¿Cómo automatizar la gestión los registros, documentos y archivos en tu área de trabajo? Caso de uso con RPA

La preparación adecuada es esencial para garantizar una transición exitosa hacia la automatización de la gestión de registros, documentos y archivos en el área de trabajo de una empresa. La planificación cuidadosa y la colaboración entre los equipos de TI y los departamentos relevantes son fundamentales para el éxito de este proceso.

• Identifica procesos críticos, que involucran la creación, recepción, almacenamiento o manipulación de registros y documentos. Comprende a fondo cómo funcionan estos procesos y cuáles son sus flujos de trabajo.

• Evalúa la tecnología actual, revisa la infraestructura tecnológica actual de tu área, incluyendo sistemas de gestión de documentos, bases de datos, herramientas de colaboración, y cualquier otro software relacionado con la gestión de documentos. Asegúrate de que estos sistemas sean compatibles con la automatización o estén listos para integrarse con soluciones de RPA.

• Establece objetivos claros para la automatización, como la reducción de errores, la aceleración de los flujos de trabajo o la mejora en el acceso a la información. Define también los requisitos específicos que deben cumplir las soluciones de RPA.

• Selecciona soluciones de RPA: selecciona una plataforma de RPA adecuada para las necesidades de tu empresa. Asegúrate de que la solución elegida pueda automatizar los flujos de trabajo y procesos de documentos de manera eficiente y segura.
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• Capacita a tu equipo: proporciona capacitaciones en RPA para que tu equipo comprenda cómo funcionarán los robots y cómo pueden interactuar con ellos. Esto incluye a aquellos que participan en la gestión de documentos y registros.
  Te compartimos consejos aquí para lograrlo.

• Revisar políticas y regulaciones: asegúrate de que las políticas de retención de documentos y las regulaciones aplicables se adapten a la automatización. Esto puede incluir ajustes en la duración de retención, medidas de seguridad y auditorías.

• Comunícate con un equipo experto para automatizar con RPA: trabaja con nuestra colaboración para diseñar flujos de trabajo automatizados que se adapten a tus procesos de gestión de registros y documentos.
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• Implementa gradualmente RPA: comienza la implementación de la automatización de manera gradual en lugar de hacerlo en todos los procesos a la vez. Esto permite aprender de la experiencia y realizar ajustes según sea necesario.

• Establece un sistema de seguimiento y monitorización: evalúa el rendimiento de los flujos de trabajo automatizados. Realiza mejoras y ajustes continuos a medida que se obtiene retroalimentación y surgen nuevas necesidades.

Es una herramienta que se caracteriza por simplificar y mejorar la gestión de registros y documentos al tener la capacidad de automatizar y simplificar tareas, mejorar la eficiencia, la precisión y la productividad.

Esta tecnología de software es tan flexible que se puede usar en tareas de todos los sectores y todas las áreas, y en ese orden de ideas, también funciona como una tecnología para gestionar a tiempo los registros, documentos y archivos de tu área.

El desarrollo de uno asistente virtual tiene el alcance de tu necesidad. Para dicha gestión las aplicaciones más comunes de RPA en las áreas de trabajo para gestionar registros, documentos y archivos se enfocan en interactuar con plataformas, manejar datos estructurados y enviar informes sobre el resultado de la automatización. 

• Captura de documentos: escanea y captura documentos en papel o digitales desde diversas fuentes, como correos electrónicos, sistemas de almacenamiento, escáneres, portales web o incluso fax.
• Clasificación y organización en categorías específicas: a través de reglas predefinidas y algoritmos identifica el tipo de documento, como facturas, contratos, informes, etc. Los documentos se organizan en función de estas categorías.
• Extracción datos relevantes de los documentos: toma los datos más usados como fechas, nombres, números, o cualquier otro. Esto se realiza mediante técnicas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y procesamiento de lenguaje natural (NLP).
• Indexación y etiquetado: una vez que los documentos se han capturado y la información relevante se ha extraído, RPA puede indexarlos y asignar etiquetas que facilitan su búsqueda y recuperación. Esto garantiza que los documentos estén debidamente identificados y relacionados con la información clave.
• Almacenamiento y gestión de documentos electrónicos: almacena documentos de manera organizada en sistemas de gestión documental (DMS) o sistemas de gestión de contenido (ECM), asegurando su fácil acceso y preservación a largo plazo.
• Flujos de trabajo y procesos automatizados: puede generar notificaciones o alertas cuando se requiere la revisión de un documento, o puede iniciar procesos de aprobación y revisión de documentos de forma automatizada.
• Recuperación y acceso rápido: buscar documentos en función de palabras clave, fechas, etiquetas u otros criterios, lo que facilita el acceso rápido a la información necesaria.
• Cumplimiento y seguridad: se puede configurar para aplicar políticas de retención y cumplir con regulaciones específicas, garantizando que los documentos se gestionen de acuerdo con las normativas. Además, puede aplicar medidas de seguridad, como el cifrado, para proteger la información sensible.
• Auditoría y registro de actividades: mantiene un registro detallado de todas las acciones realizadas en la gestión de documentos, lo que facilita la auditoría y la trazabilidad de las operaciones.

Las empresas que gestionan sus documentos con RPA han logrado:

• Disminuir en un 85% el tiempo de ejecución en tareas como búsqueda y clasificación de documentos, extracción de datos, procesamiento de documentos en volumen y recuperación de la información.
• Eliminar la posibilidad de error en un 100%, su precisión en la gestión de documentos, registros y archivos es perfecta debido a que sigue reglas e instrucciones predefinidas y válida y verifica automáticamente los datos con los que interactúa.
• Escalar su alcance según su necesidad, puede aumentar o disminuir las operaciones al adaptarse a la carga de trabajo según sea necesario.
• Fortalece en un 95% la seguridad en la información al cifrar datos, gestionar credenciales, identificar actividades sospechosas, supervisar y controlar actualizaciones y evaluar riesgos y notificar riesgos.

 

El sector de la construcción se caracteriza por la realización de una amplia variedad de procesos, algunos de los cuales pueden ser altamente repetitivos y propensos a errores. Uno de estos procesos críticos es el relacionado con la entrega de inmuebles, que implica la firma y gestión de documentos por parte de las partes involucradas.

Uno de los asistentes virtuales que opera en una importante empresa del sector construcción gestionó la entrega de la documentación en su proceso de ventas. 

Nuestro equipo comercial nos explica la función del asistente virtual y su impacto en el área de entrega de proyectos.

 

¿Qué hace el bot?

El proceso comienza con la entrega de inmuebles, que conlleva una documentación que debe ser firmada por todas las partes involucradas. Aquí es donde entra en juego el asistente digital habilitado por RPA. Este asistente se encarga de poner en disposición la documentación y se integra con aplicativos como ERPs (Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) y Microsoft Dynamics, dos herramientas ampliamente reconocidas en el sector de la construcción.

Paso a paso de la automatización

1. El asistente extrae los documentos necesarios y los pone a disposición de los compradores de las viviendas. Esto facilita la diligencia y firma de los campos requeridos.
2. Una vez que los documentos han sido firmados y enviados por correo electrónico por parte de los compradores, la constructora los recibe.
3. Posteriormente, RPA realiza una validación exhaustiva para garantizar que los documentos estén correctamente diligenciados por el comprador.
4. Una vez confirmada la validez de los documentos, el asistente procede a cargarlos nuevamente en los aplicativos correspondientes.

¿Qué resultados tuvo en la empresa de construcción al gestionar la documentación de entregas?

• Automatización y eficiencia: extrae documentos y los pone a disposición de los compradores de viviendas, acelerando el proceso y garantizando una gestión más rápida, lo que satisface las necesidades de gestión oportuna.
• Integración con sistemas: RPA se integra con aplicativos como ERPs y Microsoft Dynamics, garantizando la disponibilidad inmediata de información y documentos en sistemas relevantes, lo que asegura un registro y almacenamiento adecuado.
• Validación precisa: válida los documentos de manera exhaustiva, asegurando su diligenciamiento correcto por parte de los compradores, evitando errores humanos y correcciones posteriores.
• Cumplimiento y seguimiento: asegura la consistencia en el seguimiento de procedimientos al automatizar la verificación y carga de documentos en aplicativos correspondientes, esencial para cumplir regulaciones legales y mantener registros precisos.
• Gestión del flujo de trabajo: administra el flujo de trabajo de principio a fin, desde la entrega de inmuebles hasta la validación de documentos y su carga en sistemas, garantizando una gestión coherente y oportuna de registros, documentos y archivos en todas las etapas del proceso.

¿Cuál fue el proceso que siguió la constructora para adoptar este bot?

El proceso se inicia cuando la empresa reconoce la necesidad de automatizar un proceso específico.

Luego, realizamos un levantamiento exhaustivo de información para comprender completamente el proceso y las necesidades.

Después, nuestros desarrolladores, certificados en RPA, trabajan en el desarrollo de la solución.

Se realizan pruebas y aseguramiento de calidad para garantizar que se cumplan tanto las necesidades del negocio como los estándares de calidad del mercado.

¿Cómo se integraron las personas a trabajar con el asistente virtual?

La adopción del asistente virtual fue bien recibida. Las personas que antes realizaban tareas repetitivas se sintieron aliviadas al poder dedicar más tiempo a actividades que generan valor y que les permiten enfocarse en solucionar problemas y plantear nuevas estrategias.

 

¿RPA es una tecnología que puede ayudar a las empresas de cualquier sector a destacarse y a prepararse para futuras necesidades del mercado?

Definitivamente, RPA es una solución que puede brindar una ventaja competitiva en el mercado actual. Permite la automatización de tareas repetitivas y el enfoque en actividades que generan valor. Además, su rápida implementación y retorno de inversión hacen que sea una elección estratégica para las empresas que desean mantenerse ágiles y preparadas para futuros desafíos.