Mejores prácticas para escalar RPA correctamente

Gestión del cambio y equipos

Tener aliados que te ayudan a implementar nuevas tecnologías es valioso, pero ten presente que si tu equipo no está preparado, la guerra puede ocurrir adentro.

Al inicio seguro deberás en capacitar a un pequeño grupo de tu equipo como prueba piloto, no solo en forma de sensibilización, sino también desde la parte técnica. Ya que el progreso de la implementación podrá verse afectado si los miembros del equipo no se han apropiado o no han entendido de que va todo eso de la automatización robótica. Sin embargo, si tu objetivo es escalar y construir un centro de excelencia con mejores prácticas y resultados, el empoderamiento de tus equipos es necesario para alcanzarlo.

La capacitación de desarrolladores, analistas y otros perfiles en tu equipo de forma temprana en un viaje de RPA es fructífero. Aunque no lo creas o no haya ocurrido en tu empresa, muchas deben lidiar con ansiedades entre los empleados, sobre todo cuando no se tiene un previo acercamiento a las tecnologías. Los programas internos de capacitación son frecuentes para calmar temores, permitiendo que muchos se interesen y desarrollen habilidades que contribuyan en la evolución de RPA.

Es por esto que generar un impacto de cambio y una cultura interna, para asociar la tecnología con mejora es una buena señal de crecimiento; por lo tanto un ítem valioso al plantearse escalar una implementación RPA. Déjame que eliminar esa incertidumbre es vital para que la empresa pueda implementar nuevas iniciativas.

Tener un equipo fundamental para el siguiente despliegue de robots.

• Una automatización que aumente la productividad de los equipos, con otros alentando esta filosofía
• Automatización total e integración con los esfuerzos de los equipos
• Mejores resultados y visibilidad en las áreas con robots

También, contar con un equipo capacitado creará embajadores de la tecnología y será útil para cuando las áreas estén por completo automatizadas. Por lo que, para crear un centro de innovación requieren contar con un equipo especializado. Analistas de negocio que documenten procesos y evalúen el impacto de las automatizaciones, quienes las construyan; desarrolladores y un equipo de pruebas que monitoree cada progreso de nuevas implementaciones.

Abordar procesos transversales y mejorarlos

El poder de la RPA necesita ser mostrado. Contemplar dar el paso para proyectos que están a la cabeza de los niveles de automatización es posible con procesos que se involucran en distintas áreas de la empresa. No los confundas con la automatización end-to-end (BPA). Con los robots podemos decir que el retorno es bastante alto y requieren un rediseño y levantamiento de procesos que optimice y promueva su correcto funcionamiento; también la colaboración conjunta y una integración de tecnologías será clave para escalar RPA. 

No solo será clave elegir los procesos, sino también la capacidad de hacerles mejoras constantes que promuevan la excelencia y otorguen nuevos beneficios. Así que podrías contar con el mejor de los equipos, los más preparados, pero si no cuentas el desarrollo de los procesos, será una tarea en vano.

Es por ello que este es uno de los aspectos clave que definirán otros aspectos. Tener un buen equipo que realice el levantamiento y otros de desarrollo que engranen las necesidades comerciales, de TI y de usuario final es vital en la creación de un Centro de Automatización RPA.

Por otro lado, algunos no están de acuerdo en automatizar áreas completas con RPA, sin embargo, quedarse con procesos pequeños no tendrá impacto en las tareas repetitivas de alto volumen. UiPath nos deja un ejemplo para entenderlo.

La mayoría de empleados, en sus labores, participa en múltiples procesos, ya sean diarios, semanales o mensuales. Supongamos que Pepita está involucrada en diez procesos, de los cuales, dos de ellos se automatizaron porque han alcanzado el umbral del tiempo ahorrado. Es decir, se ahorró más del 50% de su tiempo. Es por ello que, al automatizar el primer proceso se ahorró un 70% del tiempo que Pepita invirtió en él. Al automatizar el segundo, se ahorró el 50% de su tiempo. Siendo así: el proceso #1 ahorró el 10% y el #2 ahorró el 15% de la carga laboral de Pepita. Es decir, solo se ahorró el 14.5% del tiempo de ella.

Así como ella, podríamos tener decenas de personas en nuestro equipo a quienes ahorrar tiempo de valor, rondando de un 0% a un 18%. Cuando decimos abordar procesos transversales nos referimos a que si se hubieran automatizado casi todos los procesos manuales de alto volumen en los que ella estaba involucrada; tareas con solo el 10% de reducción de tiempo, ampliarían la cifra a un 20% o 30% del tiempo total de las personas en su área.  Una reducción de tiempo que es lo suficientemente significativa para tener un impacto en el resultado final.

Optimiza los procesos antes de su automatización

Muchas empresas se apresuran en la implementación de RPA y en realidad, un desperdicio se cubre con otro si no se realiza la optimización o levantamiento con las mejores prácticas de los procesos. Claro que, si por ejemplo has realizado tu implementación con nosotros, este punto no es para ti. En Trycore creemos que los procesos son la base de todo, por ende, nos fijamos minuciosamente en que el proceso sea el adecuado.

En ocasiones no se toma el tiempo para analizar o identificar márgenes de mejora. Invertir en tecnología como RPA es también una oportunidad para revisar de qué forma se está desarrollando un proceso y cómo se puede generar mayor valor, desde este mismo hasta en las labores de la persona. Es clave para escalar RPA. No ver ineficiencias o el desperdicio en un proceso antes de automatizarlo con RPA es una invitación al fracaso en sí mismo.

Gobierno y trazabilidad para la excelencia

Arquitectura, procesos, alta disponibilidad, buenas prácticas, medición de ROI, estrategia de RPA son aspectos que deben contemplarse en todo momento. Configurar y trazar una ruta hacia la automatización permite que el gobierno evalúe oportunidades, priorice automatizaciones, proporcione directrices, desarrolle e implemente RPA. La gobernabilidad implica asignar roles, responsabilidades para garantizar comunicación y colaboración definiendo una gestión de cambio, nuevos modelos, rendimiento y productividad.

RPA no solo deberá centrarse en el negocio sino que deberá contar con cada equipo para integrar la tecnología a esta gran estrategia. Es por eso que el gobierno se encuentra en algún lugar entre lo comercial y lo informático.

Para garantizar la trazabilidad de la automatización se debe incluir un conjunto de indicadores que midan: rendimiento, calidad, kpis financieros, de proceso y algunos otros. Así como identificar oportunidades de automatización que generarán algunos beneficios y proporcionar pruebas de concepto y casos de uso para una mayor adopción.

Tener algunos factores anteriores te ayudarán a tener tu centro de excelencia de forma guiada y estratégica. Gestionar la gobernabilidad y la gestión al cambio implicará tiempo, pero a medida que tengas claro es más viable ver el camino para alcanzar los objetivos que buscamos.