Integración empresarial: Como identificar las aplicaciones desconectadas de tus procesos

La integración empresarial es el proceso de conectar diferentes sistemas, aplicaciones y procesos, con el objetivo de optimizar la eficiencia y productividad de un área o empresa. Su objetivo principal es unificar y centralizar las tareas que hacen parte de un proceso.

Hay varias razones por las que un área de trabajo o empresa presenta desconexión en sus plataformas, las más comunes en empresas de América Latina son:

• Necesidades específicas: una persona del equipo o una área de la empresa decide implementar sus propias aplicaciones para cubrir algunas necesidades específicas de su actividad.
• Limitaciones técnicas: las aplicaciones utilizadas por algunas personas del área son más antiguas o están diseñadas de manera diferente a las otras, lo que genera que las aplicaciones tengan fallas en la integración y se presenten desconexiones frecuentes.
• Problemas de presupuesto: la estimación limitada genera que las iniciativas de integración sean desaprobadas. Además, la falta de confianza de las empresas por tecnologías y proveedores dificulta el proceso de aprobación.
• Temor por el cuidado de datos: se toma la decisión estratégica de no integrar aplicaciones por preocupaciones de seguridad o a la necesidad de mantener un alto nivel de control sobre sus propios sistemas.
• Falta de comunicación: las personas trabajan de forma independiente. La falta de comunicación y coordinación puede provocar desconexiones en la empresa.

¿Te identificas con una o varias de las situaciones antes descritas?

Es momento de identificar las aplicaciones desconectadas y postularse para que sean evaluadas por un experto.

La identificación de aplicaciones aisladas en un proceso empresarial puede ser un desafío, ¿piensas lo mismo? 

Sin embargo, hay ciertos signos que pueden indicar que las aplicaciones pueden estar desconectadas:

• Presencia de datos duplicados o inconsistentes en diferentes aplicaciones: si los datos no están sincronizados correctamente entre diferentes aplicaciones, puede indicar que las aplicaciones no están integradas adecuadamente.
• Necesidad de ingresar manualmente datos en diferentes sistemas: si los empleados necesitan ingresar manualmente la misma información en varias aplicaciones, puede ser una señal de que los sistemas no están integrados adecuadamente. Además, la necesidad de ingresar manualmente datos puede llevar a errores y retrasos en el procesamiento de la información, lo que puede afectar negativamente la eficiencia y la productividad de la empresa.
• Las aplicaciones se han agregado gradualmente a lo largo del tiempo: Lo que ha resultado en una serie de aplicaciones aisladas que no se comunican entre sí. Esto puede generar ineficiencias y procesos lentos que obstaculizan el crecimiento empresarial. 

Al evidenciar que la desconexión de las plataformas es uno de los retos más relevantes en las áreas de las empresas de Latinoamérica, hemos construido una Herramienta Especializada que te permitirá a ti y a tu equipo de trabajo identificar las aplicaciones desconectadas y conocer el estado de integración de tu proceso. 

Sigue las instrucciones de diligenciamiento o escúchalas aquí. Identifiquemos en conjunto las aplicaciones de tu proceso que están desconectadas. 

1. Analiza con tu equipo el proceso que desean evaluar. 
2. Nombra la hoja como el proceso elegido con tu equipo.
3. En la celda C4 escribe también, el nombre del proceso. 
4. En la columna B escribe las tareas, es decir, el paso a paso que conforma la ejecución del proceso. Desde el primero hasta el último. 
5. En la columna C escribe las herramientas de software que usas para ejecutar cada tarea. 
6. En la columna D escribe la manera en que se realiza la tarea, el tiempo invertido.
7. En la columna E califica la integración según los parámetros descritos en el documento. 
8. Al diligenciar la totalidad de tareas, dirígete a la celda I11 y describe el puntaje total de Integración del proceso.
   
   Si tu puntaje corresponde a 1 o 2, te aconsejo compartir tu documento con nuestra asesora especializada Nicole.Roman@trycore.com.co.
   Al conocer tu proceso y sus necesidades te acompañará en la identificación de una solución que se ajuste a tu proceso, presupuesto y normatividad interna.
   
   Si tu puntaje corresponde a 3, la integración de tu procesos es óptima. Te aconsejo verificar si puedes automatizarlo a través de RPA.

A través de este ejercicio ágil, lograrás identificar la ‘salud de integración’ de tu proceso, los puntos de desconexión y un mapeo de su ejecución. 

Esta identificación es el punto de partida para que los procesos de tu área sean ejecutados de manera más ágil, lo que permitirá administrar las operaciones, ahorra tiempo y costos, conectar con clientes y proveedores, facilitar la toma de decisiones, mejorar la seguridad en la transferencia de datos y asegurar una actualización de información en tiempo real.