Cómo integrar un ERP a un BPM

Escrito por Connie Vargas

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Un sistema ERP (Sistema de planificación de Recursos Empresariales) es uno de los más importantes a nivel organizacional, y al usarse correctamente, implica mejoras en el proceso de toma de decisiones y eficiencia organizacional. Es clave para todas las industrias y tiene funcionalidades que permean cada área de la empresa.

Este sistema de planificación maneja, por ejemplo, cadenas de suministro, gestión de pedidos y aprobación de acuerdos de forma óptima. Lo cual es sumamente importante porque son procesos que deben y/o deberían atravesar todos los departamentos, personas e información de la empresa. Sin embargo, una herramienta como el ERP no puede contemplar dichas funcionalidades y sacarle todo el jugo.

La gestión de procesos de negocios, permite adaptarse a diversas herramientas, en este caso ERP. Esta unión suministra soluciones que brindan eficiencia, ahorro en costos operativos y agilidad; articulando, automatizando, optimizando procesos, entre otros. Un ERP y un BPM es altamente beneficioso y significativo, reduce ciclos de proceso de días a horas. Facilita el seguimiento y es adaptable a las tecnologías del mercado. Puedes aprender más sobre las plataformas de Transformación Digital y BPM a la vez en nuestro artículo: La mejor herramienta para la Transformación

Expertos sugieren que los sistemas ERP se desarrollan e implementan bajo funciones demasiado limitadas y que esto posibilitan sus fallos; de esta manera sugieren que se deben utilizar una vista más amplia al implementarse.  Con BPM es posible proporcionar una visión global sobre la implementación de ERP a través de métodos, técnicas y herramientas que te permitirán analizar, diseñar y mejorar los procesos existentes en una empresa.

¿Cómo puedo integrar un ERP a un BPM?

La gestión de procesos de negocio se desenvuelve en entorno a los procesos y sistemas de TI. Por lo que expertos es preciso que se deben tomar varias rutas en la implementación ya que la “reutilización del mismo método puede resultar en un error al implementar otros sistemas o en otras situaciones”. De esta manera puedes seguir los siguientes consejos para integrar BPM con ERP:

1.      Realiza un plan por fases

Integrar un BPM con un ERP es lo más rentable que la organización pueda realizar. Sin embargo, es preciso que su implementación esté distribuida en fases comenzando por un proyecto piloto; para ello puedes elegir procesos de negocios simples y no críticos en su operación. De estos puedes ir ‘aprendiendo y mejorando’. Posteriormente, cada implementación puede realizarse de acuerdo su nivel de complejidad, uno a uno.

Una vez tengas las fases y procesos establecidos, puedes generar un conjunto de reglas simples para organizarlos. Por ejemplo, en un eCommerce, los pedidos pueden, (no en todas las ocasiones), pasar por un CRM, tener la gestión de pedidos, pago y posteriormente su entrega; aquí deberías establecer reglas para gestionar cobros la logística de los envíos.

2.      Plantea objetivos

Querer integrar tecnología de punta a la organización puede parecer pan de todos los días, sin embargo, no podemos hacerlo sin tener claro por qué, para qué y cómo contribuirá o apoyará los objetivos empresariales. Por ende, cada intento de implementación de tecnologías requiere del planteamiento de objetivos.

Antes de incluir BPM al ERP debemos tener claras las metas a largo, corto y mediano plazo que queremos obtener a través de la implementación, ya sea en el mejoramiento de procesos o cualquier otro objetivo según el marco de la estrategia de negocios. Por ejemplo, en el sector financiero como en la banca, algunas empresas podrían invertir en productos y/o servicios como capital, fondos mutuos y otros servicios; de manera que esta integración apoya dicha estrategia: procesos automatizados y una mejor toma de decisiones. Por ello, siempre debemos pensar en un objetivo específico porque puede impactar positiva o negativamente la organización.

3.      En la integración de tecnología debe ser transversal en la organización

La participación de toda la organización en la integración es indispensable, debe cruzar todas las áreas: desde operaciones hasta gerencia, pues no solo beneficiará a dependencias específicas, sino que permitirá que todo el flujo de negocio sea modificado y, sobre todo, beneficiado. Por lo que será importante definir cómo y de qué manera puede realizarse en cada proceso.

La integración de BPM-ERP abarca funciones comerciales como ventas, fabricación, finanzas, marketing y muchas más. Contar con el apoyo de las partes interesadas facilitará la modificación de los flujos de negocios que serán modificados.

Recuerda, BPM administra y mejora los procesos de negocio permitiendo:

  • Ver las etapas de tus procesos, sus funciones y sus objetivos
  • Definir en qué punto del proceso vas y cómo puedes mejorarlo
  • Modelar cómo y de qué forma quieres mejorar tus procesos
  • Analizar cuál es la mejor opción de procesos para tu negocio
  • Mejorar las opciones elegidas e implementarlas
  • Controlar, evaluar y medir tus objetivos en tiempo real
  • Desarrollar proyectos desde cero apoyados con la gestión de negocios que innoven y mejoren la eficiencia de tus procesos de negocio. (lee: Todo sobre BPM)

En la era de la Transformación Digital, los miembros de las empresas ya no deberán ser repositorios de conocimiento sobre herramientas o procesos críticos. Realizar una integración como BPM y ERP supone que cualquier colaborador pueda obtener el control ante una situación; lo que implica que, así como las herramientas tecnológicas deberán ser transversales, por ende, el conocimiento también.

Para lo que sugerimos crear un equipo que lidere esta integración, donde la base de esta pueda asegurar un flujo de procesos con reglas de acuerdo a la estrategia de la organización.

4.      Redacta una metodología BPM

Las metodologías de alto nivel te entregarán altos índices de eficiencia y mayor conocimiento de la organización, por ello, antes de una integración BPM y ERP deberás:

  • Redactar un conjunto de hitos
  • Establecer un modelo de reglas para los principios de negocio
  • Planificar la orquestación de procesos a través de diagramas de flujo
  • Ejecutar cuidadosamente el proyecto de inicio a fin
  • Implementar mecanismos de mejora continua que permitan medir componentes clave de la integración.

Un ERP en la organización promueve la gestión de tareas, automatización, entre otras; con un BPM puedes ir más allá y orquestar tareas encadenadas.  De esta manera, ambas herramientas pueden apoyarse y enriquecer la operación de la organización, toma decisiones, optimización y más beneficios. Pese a que ambas tengan enfoques diferentes, su integración permite sacarle más jugo a cada uno.

Sin duda el uso de herramientas como un ERP y un BPM en conjunto es imprescindible para la evolución de la organización. También lo es tener en cuenta que se requiere tiempo, estrategia, y, sobre todo, expertos. Si quieres ir al siguiente nivel de gestión podemos acompañarte.

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