Reingeniería de procesos para el inicio de la Transformación Digital

Escrito por Connie Vargas

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Hemos puesto grandes esfuerzos para esclarecer finalmente qué es la reingeniería de procesos y cómo llegamos a ella. Pero antes de todo, nos pusimos en la tarea de identificar cómo dar ese primer paso para lograrlo de forma exitosa.

Anteriormente vimos cómo el BPM es esta base que sostiene y mantiene grandes iniciativas tecnológicas. En sí, la base de la Transformación Digital.

Ahora que conocemos y nos vamos familiarizando cada vez más con la importancia de los procesos y cómo han tomado un gran papel dentro de la evolución tecnológica empresarial debemos actuar.

Debemos realizar una mejora de punta a punta a nuestros procesos de negocio. Con tantas formas de comenzar, te presentamos una de las formas del cómo hacerlo.

Índice de contenidos

La reingeniería de procesos

La reingeniería o BRP es el enfoque del rediseño y cambio de los procesos de negocio.  Lo más importante para la BPR, es el de analizar los flujos de trabajo dentro de las organizaciones. Optimizando de extremo a extremo los procesos y eliminando aquellos que no son de valor para la empresa.

La transformación digital se trata principalmente de personas y procesos. No de tecnología. No de objetos brillantes. No de aplicaciones móviles ingeniosas. No de las mejores soluciones puntuales, sino de procesos empresariales optimizados end to end.

La reingeniería de procesos de negocio es el medio para llegar a ese objetivo. En esta ocasión te contaremos algunos elementos claves que deberás tener en cuenta para alcanzar una estrategia óptima. No solo para la mejora de procesos, sino también para iniciar la Transformación Digital

Te proponemos iniciar con la Introducción a la Reingeniería de Procesos  y así obtener excelentes resultados con este artículo.

Transformación Digital con la Reingeniería de Procesos

Antes que nada, recordemos que el aplicar esta reingeniería permite que revisemos completamente los procesos existentes. Re diseñando el enfoque que tienen desde 0, alineados con los objetivos que la empresa se plantea como estrategia. Así, una de las metas principales es incrementar exponencialmente la productividad, calidad y rentabilidad.

– Diagnostica tu estado actual

Reconoce y conoce el estado actual de cada actividad, flujo, roles, reglas y todo aquello que gire entorno a las operaciones de la empresa. Para ello es importante conocer tus requerimientos, desde el punto en el cual te encuentras. Una idea clara de cómo se están llevando a cabo los procesos hasta lo que se quiere llegar.  Es preciso definir lo que se quiere alcanzar, cómo se va a realizar y cuál es realmente el objetivo de la reingeniería.

– Identifica y analiza oportunidades de mejora

Uno de los primeros pasos es determinar ese objetivo y contemplar eso que se ha venido desarrollando. Permitiendo identificar realmente cuáles serían los beneficios. Inicialmente es importante tener en cuenta que esta es una oportunidad de mejora. Significa que no cambian el fundamento de los procesos actuales. Solo mejorarás la eficiencia operativa e inclinarás el proceso hacia la reducción de desperdicios, errores, tiempos, entre otros.

Abordar las oportunidades de mejora permitirá obtener nuevas formas de operar. En ocasiones creemos que solo debemos evaluar oportunidades comerciales, obviamente porque tienen un impacto específico. Sin embargo, las de mejora, por ende, nos permitirán apoyar los objetivos estratégicos de la organización. Ya sean productos, servicio al cliente, velocidad y calidad. De esta manera, con la reingeniería, es posible obtener procesos de negocio de alto valor.

Teniendo esta distinción clara será más fácil seleccionar las oportunidades para avanzar hacia el diseño, desarrollo e implementación de la Reingeniería de Procesos.

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– Plantea tu objetivo

Una vez evidenciadas las oportunidades de mejora, es posible tener claro el verdadero propósito de esta optimización de los procesos con los objetivos de negocio, las exigencias del mercado y necesidades de los clientes.

– Mapea los requisitos actuales

Para completar una de las tareas anteriores, mapea tus procesos existentes para tener aún mayor claridad sobre lo que se va a trabajar. Como primer paso, es preciso documentar el flujo de trabajo formal, una pequeña definición de tus procesos que te ayudará a ver cómo se están llevando a cabo, identificar cuellos de botella y qué requiere ser reparado; dónde fallan los sistemas actuales, entre otros.

– Identifica los usuarios

Involucrar a las personas, dentro de los procesos, permitirá ejercer acciones de mejora. Algo que garantizará la efectividad y éxito de esta iniciativa. Tener al personal involucrado en sesiones de entendimiento permitirá que se comprendan con más facilidad los procesos y sean de acuerdo a las necesidades y requerimientos de los usuarios y/o clientes. Estos ofrecen información invaluable sobre los procesos. Ya que al final son quienes más los conocen.

– Establece tus objetivos de negocio

En este punto, ya con oportunidades de mejora identificadas, procesos mapeados, vinculando a los actores de los procesos. El siguiente paso es asociar y alinear los objetivos de negocio con el objetivo de reingeniería.  Este o estos deben ser claros y medibles, definidos bajo la metodología SMART.

A partir de aquí es posible controlar, medir e iterar aquellas mejoras que estaremos implementando. Tener valores de referencia y atributos exigirá llevar la medición del impacto de la reingeniería. Qué está funcionando y que no en los nuevos procesos. Esta mejora continua se realizará lentamente con el tiempo p ero permitirá ir reemplazando lo que requiera. Con un seguimiento cuidadoso, podemos emprender nuevas mejoras y cambios, puesto que es probable que esté en constante cambio.

– Reúne el equipo adecuado

Tener resultados de valor requiere el mejor talento para hacerlo. Si ya decidiste cuál proceso vas modificar, deberás contar con el equipo ideal, reuniendo al menos un individuo de cada departamento involucrado.  Es de vital importancia saber que el resultado de la ingeniería deberá ser administrado por un departamento capacitado para manejar todas las actividades requeridas.

Con una plataforma BPM es posible el intercambio y colaboración. Rápido y fácil en un flujo de trabajo. A través de estos softwares se centralizan los datos de los miembros del equipo para mantener una comunicación segura.

Involucrar a los interesados desde el inicio de la reingeniería, medición y retroalimentación. Alentando obtener la mejora continua de los procesos incita a que el equipo se comprometa con los cambios y rediseños para obtener mejores resultados.

– Diseña un proceso simplificado

Una vez tengas el equipo e identifiquen los roles de cada uno de ellos, te darás cuenta que en ocasiones se incluyen en los procesos personas innecesarias. En esta etapa deberás eliminar aquellas tareas y personal que no son indispensables. De lo contrario trancará la mejora del proceso, además de su eficiencia y efectividad.

Te sugerimos realizar lo siguiente para llevar a cabo este diseño simplificado:

Combina actividades similares, limita el número de involucrados en cada tarea, reduce el número de subprocesos y tareas. Actualiza o retira software obsoleto, para darle paso a uno que integre cada área, sistema o personas en la organización. Finalmente, automatiza si consideras que el rediseño es el que se espera.

Mejora y reingeniería continua de los procesos

– Enfócate en el cliente

Una de las partes más importantes dentro de la mejora continua y buenas prácticas de reingeniería es observar de qué manera estos cambios implementados están tomando fuerza frente al cliente. Muchas organizaciones dejan de lado una de las partes más importantes, lo que nos impedirá cumplir los objetivos. Así que te recomendamos tenerlo siempre presente.

En la actualidad la Transformación Digital gira entorno a las personas, sirviéndose de base para la creación de los objetivos en cada parada de la Reingeniería. Concentrarse en lo más importante para ellos permitirá tener claridad en lo que se debería alcanzar.

– Objetivos y resultados clave (OKRs)

Este marco de metodología permitirá convertir la estrategia comercial en métricas establecidas por los objetivos comerciales. Al usarlos cuando está llevando a cabo la reingeniería, facilita alinear los KPIs con la organización, incluyendo personas y sistemas en los procesos.