Guía para elegir un software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM) – Parte II

Escrito por Connie Vargas

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Identificar la etapa de madurez de tu organización permitirá que adoptes soluciones de negocio según tus necesidades. En la primera parte de nuestro artículo te mostramos qué debería tener la herramienta BPM y su relevancia en la transformación digital de hoy en día. Si no lo has leído nuestra guia para elegir una plataforma para la gestión de procesos de negocio, ¡vamos primero allá!

Si por el contrario, ya lo leíste sigue leyendo y encontrarás una descripción especifica según el nivel de madurez de tu organización.

¿En qué etapa de madurez está tú organización?

  • Baja: el enfoque de tu organización se encuentra en el análisis y diseño de modelos de procesos. Estas requerirán una herramienta especialmente para capturar procesos y hacerlos para uso de los empleados. De esta manera, el apoyo para la capacitación de tus colaboradores es fundamental en este momento.
  • Media: las cuales se basan en modelos de procesos ya existentes. Aquí la organización buscará una comprensión mucho más profunda entre estos. Así mismo, es importante conocer si son procesos que se ejecutan de la forma más eficiente, nosotros llamamos a este proceso de optimización de procesos y mejor continua”. Este nivel tiene un enfoque guiado hacía el seguimiento y evaluación. Contáctanos para contarte cómo puedes incrementar la eficiencia dentro de tu organización.
  • Alta: aquí el manejo de indicadores clave será el más importante. Estas organizaciones requieren monitoreo de información en tiempo real. Que puede ser usado para brindar reportes detallados, identificación de cuellos de botella y simulaciones predictivas. Así puedes evitar desencadenar eventos no deseados permitiendo a la empresa reaccionar instantáneamente.

En Trycore, creemos que en este nivel es importante que cada usuario tenga una vista personalizada sobre el rendimiento de los procesos. Pues el usuario, el administrador de TI y el usuario de negocio son los encargados de velar por el cumplimiento y rendimiento de cada indicador. Para esta fase contamos con diversas soluciones que permiten hacer estos pasos de manera efectiva y eficiente. Siempre ofreciendo una excelente experiencia de usuario.

Escenarios

  • Escenario general: en este todos los criterios deben examinarse equitativamente, pues este escenario supone una organización que no tiene preferencias particulares hacia un BPMS
  • Servicio y soporte: la empresa implementadora hace énfasis en el servicio y soporte que el proveedor proporciona. Las organizaciones pequeñas o con menos experiencia en el tema podrían preferir este escenario ya que pueden depender del ‘know-how’ externo.

Regularmente en el mundo del desarrollo de software hay modelos de fábrica de software que te permitirán dejar en manos de expertos la operación técnica que demanda la implementación de un BPMS. Si crees que tu organización está en este nivel, contáctanos para contarte cómo puedes beneficiarte de nuestra fábrica de software y capital humano especializado.

  • Escenario sensible a los costos: este escenario supone una empresa muy rentable. Las preferencias en este escenario se distribuirán equitativamente entre todos los criterios que no están relacionados.

Criterios de selección:

Conocer los criterios de selección según el nivel de madurez de tu empresa proporciona una sagacidad para la elección de una BPMS. Si identificas en qué posición te encuentras, podrás darles respuesta a tus necesidades operativas con el software indicado. Puedes, con ellas, realizar tu check list para encontrar la mejor herramienta para gestionar tus procesos de negocio.

Requisitos si estas en un nivel bajo de madurez:

  • Capacidad para mostrar modelos de procesos (por ejemplo, en un portal web)
  • Alcance de la oferta del proveedor
  • Número de consultores asociados que distribuyen la herramienta.
  • Disponibilidad del modelo de referencia ITIL v2 (biblioteca de infraestructura de TI)
  • Disponibilidad del modelo de referencia ITIL v3
  • Disponibilidad del modelo de referencia COBIT (objetivos de control para la información y tecnologías relacionadas)
  • Capacidad para asignar roles y responsabilidades a los modelos de procesos.
  • Capacidad para simular un proceso.
  • No. de empleados con un certificado de gobernanza de TI.

Requisitos si estás en un nivel de madurez media

  • Capacidad para indicar relaciones de proceso en una jerarquía
  • Características para colaborar en el diseño de modelos de procesos.
  • Capacidad de informar sobre las medidas clave.
  • No. de interfaces con sistemas operativos para extraer datos.
  • Disponibilidad de medidas clave de ITIL predefinidas
  • Disponibilidad de medidas clave de COBIT predefinidas
  • Capacidad para modelar riesgos (en el modelo de procesos)
  • Capacidad para simular procesos basados en datos operacionales
  • Capacidad de definir una función de distribución para la simulación
  • Capacidad de cálculo de costos basados en actividades
  • Capacidad de definir KPIs
  • Capacidad para hacer la minería de procesos
  • No. de proyectos realizados con un enfoque de gobernanza de TI

Requisitos si estás en un nivel de madurez alta

  • Capacidad de simular procesos por adelantado.
  • Capacidad de animar la simulación de procesos gráficamente.
  • Capacidad para estimar distribuciones basadas en ciertos datos.
  • Capacidad para extraer datos en tiempo real de los sistemas operativos.
  • Capacidad de reportar datos en tiempo real.
  • Las medidas clave se pueden organizar en una jerarquía.

Funcionalidades generales

Estas funcionalidades te brindarán un amplio espectro de características técnicas para un BPMS. Con ellas puedes identificar qué es lo que necesitas, de manera que podrás efectuar un análisis más profundo a la hora de elegir tu software de gestión de procesos BPM. Tener en cuenta los niveles de madurez de tu empresa facilitará las soluciones de negocio de tu organización.

  • Soporte del lenguaje de Modelado Unificado (UML).
  • Soporte de la notación de modelado de procesos empresariales (BPMN).
  • Soporte de otras anotaciones de modelado como EPC o la posibilidad de ampliar el meta-modelo.
  • Capacidad para importar modelos existentes de otras herramientas o XML (p.ej. XPDL).
  • Capacidad para exportar modelos existentes a otros formatos como XML (p.ej. XPDL).
  • Capacidad para maquetar automáticamente los elementos del modelo (por ejemplo, jerárquico o radial).
  • Capacidad de crear diferentes modelos, por ejemplo, de la organización o perspectiva de datos
  • Soporte de usuarios simultáneos.
  • Capacidad para definir los derechos de usuario y la definición de roles.
  • Soporte de sistema de control de versiones para modelos.
  • Capacidad de almacenar datos e información en el repositorio central.
  • Capacidad para construir y mantener un glosario o Diccionario de datos.

Servicio y soporte

  • Ofrecimiento de soporte en línea.
  • Ofrecimiento de soporte telefónico.
  • El vendedor o la herramienta ha ganado premios u obtenido certificaciones.
  • El proveedor proporciona acuerdos de nivel de servicio (SLAs).
  • La edad del vendedor.
  • La edad de la herramienta.
  • Número de empleados del proveedor.
  • ¿Proveedor ofrece posibilidades de personalización?

Costos

  • Requisitos de hardware del cliente: requisitos para que se ejecute el software del cliente.
  • Requisitos del hardware del servidor: hardware requerido para el componente del servidor.
  • Herramienta y licencia de usuario: costo de adquisición para la herramienta y el costo de la licencia de usuario.
  • Costos de soporte: costos que se cobran por manutención por año.
  • Costos de lluvia: costos que se cobran por el entrenamiento interno por día.

Gracias a algunas investigaciones, puedes evidenciar que existen muchos factores que ralentizan el proceso de elección de una herramienta BPM, no todos los softwares son para todas las empresas porque existen diversas necesidades a implementar. Las anteriores son algunas de las situaciones y eventualidades que puedes presentar si consideras las necesidades de la organización, costos, calidad y beneficios que podrías obtener.

Déjanos conocer qué otros factores son indispensables a tener en cuenta. Tú opinión es muy importante para nosotros.

Te invitamos ahora, a que conozcas cuáles son las mejores herramientas de transformación digital con BPM aquí

Con información de: Research Gate

How to Choose the Right BPM Tool’