BPM y RPA: ¿Automatización de procesos? lo que debes saber para empezar

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Escrito por Evelyn Agudelo

Mucho se habla sobre la automatización de procesos y su repercusión en las empresas. La nueva era empresarial gira en torno a estrategias de crecimiento potencializadas por las nuevas tecnologías. 

La reducción de costos y fallos, el aumento de productividad-competitividad y el ahorro de tiempo, son algunos de los beneficios que trae consigo la automatización. 

Los líderes empresariales buscan evolucionar en su sector y ser más eficientes en sus labores. Si eres uno de ellos es muy importante que conozcas esta temática para aplicarla en los modelos de negocios de tu empresa. 

Esta tecnología racionaliza, optimiza y automatiza los procesos clave que impulsan una organización con el fin principal de reducir costos. La automatización está integrada por aplicaciones que reducen la mano de obra (sin reemplazar a tus colaboradores), agiliza el tiempo de ejecución de las actividades y sustituye los procesos manuales con procesos de software.  

La implementación de la automatización se puede lograr a través de los niveles:

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La automatización inteligente de procesos principalmente fusiona dos protagonistas claves para su rendimiento: la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) y la Automatización Robótica de Procesos (RPA).

RPA: tecnología de software regida por una lógica empresarial e insumos estructurados, se usa para automatizar tareas dentro de un proceso empresarial. Los bots captan e interpretan datos y aplicaciones para:

  • Procesar transacciones
  • Manipular datos
  • Generar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales.

La automatización que logra RPA es de alto volumen lo que permite su eficacia.

BPM: esta disciplina corporativa optimiza los procesos de las organizaciones. Racionaliza los procesos empresariales para aumentar la eficiencia y el valor, identifica las áreas de mejora y la construcción de soluciones, analiza a profundidad los procesos que están operando. Ofrece un enfoque integral de la gestión de complejos procesos empresariales de extremo a extremo y permite a través de software de gestión de procesos combinar diversas tecnologías, como RPA.

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Con Rocketbot puedes iniciar con una automatización RPA personalizada de acuerdo a tus necesidades.

No necesitas tomar la decisión para escoger que tipo de automatización implementar. RPA y BPM se complementan, su trabajo conjunto añadirá valor a tu compañía, beneficiando la operación de negocio (procesos) y ofreciendo mejores experiencias (servicio al cliente). 

Así podrás entender cómo se complementan: 

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¿Cómo iniciar con RPA si tengo BPM?

La respuesta a esta pregunta parte de la premisa: RPA extiende y mejora el propósito esencial de BPM.

BMP mejora los procesos y permite su automatización. Los flujos de trabajo son creados con BPM y RPA trabaja dentro de estos para ejecutar tareas de automatización específicas.

Si en tu empresa ya cuenta con una solución iBPMs te comparto el camino para iniciar con tu RPA:

  • Identifica los procesos que puedes optimizar adoptando la automatización RPA

    BPM ya conoce el funcionamiento y rendimiento de los diversos procesos de negocio, identificando cuellos de botella, indicadores y otros actores como: reglas, hojas de trabajo, formatos y procedimientos manuales. RPA brinda su apoyo automatizando las tareas que dentro del proceso toman mucho tiempo, su posibilidad al error es costoso y se realiza de forma repetitiva. RPA puede significar un aumento en la velocidad del negocio, gracias a que los procesos bien entendidos y documentados le permiten iniciar de la mejor manera.

  • Conecta sistemas heredados modernos con BPM y RPA

    BPM se basa en sistemas subyacentes complejos, en ocasiones, con cargas heredadas que llevan a cabo funciones críticas, que requieren intervención humana. RPA, al integrarse, automatiza esas tareas manuales y repetitivas, por ejemplo, la extracción, transferencia y procesamiento de datos.
    BPM crea las conexiones digitales entre aplicaciones móviles y los sistemas TI, RPA ejecuta acciones específicas de movimiento de datos.

  • Implementa y desarrolla RPA con respuesta al cambio

    Los bots de RPA se pueden configurar por técnicos o personas con poca experiencia en el ámbito desarrollador, lo que crea una expectativa acertada para las organizaciones que tengan como objetivo implementar soluciones de automatización de manera rápida y eficaz. Es importante que conozcas las diversas cualidades de las plataformas de RPA que te permitan lograrlo. Conoce un comparativo aquí.

Así podrás iniciar con la automatización RPA para fortalecer los procesos de BPM.

¿Quieres saber más sobre la adopción de RPA? Te invitamos a conocer si las tareas de tu empresa están listas para ser automatizadas aquí. 

¿Cómo iniciar con BPM si tengo RPA?

Si tu empresa ya cuenta con una plataforma de RPA, te comparto la ruta para adoptar BPM. 

Antes de eso, es importante que logres definir un proceso de negocio en el que la mayoría de proyectos de RPA puedan estar involucrados. Para eso define muy bien el proceso. Te recomendamos la siguiente lectura donde podrás conocer paso a paso cómo hacerlo. Importancia y etapas del levantamiento de procesos

  • Identifica las actividades que tienes automatizadas con RPA

    Realiza un inventario de las actividades que se ejecutan de forma automatizada con RPA. Esto te permitirá identificar patrones de similitud de acuerdo a sus actividades, logrando integrar estos Robots dentro de un solo proceso de inicio a fin.

  • Clasifícalas a partir de procesos

    Una vez identificadas estas actividades, asócialas a un proceso de negocio en donde puedan ocupar un lugar dentro del flujograma e interactuar con los demás elementos del proceso.

  • Crea una ruta de ejecución

    A través de este flujograma podrás visualizar el proceso que orquesta BPM y distinguir como intervienen las actividades hechas por RPA. Con esta secuencia, se conectan los sistemas y también las actividades humanas, que conforman un flujo de proceso de extremo a extremo.

  • Genera excepciones en las reglas de RPA con BPM

    Los bots de RPA realizan de forma estricta los pasos para automatizar, sin embargo, si existieran condiciones o excepciones dentro del proceso, BPM las controla y maneja, incrementando la precisión de la automatización de inicio a fin (e2e).

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Conclusión

Ahora que conoces más sobre la automatización inteligente de procesos, tienes un panorama más amplio sobre las tecnologías que revolucionan las empresas. 

Te ofrecemos un servicio adecuado para las necesidades de tu empresa. Potencializamos los procesos internos a través de la implementación de las tecnologías de automatización. Llegó el momento de evolucionar tu compañía.

Si tiene un caso de negocio o un proyecto que busque integrar estas tecnologías, separa un espacio con nuestros asesores especializados para conversar sobre esto. 

¿Tienes una idea sobre como aprovechar esta tecnología?

Contáctanos y nuestro equipo te ayudará a construir el mejor Caso de Negocio para evaluar el beneficio, el costo y el riesgo de implementarla.

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