Lo que hay que saber sobre la Gestión de procesos de negocio BPM

Escrito por Connie Vargas

Procesos de negocio BPM

¿Estás listo para llevar tu empresa al siguiente nivel? Con la gestión de procesos de negocio o Business Process Management (BPM) enfoca tu organización hacía la eficiencia, rentabilidad y agilidad; al mismo tiempo, enfrenta los retos que el entorno te exige.

Cuando tu empresa mejora los procesos, estás haciendo que sus beneficios sean mayores y sus costes menores, estos le apuntan a satisfacer tus clientes y motivar a tus empleados. La metodología BPM combina la experiencia y la tecnología, colaborando con las necesidades de negocio y el mundo de las Tecnologías de la Información  (TI), generando procesos mejorados, eficientes y lógicos.

Las herramientas convencionales de negocio no bastan, tu compañía debe adaptarse y responder a cada reto. El comienzo es ahora: las organizaciones destacan cuando tienen control sobre sus procesos operativos, sacan jugo de la tecnología y sobre todo, cuando esto en conjunto te permiten ofrecer un mayor cumplimiento de tus objetivos.

¿Qué es BPM?

Los procesos de negocio se entienden como disciplina, metodología o un enfoque para el desarrollo de la organización, contribuyendo a optimizar los procesos productivos para obtener estándares de calidad. Con el uso de las BPM, se le apunta a identificar, diseñar, monitorear, controlar y medir los procesos de negocio que desarrolla tu empresa, de esta manera, te es posible conectar sistemas, datos, personal y otras entidades de forma efectiva.

Con las soluciones BPM de negocio estarás migrando de operaciones funcionales, a operaciones lideradas por procesos.  Las organizaciones requieren proporcionar un valor agregado y los procesos de negocio te brindan una variedad de beneficios: mejor servicio al cliente, mayor eficacia del personal, mejoramiento y crecimiento de la empresa, aumento del rendimiento y productividad.

  • Mayor productividad: incrementa la productividad de tu empresa otorgándole la posibilidad de tener mayores resultados con menos gastos.
  • Comercialización eficiente: con la gestión de procesos de negocio puedes rodearte con los líderes del mercado y, ¿quién quita que te conviertas en uno?
  • Llegar al mercado global: escala y optimiza las operaciones en la cadena de suministro con BPM, aprovechando las oportunidades que se te presenten.
  • Cumplimiento de la normatividad: los requisitos legales, de regulación y cumplimiento, pueden ser desgastantes –pero obligatorios- en tu organización, con BPM puedes controlar esos costes y disminuir tiempos de cumplimiento.
  • Cumplir con métodos internacionales tales como Six Sigma o Lean Six Sigma y obtener garantías de calidad es un reto organizacional, con los procesos de negocio integras la variedad de mejora de procesos, lo que significará mayores beneficios para su empresa.

¿Por qué debo usar BPM y no otra metodología?

Con la gestión de procesos de negocio tu y tu empresa estarán conectados, la principal ventaja y beneficio al adoptar esta metodología es asociar los procesos, las personas y la tecnología de la información.

Antes, los procesos eran individuales y se llevaban a cabo de forma independiente, lo que producían una brecha entre tu negocio y las TI, que significaban pérdidas de dinero y tiempo; ahora, con las soluciones de negocio, es posible integrar y operar a gran velocidad las exigencias del mercado, ofreciendo mejores experiencias y servicios.

Tener presente el contexto donde se encuentra tu empresa es esencial para su crecimiento, no puedes hacer oídos sordos a lo que enfrenta la sociedad actual, más bien, debes aventarte a afrontar los cambios que exigen tus clientes y la parte interna de tu compañía; de esta manera, no expondrás las debilidades de tu organización, -si las tienes-, sino qué fortificará y magnificará el potencial que destaca tu empresa.

Con BPM puedes transformar y orientar tus procesos tradicionales, en independientes y flexibles, que trabajan en orquesta exaltando la propuesta de valor en la que tanto has trabajado. Con la gestión de procesos de negocio puedes asumir el reto al que probablemente le has huido, pues puede adaptarse fácilmente a los retos humanos, internos, económicos, globales y de calidad que, con el proceso correcto, se traducen en el éxito de tu empresa.

“Las soluciones tecnológicas, basadas en BPM, te permitirán enfocarse en lo importante, liberándote de reprocesos, islas de información, tareas repetitivas, aplicativos aburridos y costos asociados a la operación manual de su negocio”. Con las BPM puede reorientar los procesos, haciéndolo más productivos, eficientes y sobre todo, cumplir con sus objetivos en menos tiempo.

Con BPM tu empresa puede:

  • Ver las etapas de tus procesos, sus funciones y sus objetivos
  • Definir en qué punto del proceso vas y cómo puedes mejorarlo
  • Modelar cómo y de qué forma quieres mejorar tus procesos
  • Analizar cuál es la mejor opción de procesos para tu negocio
  • Mejorar las opciones elegidas e implementarlas
  • Controlar, evaluar y medir tus objetivos en tiempo real
  • Desarrollar proyectos desde cero apoyados con la gestión de negocios que innoven y mejoren la eficiencia de tus procesos de negocio.

Estos beneficios son indispensables para cada organización, no importa el sector. No creas que tu empresa, -por estar en crecimiento o producir en volúmenes pequeños -, no debe o no puede implementar o gestionar sus procesos. Las empresas siempre están trabajando y llevando a cabo procesos diferentes, en diversos sectores, buscando la mejora adecuada para el incremento ideal de negocio, por eso, implementar metodologías y tecnologías para obtener mejores resultados, coherentes con tus objetivos, es tarea de la gestión de los procesos de negocio.

La gestión eficaz y eficiente de un proceso de negocio se evidencia en la velocidad, algo que BPM te permite, pues los accesos libres a la información, datos y a sistemas te posibilitaran la rapidez necesaria en la toma de decisiones.

La automatización de procesos en la toma de decisiones proporciona un ecosistema de mejora de toma de decisiones, BPM te facilita la gestión de información para que tu empresa tome decisiones mejor y rápidamente, al mismo tiempo que te permite ver en tiempo real cómo las decisiones afectan los resultados que se requieren, lo que significará tener la posibilidad de actuar prontamente ante las amenazas. Esta herramienta significa una mejora constante que facilita el cumplimiento de tus objetivos.

Tomar mejores decisiones y más rápido significa tener presente el factor monetario, con BPM te es posible usar métodos de reglas de negocio que magnifiquen tus resultados y el uso de recursos que tienes habilitados para ejecutar. De esta manera, los directivos de tu organización tomaran “decisiones financieras acertadas y fiscalmente responsables”.

¿Cómo mejorar tu propuesta de procesos de negocio?

Si bien es cierto que tu empresa no es la única ofreciendo tu producto o servicio, la competencia en el mercado tiene una cuota alta que sobrepasar, o al menos, alcanzar.

Tomar las riendas en los mercados competitivos sugiere proponer mejores opciones: ser rentable es ser productivo, por lo que, satisfacer las necesidades que tu ofreces con menos gastos, es la primera opción para mejorar tus procesos.

La toma de decisiones es indispensable, una mala decisión puede significar perdidas de capital humano o financiero, automatizar las decisiones, como antes hemos mencionado, es esencial para tomar decisiones efectivas y rápidas.

Se omnipresente, se flexible: en un mundo globalizado las tendencias y las exigencias cambian de un día para otro, la flexibilidad y la agilidad en la mejora de procesos, le proporcionaran algunas direcciones del sobre qué quieren los clientes, una clave para obtener el éxito.

Planificar una propuesta que se adapte a los cambios y al cumplimiento de objetivos, propone mayores beneficios a futuro. Con BPM implementa y crea nuevas habilidades en tu compañía obteniendo mayor rentabilidad y con menores costos, no eliminará lo existente, sino más bien, mejorará lo que su empresa ha construido a lo largo del tiempo.

En pocas palabras, con la gestión de procesos de negocio puedes, brindar mejor servicio al cliente, incrementar la comunicación de calidad, tanto interna, como externa; enviar respuestas rápidas a colaboradores, clientes, y proveedores, posicionando tu empresa como la líder de los procesos rápidos y efectivos.

Otras soluciones no son eficientes, ¿qué puedo hacer con BPM?

  • Funciones optimizadas e integradas: las herramientas que necesitas para establecer mejoras en tus procesos ya vienen incluidas en las plataformas BPM
  • Las herramientas integradas trabajan integradas, las plataformas BPM y todo su interior trabaja en conjunto, lo que simplifica la implementación y cambios de sus procesos.
  • Trabajar con BPM significa mejoras en todos los sentidos, tanto gráficos, técnicos, como de calidad.

Con un software BPM las empresas crean a sus necesidades una plataforma que mejora los procesos, fácil y rápido, a diferencia de las opciones tradicionales como comprar aplicaciones personalizadas.

¿Cómo iniciarme en la gestión de procesos de negocio o BPM?

  1. Evalúa las necesidades de tu empresa: para identificar qué necesitas, es preciso realizar un análisis de lo que has construido hasta el momento y de qué forma lo has hecho. Aquí debes entender qué objetivo tendrá tu estrategia de mejora.
  2. Identifica los procesos que quieres mejorar, los que te ayudarán a generar mayor rentabilidad en la inversión; aquí deberás priorizarlos según lo que su empresa necesite.

Este análisis es el paso más importante para mejorar, sin embargo, no caigas en excesos y en exageraciones, trázate metas alcanzables y razonables en tiempos ejecutables.  El libro ‘Gestión de procesos para Dummies’ te propone un checklist para los pasos anteriores:

  • ¿Qué procesos de negocio causan menor satisfacción entre los clientes?
  • ¿Qué procesos plantean problemas evidentes?
  • ¿Dónde están los cuellos de botella?
  • ¿En qué punto es evidente que la eficiencia mejorada puede ayudarte a ahorrar dinero?
  • ¿Qué líderes es más probable que apuesten a favor de los proyectos de BPM y ayuden a conseguir el éxito?

Elije el proyecto adecuado, analizar las necesidades que requieres es determinante, diseña, detecta y modela lo que tienes y lo que buscas. Existirán procesos que necesites reestructurar y unos que querrás iniciar desde cero.

  1. El ensayo y error es complicado en el sector de negocios, sin embargo, no se puede implementar cambios gigantescos desconociendo el terreno. Es preciso empezar poco a poco, con proyectos importantes pero pequeños, que le brinden éxito a tu negocio, para más adelante, sacarle el jugo a BPM para escalar y abordar una mejora de procesos y proyectos más grandes.
  2. Realiza cambios que integren a todas las partes de tu organización, permíteles prontamente trabajar en conjunto; lleva a cabo seguimientos y análisis de los procesos y captura los indicadores con los que puedes evaluar y controlar el rendimiento de estos, para la mejora de la toma de decisiones.
  3. Los indicadores que demuestren el éxito de la implementación de nuevos procesos y mejoras son importantes, que te permitan la comparación de rendimiento en antiguos y nuevos procesos. No olvides las métricas, pues son las que te garantizaran el valor que tiene BPM
  4. Elige las opciones de BPM que se adapten a tus necesidades, la metodología BPM ofrece múltiples soluciones y herramientas que se adaptan a toda clase de negocios. La funcionalidad, la rentabilidad, tiempos de ejecución y los valores añadidos son claves para la elección de esta.

Los negocios en la era actual son dinámicos y globalizados, asistir las necesidades del mercado es el reto más alto, y más efectivo de llevar tu organización al éxito que requiere. No te estanques en procesos tradicionales, actúa rápidamente y mejora los existentes de la mano de procesos tecnológicos y principios BPM, los cuales te brindan una mejora en tu propuesta de valor, crecimiento, rendimiento y productividad en tus procesos de negocio.

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11 consejos para iniciar con BPM

Si eres un usuario avanzado o si apenas estás incursionando en la gestión de procesos BPM este eBook de descarga gratuita te permitirá conocer algunas claves que llevarán tu gestión a otro nivel. Gracias por leernos.

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¿Todavía no te convence la gestión de procesos de negocio?

Beneficios que puedes obtener con BPM:

  • Aporta al crecimiento organizacional.
  • Monitorea y mide el rendimiento de los procesos.
  • Automatiza tareas, casos y actividades de los procesos.
  • Optimiza los recursos de la organización.
  • Permite adoptar la tecnología según los objetivos estratégicos.
  • Balancea las cargas de trabajo entre los participantes.
  • Fácil integración con sistemas core de la organización.
  • Conexión con sistemas y datos de fuentes externas.
  • Gobernabilidad de la organización a través de procesos.
  • Facilita la adquisición de clientes.
  • Genera alertas y notificaciones entre los participantes.
  • Permite la gestión de RQ y PQRS.
  • Aporta a la estandarización de procesos
  • Mejora la interacción con los clientes
  • Fortalecimiento del sistema de calidad.
  • Mejora del proceso de producción.
  • Facilita la gestión documental.
  • Garantiza ofrecer una experiencia del cliente integral.
  • Reducción de tiempo en la ejecución de las actividades.
  • Seguimiento de los indicadores claves de gestión.
  • Disminución de cuellos de botella
  • Comunicación eficiente entre áreas y colaboradores.
  • Ayuda al cumplimiento de las distintas legislaciones vigentes.
  • Restringe el acceso a la información: copias controladas, protección de datos, sistema de permisos.
  • Permite mayor alineación entre negocio y tecnología.
  • Racionaliza y optimiza la infraestructura IT.
  • Rápida implementación de nuevas estrategias de negocio.
  • Reduce la generación de documentación.
  • Provee resultados homogéneos y predecibles.
  • Aumenta la capacidad de análisis.
  • Permite adoptar otras tecnologías sin cambiar sus sistemas propios

Conoce los beneficios que tiene por industria

Conectar tu negocio a la metodología BPM sugiere optimizarle esa propuesta de valor en la que tanto has trabajado, al gestionar tus procesos obtienes mayor eficiencia y potencialidad que te harán destacar en tu sector. Conoce qué beneficios hay en las diferentes industrias:

Sector Retail

Adaptarse a los cambios que exige el mercado es un reto de todas las empresas, sobre todo, para esta. Transformarse  y responder a las demandas que los usuarios requieren, optimizando recursos, tiempos y procesos es tarea de BPM

Sector público

Las entidades públicas necesitan soluciones efectivas y eficientes, que brinden una buena experiencia al usuario con menos costos y mayores beneficios, es la característica.

Sector industrial

El mercado actual es competitivo, con la gestión de procesos de negocio esta característica es una ventaja y no una desventaja; transformar y optimizar los procesos es clave para adquirir el éxito que requiere en sus operaciones.

Sector salud, química, farma

Combinar la ciencia y la salud, con la experiencia y la tecnología es transformar tu organización, genera procesos mejorados, eficientes, lógicos y acordes con las necesidades de tus usuarios.

Sector transporte

Seguir la vía de la innovación propone procesos flexibles y exitosos. Fortalecer las relaciones y operaciones en productivas, rápidas y eficientes, son la tarea de una industria inteligente de la mano de la gestión de procesos de negocio.