¿Mi sistema BPM actual puede integrarse con IA?

Hablemos de las primeras citas… digo, validaciones de compatibilidad 😉

Integrar Inteligencia Artificial (IA) con tu sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPM) puede abrir un mundo de posibilidades. Pero antes de lanzarte, ¡hay que asegurar que ambos sistemas se entiendan! Piensa en esto como una primera cita: necesitas saber si hay «química» técnica y de datos. Aquí te dejo las validaciones clave:

La IA se alimenta de datos. ¿Tu BPM maneja datos ordenados (como en una base de datos) o desordenados (documentos, texto libre)?
Imagina que tu información es como una colección de música antigua en formatos que se dejaron de usar. La IA necesita datos «modernos», limpios y consistentes. Sistemas antiguos suelen tener datos problemáticos (inconsistentes, inexactos, viejos), y «traducirlos» puede ser un gran reto.

Validación clave: analiza la complejidad y calidad de los datos que gestiona tu BPM.

Algunos sistemas BPM son flexibles y se adaptan fácilmente a la IA. Otros son más rígidos.
¿Tu BPM tiene “conectores” (APIs) para comunicarse con la IA? De lo contrario, la integración puede requerir cambios costosos y complejos en el sistema.

Validación clave: evalúa la compatibilidad técnica entre tu BPM y la IA.

La IA a menudo necesita información actualizada al instante para tomar decisiones ágiles.
¿Tu BPM puede proporcionar datos al momento, o solo en informes diarios? Si es lo segundo, limita las capacidades de la IA.

Validación clave: determina los requisitos de información en tiempo real para la IA y si tu BPM los cumple.

Implementar IA requiere experiencia en BPM, IA y gestión de datos.
¿Tu equipo tiene estas habilidades? De lo contrario, considera la capacitación o la contratación de personal.

Validación clave: identifica las necesidades de conocimiento especializado para implementar y mantener la integración.

La IA plantea temas importantes sobre privacidad, seguridad y posibles sesgos.
Define desde el inicio reglas claras sobre cómo se usará la IA, quién accederá a los datos, y cómo se evitarán decisiones injustas o discriminatorias.

Validación clave: considera las implicaciones éticas y de gobernanza de la IA en tu sistema BPM.

Evalúa tu sistema BPM actual respondiendo a las siguientes preguntas.
Responde a cada pregunta de la checklist con ‘Sí’ o ‘No’.
Anota tus respuestas, las utilizarás al final para interpretar si tu sistema BPM está listo para la integración con IA.

1. ¿Los datos están principalmente en formato digital y estructurados (por ejemplo, en bases de datos)?
2. ¿La calidad de los datos es alta (precisos, completos, consistentes y actualizados)?
3. ¿Existe un repositorio centralizado de datos o es fácil acceder a ellos a través de APIs u otras integraciones?

Ten presente: la IA funciona mejor con datos organizados, necesita datos confiables para generar resultados precisos y requiere acceso eficiente a los datos para su análisis.

4. El sistema BPM tiene APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones) o permite la integración con otras aplicaciones y sistemas?
5. ¿Es un sistema modular y flexible?
6. ¿Permite la automatización de flujos de trabajo y la gestión de reglas de negocio?

Ten presente: las APIs facilitan la comunicación entre el BPM y las soluciones de IA.

7. ¿Los procesos que deseas optimizar con la IA están bien definidos y documentados?
8. ¿Los procesos generan un volumen significativo de datos (por ejemplo, registros de transacciones, interacciones con clientes)?
9. ¿Los procesos involucran tareas repetitivas, decisiones basadas en reglas o análisis de datos complejos?

Ten presente: la IA necesita procesos claros para aplicar sus algoritmos y aprende mejor con grandes cantidades de datos.

10. ¿La empresa cuenta con una infraestructura tecnológica moderna (por ejemplo, servicios en la nube, servidores potentes)?
11. ¿Existe capacidad para almacenar y procesar grandes volúmenes de datos?

Ten presente: la IA puede requerir recursos computacionales significativos.

11. ¿Se cuenta con personal con conocimientos en BPM, IA y gestión de datos, o hay disposición para capacitar al personal?
12. ¿Existe una actitud positiva hacia el cambio y la adopción de nuevas tecnologías en la empresa?

Ten presente: la IA requiere personal capacitado para su implementación y gestión, su integración implica cambios en los procesos y la cultura organizacional.

 Interpretación de los resultados:

• Si respondiste «Sí» a la mayoría de las preguntas (7 o más): tu sistema BPM tiene buenas bases para integrarse con la IA.
• Si respondiste «No» a la mayoría de las preguntas (7 o más): Se requerirán adaptaciones y mejoras significativas antes de considerar la integración con la IA.

Para que te hagas una idea clara de cómo estas dos tecnologías se complementan, veamos un ejemplo práctico en el contexto de la gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).

En este caso, lo que vamos a ver es cómo un BPM, como el de BonitaSoft le da la estructura y el orden al proceso, mientras que la IA, como Docfly,  aporta su capacidad para procesar los documentos de forma inteligente. 

Un ejemplo del proceso sería:

Todo empieza cuando el sistema BPM detecta que ha llegado una nueva solicitud PQRS.
Esto puede pasar por correo electrónico, formulario web o alguna carga directa. Apenas entra, el proceso se activa automáticamente. Nada se queda esperando.

Aquí es donde Docfly entra en acción. Cuando Bonita recibe el documento o formulario (ya sea adjunto a un correo, subido a la web, etc.), puede «llamar» a Docfly a través de su API. Docfly es una herramienta de Inteligencia Artificial que se especializa en el Procesamiento Inteligente de Documentos.

Docfly entra a hacer su parte: lee el contenido del documento y extrae los datos importantes.
Nombre, tipo de solicitud, detalles escritos, número de identificación, todo lo relevante lo identifica y lo transforma en datos útiles.

Con esa información ya extraída, Docfly clasifica automáticamente el tipo de PQRS.
¿Es una queja? ¿Una sugerencia? ¿Una petición? ¿Un reclamo?
Este paso es clave, porque define el camino que seguirá esa solicitud en el proceso.

Después de clasificar, Docfly devuelve toda la información estructurada al BPM, también usando una API REST.
El BPM ahora ya tiene todo listo para decidir qué hacer con esa solicitud.

El BPM recibe esa respuesta desde Docfly y verifica los datos. Con eso, determina si necesita intervención humana o no.
Y aquí el flujo se divide en dos rutas, dependiendo del análisis que haga el sistema.

El caso se cierra dentro del flujo de trabajo de Bonita, lo que permite tener un registro completo de todo el proceso.

Con la información lista, el agente analiza el caso, redacta la respuesta adecuada y actualiza la reportería dentro del sistema.
Este cierre es fundamental, porque deja trazabilidad y asegura que la solicitud se resuelva correctamente.

Ahora, si el BPM considera que la solicitud no requiere intervención humana, el flujo sigue otra ruta:

• El asistente automático del sistema analiza la información, redacta la respuesta y también actualiza la reportería, todo sin intervención manual.
  Este camino es ideal para solicitudes simples o repetitivas, donde la automatización acelera el proceso sin perder calidad.

• Adiós al trabajo manual: Docfly se encarga de ingresar los datos y clasificar los documentos que llegan con las PQRS.
• Todo mucho más rápido: como la información se extrae y se clasifica automáticamente, el proceso de las PQRS se acelera.
• Menos errores: la IA es mucho más precisa que una persona al transcribir datos o clasificar documentos.
• Las PQRS van al lugar correcto: como Bonita recibe la información estructurada, puede enviar cada PQRS automáticamente al departamento o persona que mejor puede resolverla.
• Puedes ver todo lo que está pasando y mejorar el proceso: Bonita Process Insights te permite monitorear cómo está funcionando el proceso de las PQRS en tiempo real. Puedes ver cuánto tiempo está tardando cada etapa, dónde hay cuellos de botella y qué se puede mejorar.
• Ahorras dinero: al automatizar tareas y hacer el proceso más eficiente, puedes reducir los costos operativos asociados con la gestión de PQRS y evitar sanciones con entidades reguladoras.

Este es solo un ejemplo, hay muchas maneras -miles- de integrar BPM con IA.
Todo depende de cómo funciona tu empresa, qué sistemas tienes, qué retos enfrentas y qué metas te estás planteando con la automatización.

Por eso, más que pensar en una única forma de hacerlo, lo mejor es revisar bien el contexto y ver qué encaja mejor en tu caso.

Si en tus planes está explorarlo, podemos sentarnos a revisar juntos tu caso y ver qué opciones hay. 

Si te suena bien, déjanos tus datos y coordinamos para charlarlo.

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