Cómo extraer datos de documentos con IA en tiempo récord

Primero, un contexto que te hará sentido para conocer, de una vez, si el tema que te comparto aquí hace match con tus procesos. 

Vale la pena hacer una pausa y pensar algo:

Si estás recibiendo cientos o miles de documentos desestructurados cada día, ¿cuántos de esos procesos necesitan intervención humana y cuántos solo consumen tiempo en operación?

Los procesos ideales para ser automatizados con IDP tienen tres cosas en común:

• Llegan en gran volumen.
• Son repetitivos y siguen reglas claras.
  
• Contienen información crítica que no puede fallar.

Y cuando se trata de documentos como oficios, embargos, notificaciones judiciales, reportes externos, trámites normativos, órdenes de compra, facturas escaneadas, historias clínicas digitalizadas, formularios médicos, manifiestos de carga, guías de transporte, comprobantes de entrega o reportes de mantenimiento, [entre otros, que omito porque ocupamos todo el blog] eso aplica casi siempre.

Por eso, el IDP es ideal para:

• Liberar a los equipos de tareas mecánicas.
  
• Evitar reprocesos por errores manuales.
  
• Garantizar cumplimiento y trazabilidad.
  
• Y sobre todo, recuperar tiempo.

Si en tu operación ya identificaste procesos con estas características, estás justo donde empieza el cambio.

Imagínate esto:
Tienes una cantidad de documentos entrando todo el tiempo. PDFs por correo, Word adjuntos, escaneos mal alineados, Excel con datos mezclados.
Y tú lo que necesitas es simple: unos cuantos datos clave para que tu proceso fluya.
Ahí es donde entra Docfly.
Lo conectas con tus sistemas —puede ser tu correo, una carpeta compartida, tu CRM— y desde ahí empieza a funcionar.
Es como si le dijeras: “Estos son los documentos, estos son los datos que necesito”. Y ya.

Te explicamos como extraer datos de documentos con IA con Docfly

A partir de ese momento, Docfly se encarga de todo.

1. Recibe los archivos.
2. Los clasifica según lo que representan.
3. Extrae exactamente la información que definiste.
4. La valida, la estructura…
5. Y la deja lista donde tú la necesitas: en un Excel, en tu CRM, en tu ERP o directamente en tu sistema BPM. Todo esto a través de API REST, con integración limpia y sin complicaciones.

Pero aquí viene lo más interesante: Docfly además de ‘ver texto’, entiende el contexto.

Si en tu proceso aparece un nombre, una cédula o una dirección, Docfly reconoce cada cosa por lo que es: un nombre, una fecha, un valor, una firma, lo que sea que tu proceso necesita para avanzar.

Se entrena específicamente con las reglas de negocio de tu empresa, con lógica adaptada a tu operación. Aprende a identificar qué datos son clave para ti, cómo se presentan, cómo se nombran y qué función cumplen.

Entonces, por ejemplo, si gestionas Peticiones, Quejas y Reclamos, y en la solicitud se relaciona al peticionario ‘Elvis Presley’, Docfly lo relaciona si se refieren a él como: Elvis, Sr Presley, Presley Elvis.

¿Me explico? Docfly aprende esa estructura con base en tus reglas de negocio.

Y si estás, como otro ejemplo, en el área legal y manejas embargos, sabe diferenciar quién es la persona afectada, cuál es la cuenta relacionada y qué tipo de bien está en juego.

Entonces, aquí vamos más allá de extraer.
Se entiende.
Se procesan los documentos como lo haría alguien de tu equipo, pero sin pausas, sin errores, sin cargas operativas.

Y todavía más: Docfly se potencia cuando lo conectas con otras automatizaciones.
¿Tienes un RPA que descarga correos con PQRs cada hora? Perfecto.
Ese bot deja los archivos en una carpeta. Docfly los toma, extrae lo que necesitas y se lo pasa a otro RPA que actualiza tu CRM, responde al cliente o cierra el caso.

Sí, todo fluye. Sin fricción. Sin esperas.
Así que sí, lo que antes requería revisar archivo por archivo, copiar, pegar y verificar, ahora pasa en segundo plano.

Tú defines qué necesitas.
Docfly se adapta, aprende y lo entrega.

Y así mitigas molestos cuellos de botella, así como lo logró nuestro cliente.

Vamos con un ejemplo real.
Una de las entidades bancarias más grandes del Colombia tenía que procesar más de 3.000 oficios judiciales todos los días. Sí, todos los días.

Y eran diferentes.

Venían de distintos juzgados, con formatos distintos, con información sensible que tenía que procesarse rápido, sin margen para errores.

• Un volumen de documentos alto, que se acumulaba cada día.
• Archivos sin estructura clara, difíciles de clasificar a simple vista.
  
• Mucho trabajo manual para leer, entender, copiar y pegar datos clave.
  
• Riesgos legales si algo se pasaba por alto o se gestionaba fuera de tiempo.

El equipo abría cada archivo, buscaba lo importante, lo pasaba a una hoja de cálculo, validaba, revisaba… y volvía a empezar con el siguiente.
Así durante horas.
El tiempo de respuesta dependía 100% del pulso del equipo. Y eso, con el volumen que manejaban, era insostenible.

1. Captura y descarga
2. Clasificación documental
3. Extracción de datos clave
4. Validación automática de datos
5. Entrega de información estructurada

Antes, un analista podía tardar más de media hora procesando un solo oficio. Ahora, ese mismo trabajo se resuelve en 20 segundos.
Y lo mejor: el equipo puede enfocarse en análisis, validación estratégica y toma de decisiones en el proceso de embargo.