Guía rápida sobre cómo elegir un proceso para ser automatizado con RPA

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¡Hola, estamos de vuelta!

Regresamos para hablar algo ‘básico’ pero importante, sobre todo si vas a comenzar a automatizar tus procesos con RPA. ¿Cómo elegir un proceso para automatizar? es una pregunta que posiblemente te harás. Aquí te respondemos a eso y a cualquier duda que pueda surgir. De antemano te pedimos que, si sabes de algún otro factor a tener en cuenta o tengas alguna pregunta nos los dejes en comentarios.

Estas buenas prácticas para elegir los procesos a automatizar, han sido basadas en la experiencia de nuestros aliados en RPA, como Rocketbot. Ahora que sabes eso, iniciemos.

Índice de contenidos

Selecciona los procesos a automatizar

1. Prioriza los procesos a automatizar mediante un RPA 

Existe una serie de enfoques que debemos tener en cuenta para elegir o priorizar los procesos. No solo para los beneficios que ya conocemos, sino además para obtener el ROI que esperamos. Te los comparto a continuación:

  • Mejora de la experiencia y los ánimos de los colaboradores o empleados (como les llames)
  • Racionalización de los procesos críticos de la misión
  • Incremento de la satisfacción de tus clientes
  • Garantizar el cumplimiento normativo
  • Ahorro de horas manuales y reutilización del tiempo de los colaboradores 
  • Mejora de la calidad mediante la reducción de errores

Si utilizas estos criterios en forma de matriz podrás obtener un puntaje clasificatorio de procesos a automatizar.

2. Evaluar antes de elegir qué procesos automatizar

Los siguientes criterios son los que deberían estar en tu mapa al plantearte qué procesos automatizar: 

  • Eficiencia de la operación, que incluiría, por ejemplo, mejorar la velocidad de respuesta en términos de días a horas, de horas a minutos.
  • Reduce el porcentaje de errores, como, por ejemplo, que la información que extraes de X a X sea la correcta.
  • Escalabilidad, contempla la capacidad de duplicar y/o aumentar la capacidad.

a. Costos asociados del proceso

Construir robots trae consigo costos según el tipo de robot que vayas a automatizar. Los dividimos en Baja, Mediana y Alta Complejidad. 

El nivel de complejidad está basado en cuánto dinero empleamos y/o invertimos. Es decir, a mayor complejidad, más dinero en horas hombre. Factor importante al medir el ROI, recuérdalo. 

Con este cuadro podrás evaluar cada proceso detalladamente según su calificación

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b. Intensidad laboral y escala

Conoces realmente ¿cuántos empleados realizan el proceso manualmente y cuál es el requisito de escala? Califícalo con 1 volumen bajo o 1 no repetitivo; o 10 volumen alto y 10 muy repetitivo.

c. Volumen y repetitividad

Pregúntate ¿cuál es el volumen de transacciones dentro del proceso y cuál es el nivel de repetitividad de las tareas? califícalo también por volumen: 1 volumen bajo o 1 no repetitivo; o 10 volumen alto y 10 muy repetitivo.

d. Disponibilidad de entrada

Es importante saber: ¿se digitalizan las entradas (fuente de datos) para el proceso a fin de ser automatizadas? Si no es así, se requeriría un paso adicional antes de RPA. Calificados teniendo en cuenta las entradas de papel. 1 Entrada de papel y 10 totalmente digitalizado.

e. Definición del proceso

Algo vital es: ¿está bien definido el proceso? ¿se pueden documentar fácilmente todos los escenarios lógicos? Si no, tenemos que construir un mecanismo robusto de manejo de excepciones. Calificalo en un rango de 1 a 10. 1 si no está definido y 10 si está bien definido. 

f. Riesgo y alineación

Conoces ¿cuál es el nivel de riesgo asociado con el proceso? ¿es la intervención manual imprescindible para ofrecer una mejor experiencia al cliente? Califica 1 para riesgo alto y 10 riesgo bajo.

g. Relevancia estratégica

Ya conoces ¿cuál es la importancia estratégica del proceso que puede evitar que se externalice?, de ser así ¿cuáles son las posibilidades de que el proceso se externalice? Califica 1 con alta probabilidad y 10 baja probabilidad. 

h. Probabilidad de actualización

¿Has pensado en actualizar? Es importante que te preguntes si ¿el sistema subyacente / de soporte está programado para una actualización / reemplazo en un futuro cercano? Califica 1 para muy probable y 10 para poco probable

i. Dependencias y restricciones

¿Cuál es el nivel de dependencias o restricciones que impedirían la obtención de beneficios (por ejemplo, restricciones con la obtención de beneficios de personal)? Califica con 1 No muy bueno y con 10 para Genial

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Análisis sobre la complejidad según el tipo de proceso

Estas categorías de procesos, están ligadas a los primeros ítems que te contamos de cómo priorizar tus procesos. Queremos profundizarlo para que comprendas mucho mejor cómo medir el impacto y la complejidad de tus procesos

Según la Matriz BCG, podemos categorizar estos procesos.

  1. Pro. Perro: procesos de alta complejidad y bajo impacto. Rentabilidad baja, por lo que generalmente no se automatizan. 
  2. Pro. Interrogantes: procesos de baja complejidad y bajo impacto. Se discute si se automatizan o no.
  3. Pro. Estrella: alta complejidad, alto impacto. También se pueden denominar procesos core. “Su automatización podría significar nuevos modelos de negocio, adquisición de clientes, entre otros”. 
  4. Pro. Vaca: baja complejidad, alto impacto. Nos permiten generar victorias tempranas con beneficios monetarios a corto plazo. 

En ese sentido, los ideales según Rocketbot, en orden son: 

  • Pro. vaca a corto plazo: hacer entre 3 a 7 proyectos antes de pasar al siguiente tipo de proceso. 
  • Pro. Estrella a mediano plazo: ya tenemos mayor experiencia con los procesos a corto plazo.
  • Pro. Interrogantes a largo plazo: preferiblemente dejarlos para el final.
  • Pro. Perro: evita hacerlos. 

Lo que SÍ hay que automatizar 

Para elegir que debemos automatizar hay que medir:

  • La complejidad del proceso: que implica la cantidad de reglas de negocio y excepciones, estructura de los datos, cantidad de transacciones, sistemas usados y el uso de otras herramientas cognitivas.
  • El impacto: económico, eficiencia, experiencia al cliente, escalabilidad, en la calidad de datos y la disponibilidad de estos para consumo. 

En este paso te sugerimos ubicarlos en una matriz, tipo BCG que te permita tener una lectura más fácil de los factores anteriores; en términos de complejidades. Alta complejidad, poco impacto. Baja complejidad, alto impacto. 

En pocas palabras debemos apuntarle a procesos de baja complejidad y alto impacto. 

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¿Por qué es importante elegir bien los procesos a automatizar?

Las primeras y más importantes preguntas que surgen al iniciar son: automatizar procesos complejos, no complejos; procesos de apoyo o core. 

Es importante elegir los procesos automatizar, ya que las empresas solo están automatizando lo que pueden. Preguntarás qué tiene de malo. La razón es que las licencias de plataformas RPA reconocidas, o demasiado ‘robustas’ cuestan más o alrededor de los 35,000 dólares. Algo así como $136,890,950 millones de pesos en Colombia. 

Imagínate. Una importante inversión que pone en un reto superior el obtener una cifra positiva en el ROI.

Es por eso que, si vas a elegir una plataforma RPA, te recomendamos que sigas los anteriores consejos para que no te ocurra esto.

A modo de cuña te contamos que con Rocketbot, “una empresa puede partir teniendo: robot + orquestador por $6,900 dólares”. Mucho más económico e igual de poderoso en comparación a los 35,000 dólares que se requieren con otras herramientas. Pregúntanos cual es esta oferta valiosa. 

Es por esto que adquiriendo estas plataformas ‘robustas’, la única forma de obtener un ROI es que los procesos elegidos tengan una alta participación de colaboradores. Significa que un proceso que involucre mínimo 7 personas para que sea rentable. (Esto lo mencionamos un poco en nuestro artículo y lo explicamos con un ejemplo, ve a leerlo Escalar RPA correctamente). 

¡Automatiza!

Si has seguido nuestros consejos hasta aquí, como el de graficar los procesos en una matriz, ya podrás tener idea de qué procesos automatizar. El consejo de expertos es que tomes decisiones que entreguen victorias tempranas, sobre todo si estás iniciando. Esto permitirá tener mayor confianza y aprendizaje en tu camino hacia la Hiperautomatización o un Centro de Excelencia RPA. 

¡Ahora sí! Sácale provecho a una licencia de automatización. 

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