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¿Cómo saber si es el momento para implementar RPA?

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Evelyn Agudelo

Escrito por Evelyn Agudelo

Descúbrelo para obtener una implementación exitosa

La era de la cuarta revolución industrial ha generado cambios en empresas de todo sector y la adopción de tecnologías como la automatización inteligente con RPA podría ser una prioridad por sus beneficios. Aunque esta evolución es inevitable, hay que tener ciertos requerimientos para su adopción. 

¿Crees que este es el momento indicado para que tu empresa inicie con RPA? Conoce si actualmente las actividades internas de tu compañía requieren ser automatizadas a través de las siguientes preguntas:

Diagnóstico empresarial para adopción de RPA

Lee los puntos que te compartiré a continuación y conoce si las tareas cumplen los requisitos para realizar una automatización adecuada:

1. ¿La tarea, los sistemas y/o aplicativos van a  cambiar en un corto o mediano plazo?

Si tu respuesta es:

Sí.
Te recomendamos continuar con la ejecución del proceso de forma manual. Ya que la tarea a automatizar debe tener estabilidad de ejecución igual o mayor a seis meses, además, este periodo de tiempo permitirá obtener un ROI favorable.

No.
Puedes adoptar la automatización con RPA. Es recomendable iniciar si las tareas y sistemas siguen siendo los mismos, así podrás asegurar los beneficios de la automatización a largo plazo y promover la implementación de más bots o de nuevas capacidades con inteligencia artificial.

2. ¿Durante el desarrollo de la tarea se presentan reprocesos, devoluciones y reclamos debido a errores operativos?

Si tu respuesta es:

Sí.
Es momento de adoptar la automatización. RPA disminuye un 100% los errores de ejecución como los de digitación, copia de información, actualización de datos, cargue y descargue de documentos, entre otros.

No.
Tienes la posibilidad de adoptar RPA. La disminución de error es solo una variable en la que esta tecnología puede beneficiar a tu compañía. La reducción de tiempos en tareas, la escalabilidad de TI, el control de fraude, la garantía de cumplimiento, entre otros beneficios, te brindarán una ventaja competitiva en tu sector. 

¿Tienes un espacio para hablar de RPA con nosotros? Te esperamos aquí para despejar cualquier duda que tengas. 

3. ¿Las horas que invierte el trabajador en la ejecución de las tareas representa más del 40% de sus horas disponibles semanalmente?

Si tu respuesta es:

Sí.
Es recomendable adoptar la automatización, los bots hacen automáticamente estas tareas con mayor velocidad. Esto permite que el colaborador invierta su tiempo en actividades que generan mayor valor. 

¿Sabías qué? Forrester en su estudio “El aumento de RPA impulsará niveles más altos de eficiencia comercial”, concluyó que RPA eliminó todas o la mayoría de las tareas cotidianas en el 49% de los empleados encuestados.

Además, indicó que el 92% de las empresas evidenció una mejora en la satisfacción de los empleados por esta automatización inteligente. 

No.

Hay posibilidad de adoptar RPA para potenciar las actividades de otra manera. Pero, ¿Para qué esperar que sea el 40%? Cada compañía tiene diferencias en sus procesos y en el margen de datos que manejan. Tienes la posibilidad de tener una asesoría personalizada a tan solo un clic.

4. ¿Las tareas están definidas bajo un proceso estandarizado?

Si tu respuesta es:

Sí.

Puedes iniciar con la automatización. Si las tareas tienen la secuencia de pasos definida, las reglas de negocio coordinadas y las fuentes de información identificadas, la adopción de RPA será más fácil de automatizar y tendrá un resultado exitoso. 

No.

El primer paso es definir y documentar las actividades a realizar. Determina una historia de usuario que refleje de forma sencilla cómo interactúa el cliente final en la ejecución de la actividad.

Te invitamos a leer Conoce cómo y cuáles son las etapas del levantamiento de procesos, también, podemos asesorarte sobre la estandarización de procesos. Conversa con Nicole en nuestro chat.

5. ¿Los aplicativos o sistemas permiten el uso de robots?

Si tu respuesta es:

Sí.

Puedes iniciar con RPA automatizando con algún captcha. De esta manera las plataformas que uses para realizar las tareas, guardar o gestionar datos, entre otras actividades, podrán ser modificadas o usadas por RPA.

No.

Es posible automatizar. Antes de iniciar con el proceso de adopción es importante habilitar el uso de bots para lograr la fase inicial de la automatización. Nuestro asesor especializado puede ampliarte esta idea. 

Diagnóstico de viabilidad para la adopción de RPA

Responde cada pregunta y al final recibe el resultado

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¿Las tareas que pretendes automatizar son realizadas de forma estandarizada y estricta?

¿Los sistemas con los que se interactúa durante la realización de las tareas son susceptibles de actualizaciones o cambios en el corto / mediano plazo?

¿Realizar las tareas de forma manual supone un efecto negativo?

Por ejemplo: Ingresar un valor no válido, digitar una cifra errónea, cargar archivos incorrectos, saltar un paso de validación.

¿Qué porcentaje de estandarización tiene la tarea?

¿Los aplicativos que usas permiten el uso de robots?

Recuerda que la automatización por Robots de software emulan el uso de un ordenador como si lo hiciera una persona. Así que a este robot se le pueden asignar usuarios, permisos y contraseñas.

¿Cuántas tareas debes realizar para cumplir una sola actividad?

Por ejemplo, para la generación de una póliza o solucionar una PQR se deben realizar diversas tareas, como carga de documentos (1), diligenciar formularios (2), enviar correos electrónicos (3), entre otras. Para este caso tendríamos tres tareas para lograr una actividad. Entonces, piensa en cuantas tareas se realizan al mes por el total de las actividades realizadas.

¿Las entradas de la tarea son digitales?

Por ejemplo: correos electrónicos, registros en una base de datos, archivos de ofimática. (Word, Excel, G sheets, entre otros)

¿Cuántas personas del área o equipo realizan estas tareas?

¿La iniciativa de adoptar RPA está pensada para tareas de un proceso misional?

¿La iniciativa de adoptar RPA promueve la satisfacción del cliente?

¿La iniciativa de adoptar RPA promueve el cumplimiento normativo?

Por ejemplo: Tareas que deben realizarse evitar multas, informes a Superintendencias o entidades regulatorias.

Diagnóstico para la adopción de RPA
Probabilidad baja de adopción

BAJA: Tu tarea debe cumplir con los requerimientos mínimos de automatización.

Te recomendamos adoptar RPA cuanto esta tecnología de automatización pueda potenciar la productividad y eficiencia a tu equipo en la realización de tareas manuales y operativas.

Además, te invitamos a leer "Importancia y etapas del levantamiento de procesos" para que tus procesos tenga la documentación y estandarización adecuada para incluirle tecnología inteligente de procesos. También puedes comunicarte con nosotros a través de nuestro chat para buscar la manera más acertada y personalizada para iniciar el camino hacia la automatización.

Probabilidad media de adopción

MEDIA: Estás en buen momento de automarizar y obtener beneficio de esta tecnología de automatización.

Llegó el momento de automarizar con RPA debido a que puede significar un gran potencial en la realización de tareas que actualmente ocupan recursos que pueden ocuparse para generar mayor valor a la compañía.

Te recomendamos visitar nuestro blog y conocer más información para llevar a cabo está adopción y te invitamos a conversar con nosotros a través de una videollamada donde puedas exponer tu caso y recibir información certera con base a nuestra experiencia y conocimiento. Puedes hacer de la automatización una realidad.

Probabilidad alta de adopción

ALTA: Tú y el equipo están en el momento más acertado.

Debes automatizar tu tarea lo más pronto posible, tus respuestas indican que RPA puede potenciar tu tarea en su totalidad. Te recomendamos leer nuestro blog para conocer de mejor manera la adopción.

Te invitamos a conversar con nosotros a través de una videollamada donde puedas exponer tu caso y recibir información certera con base a nuestra experiencia y conocimiento. Puedes hacer de la automatización una realidad.

En conclusión, ahora que tienes un diagnóstico más aterrizado sobre la adopción de RPA de manera exitosa podrás tomar una decisión más acertada para iniciar. 

Nosotros brindamos un servicio completo asegurando una automatización que cumpla con los estándares de calidad y satisfacción esperados. 

Te invito a leer nuestra receta para adoptar RPA, podrás conocer más sobre este proceso desde cero. 

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