Factores claves para postular procesos para automatizar

Requiere 100% de Juicio Humano: un bot puede descargar CV de aplicantes, sin embargo, al evaluar la experiencia de un candidato luego de leer su CV, tienes que decidir si la experiencia es relevante para la vacante, si ha trabajado en compañías del sector, etc.

Requiere 75% de Juicio Humano: un bot puede entregar reportes y novedades, pero tú debes participar en gran parte del proceso para tomar decisiones, generar autorizaciones o utilizar la razón.

Requiere 50% de Juicio Humano: un bot puede revisar de manera automática el reporte de gastos de empleados, validar monto máximo, conceptos aplicables, pero si incluye una nota de texto abierta para justificar el pago de alguna propina, una persona tiene que decidir si autorizar la nota y posteriormente autorizar el pago.

Requiere 25% de Juicio Humano: al autorizar un pago para algún proveedor que exceda cierto monto. Tienes que evaluar si la factura y el total son correctos, ya que por regla estas cantidades deben ser autorizadas por alguien antes de ejecutar el pago. Se puede automatizar la descarga de la factura, la lectura del proveedor y el total y la aplicación del pago cuando se haya autorizado.

No requiere juicio humano: si un proceso no requiere interacción con un humano y puede realizarse de manera automática, no requiere autorizaciones ni tomar decisiones.

Método: Secuencia lógica de pasos para realizar el proceso.

Fecha: En qué momento debe completarse el proceso.

Duración: Cuánto tiempo se requiere generalmente para completar el proceso.

Requisitos: Elementos necesarios para comenzar.

Sin patrón de operación del proceso o lógica comercial clara: en este caso, el control sobre cómo se realiza este proceso es inexistente, tanto en términos de método, fecha límite, duración y requisitos. Cada persona realiza el proceso de la manera que prefiera sin ningún control.

Nivel bajo de Estandarización 25%: en este nivel, tenemos algún tipo de control sobre cómo se realiza el proceso. Puede ser un documento sobre: la secuencia de pasos en general, la fecha límite en que el proceso debe completarse, la duración promedio de sus últimas ejecuciones o el registro de sus requisitos necesarios para la ejecución. Los empleados pueden seguir cualquiera de estos puntos, pero la mayoría de ellos no están documentados.

Nivel medio de estandarización 50%: en este nivel, el control del proceso es mayor. Al menos dos de los puntos principales de estandarización ya han sido documentados. En la mayoría de los casos, la secuencia lógica y la fecha límite para ejecutar son los documentos presentes. Por lo tanto, las ejecuciones pasadas no se registran y los requisitos no se enumeran de manera estandarizada.

Nivel alto de estandarización 75%: Un nivel alto de estandarización ya cumple con todos los puntos principales, además están documentados. Por lo tanto, las personas pueden confiar en estos documentos para poder ejecutar el proceso.

Nivel máximo de estandarización 100%: en el nivel más alto, la estandarización alcanza su máximo. Se han mapeado todos los puntos, controlando la forma en que se lleva a cabo el proceso entre los empleados. La compañía mantiene estos documentos constantemente actualizados, de manera centralizada y controlada.

0% de la información consiste en datos estructurados: si tu proceso consiste en obtener información solo de un documento escaneado como una factura, un comprobante de domicilio, una identificación o alguna captura de pantalla con información como saldo de una cuenta, comportamiento de un servidor, etc. Es un proceso con datos no estructurados.

25% de la información consiste en datos estructurados: si la mayoría de información que requieres proviene de un documento escaneado, una imagen o un correo sin un formato establecido, y posteriormente requieres consultar algún sistema estructurado como SAP, una página web o una base de datos.

50% de la información consiste en datos estructurados: si tu proceso contiene la misma cantidad de información estructurada que de información no estructurada, por ejemplo, capturas información de un comprobante de domicilio y realizas un cruce con información en una base de datos.

75% de la información consiste en datos estructurados: si la mayoría de información que requieres proviene de un sistema estructurado como SAP, una página web o una base de datos y posteriormente requieres consultar algún documento escaneado como una imagen o un correo sin un formato establecido.

100% de la información consiste en datos estructurados: si durante la realización de tu proceso no requieres consultar información de tipo no estructurado como documentos escaneados, capturas de pantalla, correos electrónicos sin formato establecido, etc.