Errores comunes en proyectos de automatización RPA que puedes evitar

Evita el error #1: Crea una estrategia para automatizar 

No tener metas claras es uno de los errores frecuentes, más importantes que se evidencian en algunas empresas. Ocurre sobre todo cuando no existe acompañamiento o consultoría frente a una implementación; y el departamento de tecnología decide iniciar por su cuenta sin tener en cuenta aspectos importantes como el proceso correcto, el papel que jugará la tecnología y cuál es el resultado deseado. 

Utilicemos la siguiente analogía para comprender la importancia de una estrategia: imagínate que quieres viajar y sales a la carretera sin mapa, sin GPS, sin orientación, sin vehículo, ni previsión de los gastos de dónde quieres ir, entre otros. No tener objetivos en una implementación RPA es igual. Sin rumbo y medios para ello, puede que avances pero no llegarás lejos. 

La estrategia también debe contemplar tácticas para medir el éxito, si se pretende replicar y escalar los resultados, revisar cuál es la plataforma adecuada para la iniciativa, entre otros. Para iniciar es importante identificar oportunidades pequeñas que valgan la pena replicar. Sin embargo, el punto más importante aquí es que los objetivos del proyecto estén claramente definidos para facilitar la transición adecuada de humanos a bots.  

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Evita el error # 2: Elige los procesos correctos

El mejor consejo de nuestros expertos es que priorices lo que quieres automatizar. Es frecuente caer en la trampa de implementar tareas pequeñas y sencillas que nadie quiere tocar. Te recomendamos que automatices procesos que entreguen victorias tempranas, sobre todo si estás iniciando. Esto permitirá tener mayor confianza y certeza en la búsqueda de objetivos. 

Para generar beneficios tangibles de tu proyecto de RPA, debes pensar en grande, siempre pensando en elegir o priorizar los procesos. Algunos de los factores que deben cumplir los procesos y si los utilizas en forma de matriz, podrás obtener un puntaje clasificatorio de procesos a automatizar:

• Mejora la experiencia de tus empleados. 
• Racionaliza los procesos críticos de la misión.
• Incrementa la satisfacción de tus clientes.
• Garantiza el cumplimiento normativo.
• Ahorrar horas manuales y reutilizar el tiempo de los colaboradores. 
• Mejorar la calidad mediante la reducción de errores.

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Evita el error #3: Comunica y genera una cultura de automatización

Mitiga el impacto «negativo» que podría tener la inclusión de una nueva tecnología. Elimina la incertidumbre y cultiva una perspectiva positiva frente a los beneficios y usos de la automatización.  Para iniciar un proyecto de RPA, recomendamos impulsar medidas que garanticen, sensibilicen y comuniquen de forma adecuada a tus empleados, de qué manera pueden verse beneficiados también. 

El miedo de los empleados a ser reemplazados por los robots no es algo nuevo.  Por lo tanto, es fundamental frenar la resistencia que puede perderse antes de la implementación. Como sabrás, los bots beneficiarán a todos tus equipos diariamente, por lo que deben comprender que los bots solo están ahí para ayudarlos a mejorar sus habilidades y adquirir experiencia en sus respectivos campos.

En realidad, RPA no trata de reducir el número de personas. El objetivo siempre será enfocar al personal en actividades importantes orientadas al cliente, aumentando la satisfacción y eliminando las actividades manuales que reducen valor.

Evita el error #4: Escala tu implementación RPA

A muchas organizaciones les resulta fácil implementar su primer bot, pero encuentran retos a la hora de ampliar sus esfuerzos más allá del primer resultado. Elegir el conjunto correcto de procesos a escalar son claves a la hora de continuar un proyecto de automatización. La ampliación de RPA significa la creación de un Centro de Excelencia (CoE) de RPA que manejará numerosas tareas y capacidades, tales como:

El objetivo de un Centro de Excelencia de RPA es que permiten una integración de dichas automatizaciones de forma efectiva en la organización; así como distribuir su base de conocimiento y la réplica de nuevas implementaciones exitosas. Esta implementación garantizará que tu organización se desarrolle a sí misma y cuente con soluciones viables para aumentar los beneficios de la automatización; además buscan:

• Agrupar la experiencia de RPA en la organización.
• Brindar capacitación para nuevos usuarios de RPA a otras áreas. 
• Supervisar la infraestructura tecnológica de RPA.
• Crear una metodología propia para la elección de procesos candidatos para continuar escalando RPA.

Evita el error #5: Prueba tus bots 

Tómate el tiempo para definir y probar los parámetros involucrados en la creación de los bots, esto te ahorra tiempo en el futuro. El objetivo es que todo el personal y/o los usuarios de negocio tengan que lidiar con casos excepcionales, aquellos los cuales los robots no pueden procesar. Para ello debes involucrar a todos en los escenarios de prueba para crear un enfoque iterativo y evitar ‘sorpresas’ al finalizar. 

Llegar más rápido no garantiza que se haga bien, por lo que es importante prever que el lanzamiento de los bots sea el adecuado, respondiendo a su objetivo principal. Es vital probar los procesos en producción, antes de ponerlos en funcionamiento para garantizar que no haya discrepancias entre desarrollo y producción.

– Incluye a tus usuarios finales

Antes de automatizar cualquier proceso, incluso bajo la metodología que te hemos mencionado, considera también cuál será el impacto en las personas más beneficiadas por el cambio. Estos son los responsables de llevar a cabo los procesos que se están considerando para la automatización y te brindarán la información necesaria para atender adecuadamente su proceso. 

Evita el error #6: Involucra a la alta dirección

Todos los nuevos proyectos requieren un liderazgo de cada parte en la empresa, desde comerciales, hasta IT y alta gerencia. Comunicar e involucrar a estas áreas permite que se comprenda el esfuerzo, se construyan mejores casos de negocio y aseguren los recursos disponibles para alcanzar el objetivo del proyecto.

Evita el error #7: Expón los beneficios desde el principio

Los resultados a corto plazo son los mejores promotores de un proyecto, independiente el que sea. Si compartes las metas obtenidas motivará a todos los equipos involucrados, desde gerentes, hasta desarrollo y usuario final. En este caso, una demostración rápida de los beneficios fortalecerá la posición del evangelizador de RPA en la empresa y alentará a otras áreas a involucrarse en la  automatización. 

Evita el error #8: Ve más allá de la prueba de concepto (POC)

Una prueba de concepto es vital hacia una implementación de automatización con RPA. No obstante, ten en cuenta que el  esperar a que la automatización se pueda escalar fácilmente, después de una prueba poco exitosa es poco funcional. Recuerda que una PoC funciona en un entorno de espacio aislado para permitir que las empresas obtengan información valiosa y optimicen los bots sin ningún riesgo. Teniendo en cuenta ello, el mayor error de RPA es asumir que una prueba exitosa es lo único que necesitas para ampliar la automatización en toda la empresa.

Asociado con el error cuatro, una forma sencilla de evitar este error es crear un centro de excelencia que brinde una visión integral de la automatización. Comienza con procesos bien pensados ​​y luego pasa analíticamente a otros para garantizar una RPA sostenible y generadora de métricas que aporten al negocio.

¿Cómo evitar realmente un error en la automatización? 

Contar con un aliado es la mejor forma de disminuir radicalmente el porcentaje de errores en la implementación RPA. En Trycore te brindamos acompañamiento de inicio a fin, alineados a tus objetivos de negocio para obtener excelentes resultados; un proyecto eficiente y estrategias acertadas. Todo ello en pro a desarrollar tus capacidades internas de mejora y crecimiento de la operación. Esperamos que esta información le permita evitar algunos de estos errores más comunes al introducir RPA en su organización. Escríbenos y te apoyaremos en cada paso.