Todo sobre el enfoque basado en procesos

Escrito por Connie Vargas

que-es-un-proceso-bpm-transformacion-digital

En la búsqueda de eficiencia y transformación en las organizaciones, hemos hablado de diferentes metodologías y enfoques para alcanzar objetivos. Los modelos exitosos nos brindan pautas y tips para un cambio organizacional; para ello, existen normas que establecen los requisitos que debemos tener en cuenta a la hora de ejecutar estrategias de mejora

La norma ISO 9001:2008 es un referente universal que tiene como objetivo definir ‘parámetros’ que guían a las empresas para que funcionen de manera eficaz.

En la búsqueda de eficiencia y transformación en las organizaciones, hemos hablado de diferentes metodologías y enfoques para alcanzar objetivos. Los modelos exitosos nos brindan pautas y tips para un cambio organizacional; para ello, existen normas que establecen los requisitos que debemos tener en cuenta a la hora de ejecutar estrategias de mejora

La norma ISO 9001:2008 es un referente universal que tiene como objetivo definir ‘parámetros’ que guían a las empresas para que funcionen de manera eficaz.

Esta norma internacional está basada en procesos que las organizaciones deben gestionar para transformar sus resultados. Estas requieren implantar un sistema de gestión en donde puedan establecer procedimientos y gestionarlos sistemáticamente.  Así, determina acciones y actividades para controlar la producción de bienes o servicios, siendo la satisfacción del cliente algo esencial.

Esta satisfacción se logra, gracias a unas dinámicas de mejora continua y eficacia que se incorporan a todos los procesos organizacionales. Algunos de los lineamientos que considera indispensables son:

  • Enfoque al cliente
  • Liderazgo
  • Compromiso del personal
  • Enfoque basado en procesos
  • Mejora continua
  • Toma de decisiones basado en hechos
  • Gestión de relaciones
  • Enfoque de sistemas para la gestión

¿Qué es un proceso?

Como se puede observar, uno de los lineamientos base de la norma ISO, es el enfoque basado en procesos. Sin embargo, para establecer si una actividad es o no un proceso, debe cumplir con los siguientes criterios. Recuerda que no todos son procesos y debes ser riguroso a la hora de identificarlos. La actividad debe:

  • Tener una misión y/o propósito establecido
  • Contener entradas y salidas, con el que se pueda identificar: clientes, proveedores y producto y/o usuario final
  • Ser susceptible de descomponerse en tareas pequeñas u operaciones
  • Permitirse ser estabilizada mediante la metodología de gestión por procesos
  • Ser asignada la responsabilidad del proceso a una persona

De esta manera, podemos entender que este enfoque, permite alcanzar eficientemente las actividades o procesos entre sí, pues facilitan la transformación de unos elementos de entrada, en elementos de salida, que generan valor al usuario, obteniendo el control de cada actividad y/o proceso.

Estructura de un proceso

Identificar y comprender cada paso de tus procesos es indispensable para llevar una mejora a cada uno de ellos.

Inputs: las entradas o inputs son entidades que se «transforman por el proceso de crear

los outputs o salidas (…) pueden ser también recursos humanos, recursos financieros, o condiciones medioambientales requeridas para llevar a cabo el proceso».

Outputs: las salidas o outputs son el resultado de los inputs, así pues, en otros términos, es el producto o servicio final que recibe el cliente interno y/o externo.

Clasificación de los procesos

Las organizaciones se componen por procesos con salidas a clientes, es decir ‘outputs’. Lo que quiere decir y aclarar, que, en los orígenes de la administración científica, se pensaba que los procesos deben ser asociados como funciones departamentales, como contabilidad, producción o recursos humanos.

Desde lo funcional, los procesos operan en condiciones aún más complejas de comprender e identificar, sin embargo,  es posible clasificarlas de acuerdo al nivel de operaciones que tienen, su alcance, su repercusión en calidad, su función o papel dentro de la compañía, entre otros.

Se puede clasificar los procesos por su jerarquía en la organización:

  1. Macroprocesos
  2. Micro-procesos o subprocesos
  3. Actividades
  4. Tareas

Según alcance:

Se pueden dividir los procesos que coexisten dentro de la organización, como funcionales o intradepartamentales; e interfuncionales o interdepartamentales.

El primer proceso está organizado a lo largo de las líneas funcionales, que recibe los recursos de un solo departamento y genera su producción dentro de este. Estos son procesos simples que, usualmente, son subprocesos de procesos de la organización que son mucho más complejos, a los que llamamos interfuncionales.

Los procesos interfuncionales son horizontales y fluyen en varios departamentos, por lo que no hay una persona específicamente responsable de todo el proceso final.

Según su impacto sobre el usuario final

Los procesos se pueden clasificar en, procesos claves u operativos (core) y procesos de soporte o apoyo y procesos estratégicos.

Los procesos core son los que representan el corazón o núcleo de la organización de cara a sus resultados. Estos se trata de una cadena de actividades que entrega valor a los usuarios y clientes.

Los procesos de soporte son los cuales apoyan y sustentan otros procesos, los clientes son internos y usualmente se encuentran en la misma área de trabajo.

«Los procesos estratégicos son aquellos que relacionan a la organización con su entorno y definen sus políticas y estrategias, alineadas con su misión, visión y valores, marcando las directrices y límites de actuación para el resto de los procesos. Son de carácter global y atraviesan transversalmente toda la organización y que están relacionados con la organización, administración, dirección y planificación estratégica, así como con la mejora continua.» –

Los procesos en la organización

Representar los grandes procesos de la organización en un mapa, permite tener control y supervisión de cada uno de ellos. En este se identifican todos los procesos que se llevan a cabo en la empresa.

Por un lado, los procesos estratégicos, -lo que relaciona a la organización con su entorno y estrategias, políticas, límites y directrices de actuación frente al resto de procesos-; por otro, los claves, -los cuales definen la cadena de valor que satisface las necesidades de los clientes; y finalmente, los de soporte, que apoyan los procesos anteriores.

  • El primer nivel es cuando la representación es a un nivel global de los procesos más grandes de la organización.
  • El segundo nivel es cuando la representación recoge los diferentes subprocesos que componen los procesos.
  • El tercer nivel, cuando la representación recoge incluso las actividades que componen los procesos.

Cuando se trata de procesos, hay un sin número de variables que representan una pequeña mejora y cambio en tu organización. Si identificas y conoces cuáles son tus procesos, es momento de comiences a optimizar tus procesos de negocio. Lee más sobre esto aquí

La información que fue adaptada desde la la siguiente investigación. Consulta aquí