El siguiente paso que debes tomar después de implementar RPA en tus procesos

Escrito por Connie Vargas

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Esta semana nos hemos preguntado reiteradamente ¿y ahora qué? no solo en nuestra vida, sino en todo lo que hacemos… ¿te ha ocurrido?

El tema central de nuestro y ahora qué es sobre las iniciativas de automatización que hemos realizado, porque como empresa de tecnología no perdemos la costumbre de ser el epicentro de innovación. Pero curiosamente nos hemos preguntado:  ya implementamos RPA y hemos obtenido los resultados que nos planteamos pero ¿qué hay después de ello?

Escalar la implementación RPA fue nuestra respuesta y coincide con la de muchos expertos en el tema. Quizás esto te pase a ti también así que presta atención a algunas razones que te ayudarán a definir si estás listo para potencializar.

Índice de contenidos

Por qué escalar una implementación de robots RPA

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Tenemos una fuerza digital de N número de robots, implementaciones e integraciones con otras tecnologías que permiten que el trabajo sea más efectivo y productivo, o simplemente tenemos un proyecto piloto. Sin importar cual sea el escenario, escalar significa mejorar y ampliar. Es decir, mejorar las capacidades del talento, la gestión del cambio, el gobierno y centro de excelencia, objetivos y trazabilidad.

Por otro lado, con ampliar nos referimos al despliegue minuciosamente planeado con la capacidad robótica exacta en cada proceso que se requiera, aprovechar las habilidades de RPA, obtener mejores prácticas, asegurar la alta disponibilidad del ecosistema y la visión de integración de tecnologías que impulsen el rendimiento en los procesos ya automatizados.

La clave, sin duda según expertos, es que una escala exitosa se alcanza por la gobernabilidad de los procesos a automatizar, es decir, construir un centro de excelencia que incluya a personas, procesos y tecnología, los necesarios para potenciar los beneficios de la automatización.

Sin embargo, uno de los mayores problemas para las empresas que ya han iniciado a automatizar sus procesos con la Automatización Robótica de Procesos (RPA) es no saber cómo mantener y ampliar estas actividades.  En realidad hay muchas iniciativas que quedan en esto y no se mueven más allá de una etapa piloto.

No es suficiente tener tecnologías implementadas. Lo importante para escalar es contar con las metodologías correctas, habilidades precisas, procesos optimizados y objetivos trazados, en resumidas el Centro de Excelencia RPA. Estos son algunos factores críticos de los cuales depende el éxito.

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Contexto de implementación y trampas al escalar RPA

Recomendamos que implementar por primera vez RPA sea con procesos de alto potencial y baja complejidad. Potencial reflejado al volumen y la reducción de tiempo que podría significar. Complejidad contemplando presencia de datos estructurados, pasos, si está basado en reglas, entre otros.

Lo que significa que una implementación inicial de automatización permite a la compañía familiarizarse con la tecnología y evidenciar los resultados para continuar o no con RPA. Una de las situaciones constantes es seguir con la misma estrategia de ‘alto potencial’ y ‘baja complejidad’, lo que no es malo, pero es una trampa que impedirá escalar exitosamente.

  1. La primera trampa consiste en querer conseguir un ROI muy alto a como dé lugar, ya sea porque eres un escudero de esta tecnología o por cualquier otra razón. En el afán de adoptar RPA muchos caen en vender o autovenderse que el retorno es rápido y alto. Y sí ocurre con procesos sabiamente seleccionados: un ROI rápido y respetable. Sin saber se ha creado la expectativa que TODAS las automatizaciones serán de esta forma. Lo que nos hace pensar en otra trampa que hemos identificado. (Si aún no has calculado tu ROI de tu implementación RPA hazlo ahora aquí)
  2. La segunda trampa es automatizar todos los procesos cuyos problemas son fáciles de resolver para generar ganancias rápidamente. Como consecuencia de esos anteriores, puede que después de 12 a 18 meses más la empresa se quede sin procesos qué automatizar sin haber antes mostrado resultados decentes y/o esperados. Esto sucede por querer implementar sin haber realizado una estrategia de crecimiento. Sin embargo, al hacerlo la empresa pierde la gestión al cambio y no crea las habilidades suficientes de la automatización.

Elementos previos para escalar RPA de forma correcta

1. El gobierno guía el crecimiento

La clave para escalar es el gobierno y elegir los procesos correctos desde el inicio. Una de las únicas formas de determinar cómo, cuándo y dónde desplegar nueva fuerza digital: es a través de un marco y una estrecha colaboración de todas sus contrapartes tecnológicas para que RPA sea escalable realmente. En pocas palabras, es identificar los procesos que se desean robotizar primero con la intención de expandirlos más adelante. Tendría sentido evitar procesos complejos al comienzo.

El gobierno implica y proporciona la orientación necesaria para una planeación. No solo contemplando el riesgo, sino la priorización de los procesos más importantes, es por eso que elegir los procesos correctos permitirá escalar con rapidez.

2. Empoderamiento de los equipos

¿En realidad tus equipos si están preparados para seguir escalando RPA? Asegurarse de que no haya reacciones o incertidumbre que afecten la forma de operar de tus equipos también es uno de los factores clave. Se dificultará avanzar en RPA si tu equipo considera que será reemplazado. El entusiasmo debe existir pero no solo en los pilotos de implementación, este debe ser consistente.

El empoderamiento impulsa la implementación, no solo porque tu equipo se verá ‘auto -interesado’ y más productivo, sino que la automatización no será forzada en absoluto. Muy conectado a los principios lean.

¿En qué nivel de automatización te encuentras?

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Tener claros cuales son los niveles de automatización en tu empresa es valioso cuando deseas escalar. Por ejemplo, en el nivel más alto encontramos procesos que atraviesan múltiples departamentos e involucran muchas personas.

Procesos que frecuentemente son complejos, pero no en todas las ocasiones. Generalmente estas automatizaciones producen excelentes resultados ya que, no solo eliminan los errores humanos, sino reducen el tiempo de ejecución.

Más abajo, podrás ver también procesos a nivel de áreas que se involucran a varias a personas de la misma área y pueden ser simples a complejos. Dependiendo de qué tipo de área y cuánta responsabilidad recaiga en ella.

Por último, también podrás encontrar automatizaciones de procesos simples o tareas de alto volumen pero que involucran a una sola persona. Muy similares a las automatizaciones de tareas. Defino una tarea como un proceso relativamente simple que involucra solo a una persona en su propia estación de trabajo. Así que ten en cuenta estos niveles para identificar hacia dónde podrás escalar tu RPA.

¿Consideras que estás listo para definir tu ruta para escalar con éxito RPA en toda la organización?

En nuestro siguiente artículo te contaremos cómo hacerlo.

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