Usar indicadores de gestión para aumentar el desempeño de la organización

Escrito por Connie Vargas

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Una gestión acertada de los indicadores clave de desempeño o (KPI) de las organizaciones permitirán controlar la calidad y la eficacia de los procesos que ejercen dentro de estas. Tal control, se ejecutará dentro en un sistema de gestión, cuyo fin será identificar, medir, controlar y evaluar los resultados obtenidos a lo largo del tiempo y evolución.  Estos indicadores son fundamentales en la gestión basada en procesos, pues calculan el cumplimiento de los objetivos de negocio

Para ello, la norma ISO 9001 2015 establece que es “la organización debe determinar y aplicar los criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores del desempeño relacionados) necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de sus procesos”.

Su importancia radica en que, a través de esta gestión, es posible evaluar resultados de cada proceso, implementar acciones de mejora, optimizar costes operativos y tener un control y enfoque en cada una de las operaciones que se realizan dentro de la organización. En pocas palabras, nos ayudan a saber nuestro progreso, facilitan la toma de decisiones y garantizan el monitoreo de las funciones de gestión

Facilita el alcance de logros de objetivos, la obtención de productos y el uso optimizado de los recursos.

¿Para que utilizar los indicadores de gestión?

  • Generar estrategias, comunicarlas y coordinarlas
  • Vincular los objetivos con los presupuestos organizacionales
  • Monitorizar el rendimiento y mejorar las estrategias

Los indicadores claves de gestión se organizan de manera que se puedan identificar correctamente. Es importante que sepas cual es el que va mejor con tu organización y sea acorde con cada objetivo planteado, de lo contrario, estos se podrían ver afectados o no realizados.

Características de un indicador:

Los indicadores deberían presentar sí o si estas características para ejecutarlas de forma adecuada en tu organización:

  • Debe representar una gran parte de lo que se pretende medir
  • Debe permitir su monitorización, “en la magnitud que representan, es decir, debe cambiar de valor de forma apreciable cuando realmente se altere el resultado de la magnitud en cuestión” – Calidad y gestión
  • Debe ser rentable, esto con el objetivo de retribuirse todo esfuerzo al recopilar, calcular y analizar los datos al implementar un indicador
  • Debe ser medido con datos fiables y objetivos
  • Debe estar definido en un tiempo especifico con el que se pueda analizar su evolución y tendencias

Enfoque de indicadores de gestión

Eficiencia:

Se refiere al uso racional de recursos disponibles que están en funcionamiento de la organización y la prestación de los servicios. Dentro de estos se refiere a:

  • Personas
  • Insumos
  • Maquinaria y equipo
  • Tiempos
  • Gastos
  • Utilización
  • Capital
  • Instalaciones

Esta abarca liquidez, endeudamiento y rentabilidad

Eficacia:

Apunta al logro de las metas y atributos de calidad de cada producto; las cuales satisfacen necesidades y demandas del usuario final. Atributos como:

  • Calidad
  • Oportunidad de entrega
  • Amabilidad
  • Quejas
  • Satisfacción
  • Servicio al cliente

Esta abarca la cantidad, calidad y cobertura

Efectividad:

La evaluación del impacto de la gestión del proceso de cliente al uso racional de los recursos. Como los siguientes:

  • Rendimiento
  • Productividad
  • Cobertura
  • Impacto
  • Crecimiento
  • Beneficios
  • Nuevos productos

Tipos de procesos de gestión

  • Suministro de recursos
  • Fabricación de productos
  • Ventas de servicios
  • Logro de beneficios

Tipos de indicadores de gestión:

  • Indicadores de recursos
  • Indicadores de productos
  • Indicadores de servicio
  • Indicadores de beneficio

Cuando la organización permite alejarse de las suposiciones y las actuaciones no soportadas en resultados, está cercana a optimizar su rendimiento. Cuando no se hace una medición, no se conoce lo que se tiene; si no se conoce, no será posible administrarla adecuadamente, y si esto no se realiza, por ende, nunca va a mejorar. El funcionamiento correcto de las empresas debería estar destinado no solo a identificar lo que está mal, si no lo que está bien.

Para ello hay que cultivar la forma de pensar: donde no solo es lo que se cree, sino lo que se está recogiendo en la evidencia.

Las claves de gestión de indicadores

  • Recuerda que el fin de la gestión de indicadores es comparar una magnitud con un patrón establecido. Las claves de esta labor será elegir las variables críticas, y estas entendidas como core, para el éxito del proceso, por lo cual se deberá seleccionar la más conveniente para medir y asegurar que esta sea la que resuma la actividad de cada área funcional.
  • Es preciso diseñar un sistema que controle la gestión, soporte la administración y permita evaluar/monitorizar el desempeño de la empresa.
  • Los indicadores de gestión son un medio y no un fin, esto lo que quiere decir es que no se pueden convertir en la meta que hay que lograr. Pues fácilmente los indicadores pierden su naturaleza de ser guía para el control y se convertiría en un factor negativo. De esta manera, estos son más bien los medios para llegar a los fines organizacionales que nos planteamos.

¿Cómo identifico mi uso de recursos?

Los siguientes parámetros te ayudarán a identificar cuantitativamente el grado de cumplimiento de los objetivos.

  • Ineficaz se traduce como: no se alcanzan los objetivos y no se desperdician los recursos
  • Eficaz: se alcanzan los objetivos y se utilizan bien los recursos
  • No efectivo: no se alcanzan los objetivos y se desperdician los recursos
  • Ineficiente: se alcanzan los objetivos, pero se desperdician recursos
  • Efectivo: se alcanzan los objetivos y se utilizan bien los recursos

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