

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Mide y analiza tus resultados

Determinar las métricas y el alcance de cada proyecto es clave para medir su éxito.  

Te recomendamos: Mide el éxito de tu implementación RPA 

Puedes enfocarte en la reducción de costos, aumento de la eficiencia, reducción de errores, entre otros. Recuerda que es clave tener en mente el objetivo por el cual se está escalando a un Centro de Excelencia RPA, lo cual agregará nuevos factores a medir. 

Tips para configurar tu Centro de Excelencia RPA

Una vez tengas mapeados los anteriores factores puedes iniciar la configuración de tu CoE. En Trycore te dejamos algunos consejos basados en un artículo sobre cómo construir el perfecto Centro de Excelencia. 

  • Traza metas altas, con pequeños objetivos 

Comprende la tecnología para así decidir qué tipos de cambios y mejoras puedes implementar. Así como también usos de la automatización, costos y ajustes requeridos.

Esto implica que pienses en grande pero te traces pequeñas metas para alcanzar beneficios reales. 

  • ¿Cuentas con los recursos correctos?

Sabemos que el personal capacitado es escaso pero vital. Si estableces un Centro de Excelencia para manejar tareas críticas, deberás contar con el equipo perfecto para un exitoso despegue.

  • Del cliente tiene la razón a los clientes primero

El corazón de un Centro de Excelencia RPA te permitirá mejorar el servicio al cliente, si no lo hace, no estás sacando todo su potencial. Este CoE es una herramienta fundamental para las nuevas oportunidades de mejora con los clientes potenciales. 

Invertir en este Customer Experience es fundamental y un CoE te ayudará a lograrlo con procesos simples, eficaces y rápidos. “Las tareas relacionadas con el servicio al cliente, que solían tardar días en completarse, pueden acelerarse, mientras que los empleados también pueden tener interacciones más personales con los clientes”. 

  • Innova y mejora

La idea de implementar un Centro de Excelencia también está asociada con liberar el tiempo de tu equipo para enfocarse en lo realmente importante. Es vital la comunicación que te comentábamos antes para fomentar un ambiente de crecimiento y éxito que permita la innovación. 

  • Escala

Un Centro de Excelencia no es el final. La automatización robótica de procesos estará evolucionando, incluso desde una configuración final del CoE. Esto te permitirá incluir más fuerza laboral digital para hacer el trabajo en menor tiempo. 

Es mucho más fácil incluir robots que integrar nuevas personas a tu equipo, pero solo funcionará si estás preparado para manejar dicha demanda. 

Pensamientos finales:

Si bien es un tema que no podemos dar brochazos, extendernos no sería lo ideal. Un Centro de Excepencia RPA tiene una variedad de beneficios que aumentan las capacidades comerciales, sin embargo, llegar a el no es una tarea fácil. 

Estamos seguros que podemos acompañarte en la implementación de inicio a fin RPA. Así que cuéntanos qué piensas y déjanos saber cómo podemos apoyarte. 

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