Automatización BPM de procesos banca: operaciones y costos
Escrito por Evelyn Agudelo
La automatización de procesos bancarios con BPM es la clave para optimizar la gestión de solicitudes y mejorar la eficiencia operativa en la banca.
Si trabajas en el sector bancario, esto seguro te ha pasado.
Llega una solicitud de crédito.
Luego otra.
Y otra más.
Algunas por la web, otras en sucursales, otras a través del call center.
Llega una solicitud de crédito por la web, otra en una sucursal, y una más por teléfono.
Cada una sigue un camino diferente. En una oficina, la aprueban en minutos. En otra, el cliente tiene que esperar días.
Es frustrante, ¿verdad? Para el cliente y para el banco.
Porque cada área tiene su propio método, sus propias reglas. Todo tarda más de lo que debería y el trabajo se multiplica sin sentido.
Pero hay otra forma de hacer las cosas. ¿Imaginas un sistema donde todo esté alineado, sin pasos innecesarios ni esperas interminables?
No es una utopía. Es lo que están logrando los bancos que han decidido unificar y optimizar sus procesos. Si estás leyendo esto, seguramente buscas esa solución.
¿Por qué centralizar procesos bancarios con automatización BPM?
Imagínate que un cliente solicita un crédito en una sucursal. Le toman los datos, registran la información y le indican que en unos días tendrá respuesta. Hasta ahí, todo parece ir bien.
Luego, ese mismo cliente llama al call center para consultar el estado de su trámite y el asesor no tiene acceso a la información. Cada canal maneja su propia base de datos y su propio flujo.
¿El resultado? Repetición de datos, validaciones innecesarias y más tiempo perdido.
Para el banco, esto significa más horas de trabajo, revisiones manuales y costos operativos elevados.
Si cada sucursal revisa documentos de manera distinta, si cada analista de riesgo aplica su propio criterio y si los canales no están sincronizados, los tiempos de respuesta se disparan y la experiencia del cliente se ve afectada.
Con un sistema centralizado, el proceso es diferente. El cliente inicia su solicitud en cualquier canal y la información se almacena en un solo lugar.
Si después llama, escribe por WhatsApp o acude a otra sucursal, su trámite sigue sin interrupciones. Menos reprocesos, menos costos innecesarios y más eficiencia.
Y al final, un banco con mayor control y clientes con una experiencia fluida y sin fricciones.
¿Cómo BPM centraliza las operaciones bancarias y optimiza los procesos?
BPM es, básicamente, la manera en que un banco pone orden en sus procesos para que todo funcione sin trabas.
Es una forma de estructurar el trabajo para que cada proceso tenga un flujo claro, sin pasos innecesarios ni tareas duplicadas.
En lugar de depender de cómo cada equipo maneja las solicitudes, BPM establece un camino fijo y eficiente que todos siguen.
Así, un trámite deja de ser un proceso caótico y se convierte en una operación bien gestionada, donde cada paso está definido y optimizado.
Con BPM puedes ordenar, estandarizar y automatizar procesos, principalmente.
Te explico con un ejemplo el BPM aplicado en procesos bancarios
Para entender mejor cómo funciona, tomemos un ejemplo claro: la aprobación de productos financieros.
¿Va?
BPM ordenando procesos, porque define un flujo claro para cada solicitud
Imagina que un cliente pide una tarjeta de crédito. Sin BPM, su solicitud pasa por varias áreas sin un orden fijo, algunos documentos se revisan dos veces y otros se quedan pendientes. Con BPM, el sistema establece cada paso de manera estructurada: validación de identidad, análisis de riesgo, aprobación y activación. Nada se duplica, nada se salta.
BPM estandarizando porque todas las sucursales y canales siguen las mismas reglas
En un banco sin BPM, el tiempo de aprobación varía según el criterio del asesor o la oficina donde se solicite el producto. Con BPM, cada solicitud se evalúa con los mismos parámetros, asegurando que un crédito o una tarjeta se aprueben o rechacen bajo las mismas condiciones en cualquier sucursal o canal digital.
BPM automatizando procesos, porque elimina pasos manuales que generan demoras
Antes, alguien tenía que revisar los documentos uno por uno, hacer llamadas para confirmar información y enviar correos con cada actualización. BPM hace todo esto en segundos: válida identidad con biometría, calcula el riesgo automáticamente y envía respuestas sin intervención humana.
BPM disminuye costos porque elimina tareas manuales, reduce errores y evita que cada área haga el mismo trabajo por separado.
- Estandariza procesos: todas las oficinas trabajan bajo los mismos criterios, evitando diferencias innecesarias.
- Permite visibilidad en tiempo real: cualquier directivo puede ver qué está pasando con cada trámite sin depender de reportes manuales.
- Automatiza tareas que antes dependían de validaciones humanas: revisiones de identidad, análisis de riesgo y aprobaciones siguen reglas predefinidas.
- Conecta todos los sistemas: se integra con el core bancario para que la información siempre esté sincronizada.
- Facilita auditorías: todo queda registrado, reduciendo riesgos y asegurando el cumplimiento normativo.
Sin un sistema centralizado, cada sucursal o canal revisa documentos, válida datos y toma decisiones de forma independiente, duplicando esfuerzos y aumentando el tiempo de cada trámite.
Con BPM, todo sigue un flujo único y automatizado, lo que significa menos tiempo por solicitud, menos personal dedicado a tareas repetitivas y menos margen de error que genere reprocesos.
Caso de uso: Cómo BBVA logró la centralización y automatización de procesos bancarios con BPM
Te explicamos requerimientos técnicos y gerenciales sobre esta innovadora solución en Colombia, resolviendo cualquier duda para optimizar su implementación.
Situación inicial
BBVA enfrentaba un desafío operativo clave.
Cada sucursal procesaba los préstamos con su propio método. No había un flujo único y los tiempos de respuesta variaban de una oficina a otra.
En algunas sucursales, un préstamo se aprobaba en cuestión de horas. En otras, el mismo trámite podía tomar varios días.
El equipo directivo lo tenía claro: había margen de mejora. Los procesos necesitaban alinearse para que cada cliente recibiera la misma calidad de servicio, sin importar dónde hiciera su solicitud.
La solución: Implementar BPM para mejorar la operación
BBVA tomó una decisión estratégica e implementó Bonita BPM, una plataforma que les permitió organizar y optimizar la aprobación de créditos.
Cambios implementados
- Unificaron el flujo de trabajo en más de 460 oficinas.
- Automatizaron validaciones de identidad y riesgos para evitar demoras innecesarias.
- Integraron BPM con los sistemas bancarios, asegurando información siempre actualizada.
- Conectaron a más de 600 empleados a una misma plataforma, mejorando la coordinación.
Resultados
- Los tiempos de aprobación se redujeron hasta un 70%.
- Se eliminaron errores manuales y se ganó mayor control sobre cada solicitud.
- Los costos operativos bajaron un 30% al eliminar tareas repetitivas.
- Los clientes recibieron respuestas más rápidas y consistentes en cualquier canal.
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