Reingeniería de procesos para el inicio de la Transformación Digital

Escrito por Connie Vargas

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Hemos puesto grandes esfuerzos para esclarecer finalmente qué es y cómo llegamos a ella; pero antes de todo, nos pusimos en la tarea de identificar cómo dar ese primer paso. Anteriormente vimos cómo el BPM es esta base que sostiene y mantiene grandes iniciativas tecnológicas. Puedes seguir leyendo aquí La base de la Transformación Digital.

Conociendo cada vez más la importancia de los procesos y cómo han tomado un gran papel dentro de la evolución tecnológica empresarial debemos actuar: debemos realizar una mejora de punta a punta a nuestros procesos de negocio.

Con tantas formas de comenzar, te presentamos una de las formas del cómo hacerlo.

¿Qué es la Reingeniería de Procesos?

La reingeniería es el enfoque del rediseño y cambio de los procesos de negocio.  Lo más importante para la BPR, es el de analizar los flujos de trabajo dentro de las organizaciones, optimizando de extremo a extremo los procesos, eliminando aquellos que no son de valor para la empresa.

La transformación digital se trata principalmente de personas y procesos, no de tecnología, no de objetos brillantes, no de aplicaciones móviles ingeniosas, no de las mejores soluciones puntuales, sino de procesos empresariales optimizados de extremo a extremo.

La reingeniería de procesos de negocio nos permite llegar a ese objetivo. Te contaremos algunas cosas claves que deberás tener en cuenta para alcanzar una estrategia óptima para iniciar la Transformación DigitalLee Introducción a la Reingeniería de Procesos

 ¿Cómo alcanzar la Transformación Digital con la Reingeniería de Procesos?

Antes que nada, recordemos que el aplicar esta reingeniería permite que revisemos completamente los procesos existentes. Re diseñando el enfoque que tienen desde 0, alineados con los objetivos que la empresa se plantea como estrategia. Así, una de las metas principales es incrementar exponencialmente la productividad, calidad y rentabilidad.

– Diagnostica tu estado actual

Reconoce y conoce el estado actual de cada actividad, flujo, roles, reglas y todo aquello que gire entorno a las operaciones de la empresa. Para ello es importante conocer tus requerimientos, desde el punto en el cual te encuentras; una idea clara de cómo se están llevando a cabo los procesos hasta lo que se quiere llegar.  Es preciso definir lo que se quiere alcanzar, cómo se va a realizar y cuál es realmente el objetivo de la reingeniería.

– Identifica y analiza oportunidades de mejora

Uno de los primeros pasos es determinar ese objetivo y contemplar eso que se ha venido desarrollando; permitiendo identificar realmente cuáles serían los beneficios. Inicialmente es importante tener en cuenta que esta es una de las oportunidades de mejora, más no cambian fundamentalmente los procesos actuales. Mejorarás la eficiencia operativa e inclinar el proceso reduciendo desperdicios, errores, tiempos, entre otros.

Abordar las oportunidades de mejora permitirá obtener nuevas formas de hacer las cosas. En ocasiones creemos que solo debemos evaluar oportunidades comerciales, obviamente porque tienen un impacto específico. Sin embargo, las de mejora, por ende, nos permitirán apoyar los objetivos estratégicos de la organización. Ya sean productos, servicio al cliente, velocidad y calidad. De esta manera, con el BPR, es posible obtener procesos de negocio de alto valor.

Teniendo esta distinción clara, será más fácil seleccionar las oportunidades para avanzar hacia el diseño, desarrollo e implementación de la Reingeniería de Procesos.

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– Plantea tu objetivo:

Una vez evidenciado las oportunidades de mejora, es posible tener claro el verdadero propósito alineado con los objetivos de negocio, exigencias del mercado y necesidades de los clientes.

– Mapea los requisitos actuales

Para completar una de las tareas anteriores, mapea tus procesos existentes, para tener aún mayor claridad sobre lo que se va a trabajar. Como primer paso, es preciso documentar el flujo de trabajo formal, una pequeña definición de tus procesos que te ayudará a ver cómo se están llevando a cabo, identificar cuellos de botella y qué requiere ser reparado; dónde fallan los sistemas actuales, entre otros.

– Identifica los usuarios

Involucrar a las personas dentro de los procesos de mejora y creación de inicio a fin de esta identificación y acciones de mejora, garantizará la efectividad y éxito de esta iniciativa. Tener al personal involucrado en sesiones de entendimiento permitirá que se comprendan con más facilidad los procesos y sean de acuerdo a las necesidades y requerimientos de los usuarios y/o clientes. Estos ofrecen información invaluable sobre los procesos, y al final son quienes más los conocen.

– Establece tus objetivos de negocio

Ya lo mencionamos, pero en este punto, ya con oportunidades de mejora identificadas, procesos mapeados, vinculando a los actores de los procesos; definitivamente el siguiente paso es asociar y alinear los objetivos de negocio con este objetivo de reingeniería.  Este o estos deben ser claros y medibles, algo así como los SMART.

A partir de aquí es posible controlarmedir e iterar aquellas mejoras que estaremos implementando. Tener valores de referencia y atributos exigirá llevar la medición del impacto de la reingeniería; qué está funcionando y que no en los nuevos procesos. Esta mejora continua se realizará lentamente con el tiempo, pero permitirá ir reemplazando lo que requiera. Con un seguimiento cuidadoso, podemos emprender nuevas mejoras y cambios, puesto que es probable que esté en constante cambio.

– Reúne el equipo adecuado

Tener resultados de valor requiere el mejor talento para hacerlo. Si ya decidiste cuál proceso deberás modificarlo, deberás contar con el equipo ideal, reuniendo al menos un individuo de cada departamento involucrado.  Es de vital importancia saber que el resultado de la ingeniería deberá ser administrado por un departamento capacitado para manejar todas las actividades requeridas.

Con una plataforma BPM es posible el intercambio y colaboración, rápido y fácil de la información y en el flujo de trabajo. A través de estos softwares se centralizan los datos miembros del equipo manteniendo una comunicación segura.

Involucrar a los interesados desde el inicio de la reingeniería, medición y retroalimentación, alentando obtener la mejora continua de los procesos; incita a que el equipo se comprometa con los cambios y rediseños para obtener mejores resultados.

– Diseña un proceso simplificado

Una vez tengas el equipo e identifiques los roles de cada uno de ellos, te darás cuenta que en ocasiones se incluyen en los procesos personas innecesarias. En esta etapa deberás eliminar aquellas tareas y personal que no agrega valor; pues de lo contrario trancará la generación de este, además de su eficiencia y efectividad.

Te sugerimos realizar lo siguiente para llevar a cabo este diseño simplificado. Combina actividades similares, limita el número de involucrados en cada tarea, reduce el número de subprocesos y tareas; actualiza o retira software obsoleto, para darle paso a uno que integre cada área, sistema o personas en la organización. Finalmente, automatiza si consideras que el rediseño es el que espera.

Para la mejora y reingeniería continua de los procesos

– Enfócate en el cliente

Una de las partes más importantes dentro de la mejora continua y buenas prácticas de reingeniería es observar de qué manera, estos cambios implementados están tomando fuerza frente el cliente. Muchas organizaciones dejan de lado una de las partes más importantes, lo que nos impedirá cumplir los objetivos.

En la actualidad la Transformación Digital gira entorno a las personas, sirviéndose de base para la creación de los objetivos en cada parada de la Reingeniería. Concentrarse en lo más importante para ellos permitirá tener claridad en lo que se debería alcanzar.

– Objetivos y resultados clave (OKRs)

Este marco de metodología permitirá convertir la estrategia comercial en métricas establecidas por los objetivos comerciales. Al usarlos cuando está llevando a cabo la reingeniería, facilita alinear los KPIs con la organización, incluyendo personas y sistemas en los procesos.