Consejos para adaptar, medir y escalar tu automatización RPA

Crear espacios de evangelización de la tecnología: dirige espacios de charla e invita a las personas que trabajen con RPA para que compartan el objetivo de la automatización y sus impactos como: la disminución de estrés laboral y de trabajo agotador y repetitivo, y la posibilidad de ascenso y de asumir retos profesionales y retantes. Enfatiza en compartir con tu equipo que los asistentes serán una ayuda para ellos y que su objetivo es ajeno a reemplazarlos.

Perfilar al bot como un asistente virtual: al inicio cuando se habla de “robots”, muchas personas suelen creer que son humanoides o brazos mecánicos que se sentarán junto a sus escritorios; sin embargo, cuando hablamos de asistentes virtuales la impresión puede ser más positiva. Te aconsejamos “humanizar” en buen sentido al bot, para hacerlo, puedes bautizarlo, algunos de nuestros clientes han usado nombres como Jarvis, Robotina y Bender, el de nosotros es Tony Bot.
El potencial de RPA va más allá de hacer tareas repetitivas, compártele a tu equipo su capacidad para generar reportes de gestión para la toma de decisiones, plantear nuevos alcances empresariales, obtener nuevos clientes, alcanzar nuevos mercados, entre otros logros representativos.

Promover campañas internas: cuando las personas de tu equipo conozcan el impacto del asistente virtual y el resultado de la medición de los objetivos cumplidos por RPA, crea espacios de promoción para que surjan ideas de adopción de otros asistentes virtuales.
Puedes analizarlas a través de nuestro diagnóstico RPA, en el que podrás conocer si dichas tareas ya están perfiladas para automatizar.

Dirige a tu equipo para supervisar a los asistentes virtuales: comparte con las personas que son beneficiarias de la automatización su misión para revisar, ajustar y comunicar los registros en los que haya novedades. Su gestión también se centrará en analizar y plantear la mejora de los procesos.

Aumento de precisión: RPA mitiga los errores humanos, pero ¿en qué porcentaje? Para identificarlo te recomendamos:

• Mide la cantidad de trabajo que normalmente debe corregirse debido a un trabajo humano.
• Mide la cantidad de trabajo que debe corregirse al implementar el asistente virtual.
• Compara la cantidad de trabajo corregido por personas y bots, identifica la situación que ocasiona el retroceso en el asistente y analiza la manera adecuada para corregirla.
  Recuerda, menos retrocesos=menos tiempo y dinero invertido.

Adaptación de las personas de tu equipo con el asistente virtual: puedes medir el grado de compromiso y aceptación de tu equipo con RPA a través de:

• Satisfacción: realiza encuestas en las que le preguntes al departamento que trabaja con el asistente virtual, su perspectiva sobre los cambios en su rol, las cargas de trabajo que han liberado o que consideran que han adquirido y los retos que ahora asumen.
• Retención: compara la rotación previa a la automatización, con los que hay después de mínimo un mes de su adopción. Recuerda que el periodo de medición de tiempos del antes y después de RPA debe ser la misma.

Tiempo de ejecución: analiza el rendimiento que tiene el asistente virtual al participar en un proceso completo o en compañía de las personas, para lograrlo debes comparar la velocidad de la ejecución de los procesos antes y después de adoptar RPA.

Herramientas reemplazadas: crea un inventario de las herramientas que usabas para realizar el proceso antes de automatizarlo y aproxima los costos de cada una, por ejemplo, licencia, mantenimiento, desarrollo y capacitaciones; posteriormente, crea el mismo inventario con RPA, compara y analiza la manera de recortar los costos.

ROI: con el retorno de la inversión de la automatización, puedes identificar su rendimiento y concretar el plan y presupuestos para implementar nuevas iniciativas de RPA. Esta medición hará más fácil escalar a otros tipos de procesos y facilitará las nuevas inversiones, debido a la confianza previa de que esto permitirá un buen retorno.

Comprueba su funcionamiento y mejora: antes de escalar esta tecnología es de suma importancia que conozcas su rendimiento para tener una propuesta más asertiva en su crecimiento.
Analiza las novedades que genera el bot o las falencias que puede presentar en la ejecución de los sistemas, con base en esta información puedes proponer soluciones y asegurar una automatización óptima para escalar.  

Fortalece el impacto de RPA: el objetivo inicial de la automatización se puede potenciar, cuando detectas que tu asistente se puede encargar de más actividades tienes la posibilidad de agregar nuevas funcionalidades.
También, si el proceso presenta novedades el bot tiene la posibilidad de ajustar su automatización.
Es importante que cada cambio o actualización sea reportada con el departamento encargado para que el asistente funcione con normalidad.

Verifica la integración y capacidades complementarias: los asistentes virtuales trabajan con otros sistemas y aplicaciones, en un inicio, se pueden relacionar con las plataformas usadas por un departamento y posteriormente ampliar su alcance.
Cuando evidencies que RPA automatizará otros procesos, considera sus capacidades de integración con los sistemas que trabajará y también, con los que consideres que podrá tener relación en un futuro.

Complementa su alcance: RPA es versátil y puede servir como un asistente virtual para otras tecnologías. Por ejemplo, puede participar en la orquestación de los procesos de BPM, también, en los de la hiperautomatización, que lo hace partícipe en procesos e2e junto a la Inteligencia Artificial, el Machine Learning, entre otras tecnologías.

Para aumentar tus posibilidades de éxito en la automatización, verifica las capacidades de las extensiones de software RPA disponibles y alinéalas con sus requisitos y objetivos.