Introducción a la reingeniería de procesos

Escrito por Connie Vargas

reingenieria-procesos-bpr-business-process-reengenierng-trycore-2019

Reinventar la forma de operar en las organizaciones cada vez es más común. La tecnología, la competencia, la cultura, entre otras promueven el replanteamiento de los aspectos administrativos y operativos con diversos objetivos, entre ellos, satisfacer las necesidades del cliente.

La reingeniería de procesos o BRP con sus siglas (Business Process Reeingeniering) nace para ‘reaccionar’ ante el cambio de las necesidades empresariales. Su objetivo es combatir los retos que se avecinan, propone soluciones en función de la necesidad de los clientes, mitiga las barreras que propone la competencia, entre otras.

Según los padres del concepto, podremos definir la Reingeniería de Procesos como: “la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”.

Las claves en la Reingeniería de Procesos

  • El interés inicial que se debe tener, para realizar una introspección empresarial, debe aguardar de pies a cabeza toda la organización. Por lo que será fundamental conocer e identificar el funcionamiento básico de la empresa. Desde cómo hacemos las cosas, hasta cómo podríamos mejorarlas. De esta manera, la reingeniería, acertadamente, determina que es lo que debe hacer la empresa y cómo hacerlo. Concentrándose en qué debe ser y no es lo que es.
  • Para obtener los beneficios de la BPR es preciso transformar radicalmente; con esta se requiere llegar a la raíz de la organización. Aplicar la reingeniería supone alejarse de lo tradicional que se venía manejando e imponer una reestructuración completa de negocio. El objetivo será siempre explorar posibilidades diferentes de operar.
  • “Las mejoras que implica la Reingeniería de Procesos deben ser espectaculares y no marginales o incrementales (…) Debemos asociar el concepto de BPR a saltos gigantescos en el rendimiento. Una compañía analizando sus resultados habituales puede llegar a intuir, al menos, si necesita o no emprender la Reingeniería de Procesos. Por ejemplo, si una empresa necesita alcanzar incrementos en la calidad del 10%, reducción de los costes del 15%, aumentos de la cuota de mercado del 5%, entre otros, no tiene sentido que se decida introducir la BPR en la compañía.”Sáez Vacas, García, Palao

“Para obtener un éxito en la implementación o reinvención de la organización, se debe tener la voluntad de abandonar lo que estaba o no funcionando, es decir, absolutamente todo”.

Enfocarse en los procesos es indispensable, las tareas individuales no son relevantes si los procesos globales no funcionan correctamente. Mantener la visión dentro de cada proceso significa efectuar cada tarea y que fluya en una sola vía. ¿Para qué? Para obtener una reducción en costes de operaciones, recursos, tiempo y dinero. Lee más sobre procesos aquí

Las características de la Reingeniería de Procesos

reingenieria de procesos trycore colombia consultoria

  • Unificar tareas en un solo equipo para reducir plazos, supervisiones; promueva la calidad y el rendimiento de cada uno de ellos. “El enfoque hacia los procesos característico de la BPR implica una pérdida de entidad de las tareas. Los procesos ganan peso específico en detrimento de las tareas individuales”. – Sáez Vacas, García, Palao
  • Involucrar a los colaboradores en la toma de decisiones contribuye a incrementar la responsabilidad en los equipos de trabajo.
  • Cambiar en el orden de los procesos, pasando del secuencial al natural, contribuyendo a ejecutarlos de manera que estos se beneficien, ahorrando tiempo y reduciendo al máximo los plazos.
  • Mejora constante de los productos para eliminar la estandarización y promover una mayor adaptación a las necesidades del usuario, nunca olvidando que este es el foco de la BPR.
  • Ejecutar un control de cambios, en términos económicos, para agilizar y adaptarse a la estructura organizativa.
  • La naturaleza dual de todas las operaciones en todo proceso de reingeniería son centralizadas y descentralizadas al mismo tiempo, pues permiten disfrutar cada una de ellas. Disfrutando de altos grados de autonomía sin perder las ventajas que aporta la coordinación entre ellas.

¿Qué no es la reingeniería?

  • La reingeniería no significa disminuir el trabajo, los recursos ni la gente. No es solo una reestructuración interna.
  • No es automatización de procesos, a pesar de que sea un componente tecnológico importante. Pues se trata de reinventarlo de manera que sea eficiente desde O.
  • No confundir la reingeniería con mejora continua, pues se aplican cambios radicales al rediseñar la organización. «Los problemas de calidad y la BPR comparten ciertos temas comunes. Sin embargo, los programas de calidad trabajan orientados a mejorar los procesos ya existentes en la compañía y buscan que esa mejora sea incremental y continua (lo que los japoneses llaman “kaizen”). Por otra parte, la reingeniería busca avances decisivos. No mejorando los procesos existentes sino descartándolos por completo y cambiándolos por otros enteramente nuevos.»

La reingeniería no tiene neta responsabilidad de la dirección, es más bien, compromiso de cada uno de los colaboradores para generar una renovación profunda. Esta es una solución radical que implica reinvención total de los procesos, no debemos caer en el error de confundir otros tipos de acción

¿Qué fases existen de reingeniería?

El rediseño de procesos puede agruparse en tres tipos, para mejorar costos, ser el mejor de ‘su clase’ y realizar una innovación radical.

  • Fase de cambio: en la cual la organización visualiza estratégicamente lo que quiere lograr, dominio y competitividad en el mercado para determinar cómo alcanzar los logros a través de la modificación de los procesos.
  • Fase de planeación: operar contemplando lo que requiere la organización para el futuro. Esta planeación proporciona el camino y los requerimientos que serán útiles para la siguiente fase.
  • Fase de rediseño: el proceso se analiza, diseña, planea y se organizan los cambios necesarios en la estructura con el objetivo de alcanzar el óptimo funcionamiento de la empresa.
  • Fase de ejecución: pon en marcha el rediseño de los procesos. Este busca la manera eficiente de realizar una tarea grande, otorgando prioridad a descubrir los pasos que se desperdician.