Importancia y etapas del levantamiento de procesos

Escrito por Connie Vargas

En la Transformación Digital, lo más importante es el viaje, no el destino. No es el qué, sino el cómo. No son las herramientas tecnológicas, sino cómo y para qué las usamos. Con esto me refiero a que identificar los ingredientes claves para la receta perfecta es cuestión de arriesgarse y experimentar.  Sin embargo, esto no es conveniente cuando de la organización se trata: dinero, tiempos, personas; muchos factores que no queremos desperdiciar.

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Es claro que la tecnología cambia en pocos meses y la forma de usarla, también. Esto significa que es la estrategia la que nos llevará a la Transformación Digital real; no porque las iniciativas que hayan sido ejecutadas sean obsoletas, sino porque cada vez sus diversas interpretaciones alejan a las organizaciones de lo que deberían hacer. Encontramos que integrar las herramientas adecuadas es importante y bastante útil cuando se trata de mejorar, innovar y ser competitivo. Pero coincidimos con Forrester cuando dicen que la “transformación digital no se trata solo de tecnología”, se trata de reinventarse.

Actualmente, las organizaciones enfocan sus iniciativas de TD lejos de los procesos, situación que no les permite avanzar de la forma cómo quisieran. La nueva generación de plataformas tecnológicas ofrece desaparecer las complejidades y convertirlas en ventajas competitivas, permitiendo un rápido desarrollo y alcance de objetivos, convirtiéndose así, en los facilitadores de la Transformación Digital.

Lo que quiero decir es que metodologías como estas son esenciales para alcanzar la excelencia y eficiencia operativa que garantizará el crecimiento de las organizaciones. La razón es simple: carecer de una estrategia incrementará gastos y desviará la atención de lo que realmente importa; una de las principales razones por las cuales las empresas desisten en su proceso de Transformación Digital, aunque así no lo hagan notar.

La reinvención/transformación/innovación/mejora/cambio

Reinventar implica definir de cero, el inicio, nudo y desenlace de cualquier iniciativa, proyecto u organización. Hacerlo desde el núcleo converge con pilares principales como personas, información y sistemas que afectan toda la cadena de valor siendo indispensable dicha innovación, pero ¿cómo iniciamos?

Transformación digital desde su inicio: los procesos

Los procesos juegan un papel importante en la Transformación Digital, siendo estos los que configuran su base.  ¿Por qué? La razón es simple, es a través del análisis a las operaciones obtener lo que se necesita en términos de efectividad y eficiencia organizacional; ya sea que implique acortar tiempos, ahorrar costos, entre otros beneficios; involucrando a los más importantes en cada uno de ellos: las personas.

Piensa que hacer que la organización evolucione, implica analizar sus necesidades, entenderlas, modificarlas, mejorarlas. Es por esto que el acompañamiento en esta etapa requiere de la precisión y experiencia. Obvio que permita obtener resultados acordes a los objetivos empresariales. Para ello deberemos identificar los posibles ‘errores’ que no están permitiendo fluir a la organización.

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Características de una gestión por procesos

Un enfoque basado en procesos, se compone de los sistemas como aquel conjunto de procesos interrelacionados, garantizando que los procesos en la organización se desarrollen de manera coordinada.

Este enfoque permitirá que la efectividad y la satisfacción de las partes interesadas sea de valor. Para plantear exitosamente la mejora continua de la organización, es necesario diseñar o rediseñar los procesos. Expertos aseguran que aplicar metodologías es importante en el diseño de procesos para tener en cuenta el entorno y los recursos con los que se dispone; garantizando la calidad y eficiencia de los productos y/o servicios entregados.

  • Focalizada en el usuario
  • Tiene mayor autonomía y autocontrol
  • Es flexible, está abierto a la innovación y al cambio
  • Entrega procesos de valor añadido
  • La organización está orientada a los procesos
  • Mantiene la información compartida en un entorno colaborativo
  • La toma de decisiones es responsabilidad de todos
  • No hay jerarquía en la coordinación de equipos
  • Mejora frente para quién hacemos lo que hacemos y qué debemos hacer
  • La eficiencia está enmarcada en la competitividad
  • Se tiene mayor alcance y es transversal
  • La medición es por el resultado funcional y por el resultado total del proceso (colectiva)

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Levantamiento de procesos

Etapas para el levantamiento de procesos

El levantamiento de procesos implica preparación, levantamiento de la información, comprensión del proceso por parte del equipo y la documentación. Pon atención a lo que quiero contarte ahora, veremos una mirada macro a lo que podrían ser las etapas para realizarlo

  • Establecimiento del equipo:

Para desarrollar un levantamiento de procesos efectivo, es importante que cada actor del proceso esté comprometido con este.

Por lo tanto es fundamental conformar un equipo de diversas disciplinas que permita realizar el diseño del proceso. Por ejemplo: nuestro equipo de Ingenieros y Analistas Funcionales con los involucrados con el proceso a rediseñar o levantar.

Teniendo en cuenta la elección de los equipos, se les debe compartir la importancia de este y definir la manera cómo se va a trabajar para el levantamiento de procesos. Por lo tanto, también se deberá compartir el tipo de metodología a usar, herramientas, formatos o instrumentos.   En Trycore utilizamos Initium, una plataforma de requerimientos funcionales basados en metodologías ágiles. 

Seguido a ella, la planeación de reuniones de diseño y levantamiento deberán ser acordadas, mencionando los objetivos del proyecto y cada sesión, cronogramas, actas, entre otros. Lee lo que puedes hacer con Initium 

  • Identificación de usuarios, proceso y requerimientos

Es muy importante, como te mencionamos anteriormente, que se cuente con los usuarios actores del proceso, puesto que son ellos quienes definirán las necesidades que estarán puestas en la mesa para analizar.

Para llevar a cabo una identificación del proceso, deberemos crear un listado de procesos y actividades que se involucran en alguno en específico o en toda la organización. Teniendo claro sus usuarios y los requerimientos que implican.

En el camino de la identificación de procesos, se deberá determinar cuáles son los procesos son los que vamos a realizar. Para lo que nos podremos apoyar del mapa de procesos, que contiene los procesos, actividades y tareas que componen toda la organización.

Para identificar y delimitar los procesos en el mapa, la primera es importante porque permite un mayor entendimiento de la organización.

Es preciso tener en cuenta con los procesos es que las actividades que lo conforman no pueden ser ordenadas de forma predeterminada, sino más bien cruza transversalmente por todas las áreas de la organización enfocados a la necesidad de los usuarios.

  • Diagramas de procesos

Para cada uno de los procesos deberemos elaborar los diagramas requeridos con su respectivo flujo. Este tipo de diagramas solo muestra las grandes actividades sin responsables, que componen el proceso para así permitir la compresión del contexto del proceso. Te puedes apoyar en la herramienta BonitaBPM que te permitirá modelar tus procesos basados en los procesos de negocio.

  • Levantamiento de procesos

Teniendo en cuenta el mapa elaborado en la anterior etapa, se detallará la jerarquía del proceso. Encabezado por macroprocesos, procesos, actividades, tareas y movimientos. Para llevar a cabo esta etapa, se deberán realizar las reuniones pertinentes con el equipo de trabajo para establecer la secuencia lógica de cada actividad del procedimiento.

Seguramente nos faltarán algunas cosas en estas etapas, sin embargo, contemplamos las más grandes que debes tener en cuenta. Por ello te acompañamos en el levantamiento de procesos de tu empresa, para que no se te pase nada y obtengas la calidad, optimización y eficiencia en las operaciones que realizas.

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Ventajas del análisis y definición de los procesos

En una fase de análisis veremos qué es lo que no está funcionando realmente en la organización. Por ejemplo, si la secuencia lógica del proceso no es la indicada o si la empresa carece de herramientas tecnológicas o exceso de las mismas.

            Caso BMC: definición funcional y mejora de procesos

BMC realizó la definición funcional y el levantamiento de procesos, claves para la mejora y eficiencia de esos procesos clave de la organización. Para ello se llevaron a cabo sesiones con los actores clave para otorgar mayor operatividad a las actividades de gran valor para la empresa.

Se realizaron los diagramas del proceso funcional, la definición de historias de usuario, prototipos y documentación para soportar los objetivos de negocio que requieren los proyectos, garantizando la robustez y solidez desde la base. Reduciendo costos a través de la incorporación de metodologías ágiles para la estandarización, control y mejora continua en las operaciones. En esta fase, comprender la infraestructura de la organización y la conexión de sistemas actuales con tecnologías de punta es importante para obtener mejores prácticas; esto fue imprescindible para que BMC optimizará sus procesos continuamente, de inicio a fin. Ampliar caso

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