¿Cómo hacer compatibles los sistemas obsoletos de tu área
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¿Cómo hacer compatibles los sistemas obsoletos de tu área? Aplicación de RPA en las actualizaciones de software

Evelyn Agudelo

Escrito por Evelyn Agudelo

La modernización de sistemas obsoletos representa un desafío crítico para las empresas en la era digital. Enfrentar la falta de soporte técnico, la incompatibilidad con las últimas tecnologías y los riesgos de seguridad son obstáculos que las organizaciones deben superar. En este artículo, exploraremos cómo la RPA (Automatización de Procesos Robóticos) se convierte en la solución tecnológica para abordar estos desafíos. Además, compartiremos ejemplos reales de empresas que han experimentado dificultades debido a su infraestructura tecnológica obsoleta.

 

RPA y su Aplicación en la modernización de sistemas obsoletos

La RPA representa una revolución en la automatización empresarial. Este enfoque utiliza robots de software para ejecutar tareas repetitivas y basadas en reglas, liberando a los empleados de tareas monótonas y propensas a errores.

Un asistente virtual de RPA se desarrolla mediante tecnologías y herramientas avanzadas. Los casos de uso concretos de la RPA en la modernización de sistemas obsoletos son evidencia de su poder transformador.

RPA integrando sistemas obsoletos y actuales

RPA se destaca en la integración de sistemas. Utiliza protocolos y métodos específicos, como la comunicación a través de servicios web o APIs, para establecer puentes de comunicación sólidos entre sistemas heterogéneos. Para ilustrar su efectividad, consideremos ejemplos en los que la RPA facilita la transferencia de datos y archivos entre sistemas heredados y modernos, impulsando la eficiencia operativa.

Ejemplo de RPA integrando sistemas obsoletos y actuales en empresas de todos los sectores

Automatización de Procesos de Ventas

En el departamento de ventas de una empresa, se utilizan diferentes aplicaciones y sistemas para gestionar clientes, inventario y pedidos. La RPA puede integrar estos sistemas de manera efectiva. Cuando un cliente realiza un pedido en línea, el robot de software de RPA puede capturar automáticamente los detalles del pedido, verificar la disponibilidad de inventario y actualizar el sistema de gestión de inventario. Luego, puede generar automáticamente una factura en el sistema de facturación y enviar un correo electrónico de confirmación al cliente. Esta integración agiliza el proceso de ventas y reduce los errores manuales.

RPA emulando el comportamiento humano para hacer sistemas compatibles

La emulación del comportamiento humano es un aspecto clave de la RPA. Al interactuar con aplicaciones y sistemas, la RPA opera a nivel de interfaz de usuario, captura datos y manipula formularios, todo ello con precisión y velocidad. Esta emulación se traduce en un mantenimiento y actualización de registros más efectivos en sistemas obsoletos, lo que mejora significativamente la operación empresarial.

Ejemplo de RPA emulando el comportamiento humano para hacer sistemas compatibles

Procesamiento de Solicitudes de Reembolso de Empleados

En el departamento de recursos humanos, los empleados a menudo presentan solicitudes de reembolso de gastos. En lugar de procesar estas solicitudes manualmente, un robot de RPA puede emular el comportamiento humano al revisar las solicitudes, verificar los recibos adjuntos, realizar comprobaciones de conformidad y aprobar las solicitudes elegibles. Además, puede generar automáticamente transacciones en el sistema contable para reembolsar a los empleados. Esto ahorra tiempo y reduce errores, lo que mejora la satisfacción de los empleados.

RPA procesando datos en múltiples formatos para comunicar sistemas obsoletos con actuales

La versatilidad de la RPA se evidencia en su capacidad para procesar datos en una amplia variedad de formatos, desde texto hasta hojas de cálculo, imágenes, audio, video y documentos PDF. La RPA también puede identificar fuentes de datos en sistemas heredados y transformarlos en formatos compatibles con sistemas modernos, asegurando una transición sin problemas.

Ejemplo de RPA procesando datos en múltiples formatos para comunicar sistemas obsoletos con actuales

Extracción de Datos de Facturas

En el departamento de cuentas por pagar, la RPA se utiliza para procesar facturas entrantes. Estas facturas pueden llegar en diversos formatos, como archivos PDF, correos electrónicos o incluso documentos escaneados. El robot de RPA puede identificar automáticamente las facturas en el correo electrónico o en el sistema de gestión de documentos, extraer los datos clave, como el monto, la fecha y el número de factura, y registrarlos en el sistema contable. Además, puede realizar verificaciones de conciliación y enviar notificaciones en caso de discrepancias. Esto acelera el proceso de cuentas por pagar y reduce la posibilidad de errores de entrada de datos.

RPA actualizando registros de bases de datos

RPA aborda el desafío de la actualización de registros de bases de datos con precisión técnica. Desde la conexión a bases de datos heredadas, incluyendo autenticación y acceso, hasta la detección de diferencias en los datos y la generación de consultas SQL o llamadas a API para actualizar registros, la RPA gestiona este proceso con eficiencia. Además, el monitoreo continuo es una parte esencial del mantenimiento, garantizando que los registros se mantengan actualizados en el futuro.

Ejemplo de RPA actualizando registros de bases de datos para conectar sistemas antiguos con actuales

Actualización de Registros de Clientes

En el departamento de atención al cliente, se mantienen registros de clientes en una base de datos. Cuando un cliente cambia su información de contacto, como su dirección de correo electrónico o número de teléfono, es importante que estos registros se actualicen de manera precisa y oportuna. La RPA puede conectarse a la base de datos, verificar automáticamente si hay cambios en la información de contacto en el sistema de gestión de clientes y, si es necesario, actualizar los registros con la información más reciente. Esto garantiza que la empresa pueda comunicarse de manera efectiva con sus clientes y mantener la información actualizada de manera proactiva.

Conclusión

RPA ofrece ventajas técnicas indiscutibles en la modernización de sistemas obsoletos. Ejemplos concretos de organizaciones que han adoptado con éxito la RPA demuestran su eficacia. La automatización de procesos mediante la emulación del comportamiento humano, el procesamiento de datos en múltiples formatos, la integración de sistemas y la actualización de registros de bases de datos ha revolucionado la forma en que las empresas abordan la modernización.

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, la RPA se presenta como una solución integral para las organizaciones que buscan mantenerse relevantes y eficientes en un entorno tecnológico en constante cambio. Su capacidad para optimizar los flujos de trabajo, reducir errores y aumentar la productividad es innegable.

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