5 robots de RPA que deberías tener para la transformación de tus operaciones

Escrito por Connie Vargas

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En el artículo de esta semana te traemos los must have de automatizaciones con RPA. Esos casos de uso con robots que ya deberías tener en tu empresa; en donde los Bots sacan lo mejor de sí para entregarte operaciones eficientes y libres de errores.

Quien dice que los robots no son los mejores es porque se tomó muy en serio ‘Yo, Robot’. Muchos pensarán que realmente llegaron para reemplazarnos. Sin embargo, no es así. En realidad, son excelentes empleados y a los demás nos ayuda a hacer mejor nuestro trabajo. Son excelentes porque nos liberan de tareas aburridas y repetitivas. También trabajan 24/7 y siempre están dispuestos a hacer su trabajo perfectamente.

Índice de contenidos

Automatizaciones con RPA que debes tener en tu empresa

  1. Procesamiento de reclamos con robots

Un bot para automatizar el procesamiento de reclamos es esencial si tienes un gran volumen de papeleo. Sobre todo, porque es un proceso altamente manual y toma bastante tiempo desarrollarlo, sin hablar de los ‘errores’ que podamos encontrar en ese proceso.

En este proceso también podrías contar con un workflow complejo y que involucra tener un colaborador buscando nuevos reclamos que verificar y cargar.  En ocasiones puede implicar a otra persona si existe algún problema o una excepción importante que revisar. De no ser así, la primera persona se encargará de hacer finalizar el reclamo.  Pero como verás, es algo que toma tiempo.

Las empresas de seguros y/o de salud deben ‘lidiar’ con altos costos operativos, sistemas heredados que no tienen información disponible en tiempo real, cumplimiento y regulación y con su servicio al cliente. Un bot de RPA podrá procesar la información entrante de formularios, validando los elementos requeridos, elegibilidad, pagos, notificaciones, entre otros.  El proceso será el mismo. La diferencia es que ahora es un robot quien se encargará del procesamiento reclamos. El que inicia sesión en el sistema, descarga y verifica la información del reclamo. Los carga en otro sistema y si existe excepción, algún trabajador deberá revisarlo.  Así podrás acelerar el tiempo de respuesta, mitigar errores y permitirle a tus colaboradores que se  enfoquen en actividades realmente importantes.

2. Gestión de datos, migración e ingreso

Todas, o sino la gran mayoría de empresas se mueven a través de sus datos. Son esenciales y fundamentales en estos tiempos de aprendizaje y análisis. Es por ello que el robot que gestione una gran cantidad de datos, migrando de operaciones manuales a automatizadas, significará reducir en segundos una tarea de la cual dependen decisiones estratégicas.

Con un bot para recopilar, tratar y extraer los datos de múltiples fuentes, estarás permitiendo que tu equipo se dedique a lo realmente importante. Como por ejemplo, el análisis profundo de esta información. Olvida que tu empleado deba iniciar sesión a tus sistemas, extraiga datos, los pegue en un Excel y suba esta información a la nube. La gestión de datos automatizada permite que el robot sea quien inicie sesión a los sistemas o sitios web externos, copie los datos, los pegue en un Excel y sea el quien lo suba el archivo a la nube. Sin errores y todo en cuestión de segundos

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3. Automatiza las solicitudes de sistemas TI con robots RPA

Las tareas repetitivas son para los robots. Ya lo sabemos, no importa si son muy sencillas, es vital que elijas bien los procesos a automatizar. La clave es comenzar tu automatización con procesos de baja complejidad y alto impacto. Este puede ser uno de esos.

Hay tareas de alta demanda que utilizan mucho de nuestro tiempo y son repetitivas. Por ejemplo, las solicitudes de cambio de contraseña. Has de cuenta un sistema universitario donde los estudiantes soliciten esta funcionalidad una y otra vez. Volverían loco al administrador… es broma, pero sería una tarea prioritaria. Con un bot es posible responder a estas solicitudes de forma rápida y eficiente interpretando esta tarea basándose en reglas. Así es como realizaría su trabajo en cuestión de segundos y dejaría que tu colaborador se libere de estos procesos.

4. Incorporación del talento

Un bot no podría contratar a un nuevo integrante de tu equipo, no porque no pueda, valga la contradicción. Sino que esto es tarea de tus recursos humanos, quienes se encargarán de elegir el candidato perfecto. En la actualidad, la única forma de hacerlo es con una cantidad de papeleo y procesos burocráticos; información repetitiva para el candidato, validación manual de datos en archivos que toman un montón de tiempo, entre otros.

Con un bot de RPA podrás garantizar que la incorporación del talento sea de acuerdo a los pasos establecidos. También liberará el tiempo de recursos humanos en cada etapa de reclutamiento para que se enfoquen en el Talento, no en papeleos.

Olvida la información redundante y el papeleo innecesario llevando todo a tus sistemas con formularios sincronizados y disponibles para su verificación por el equipo. Todo en cuestión de segundos. La automatización de procesos de reclutamiento podría incluir la desde el recibimiento de hojas de vida, calificación de los candidatos, descartar el spam, seleccionar, clasificar, almacenar documentos y evaluar a los candidatos, entre otros. Así como también para el bots para el Onboarding, habilitar cuentas y accesos a plataformas, facilitar el reporte de gastos de colaboradores, entre otros.

5. Procesamiento de cuentas por pagar, facturas, proveedores

Automatizar el pago a proveedores, cuentas por pagar y el procesamiento de facturas, reduce altamente la operación manual. Puedes ver nuestro caso de éxito con Seguros Bolívar y Rocketbot e identificar cómo lo llevamos a cabo.

Este es un bot muy importante ya que se puede reducir el tiempo ejecutado en el proceso y eliminar los errores humanos en la información de facturación. La automatización ayudará a ingresar datos de forma correcta y una toma de decisiones basadas en reglas que permitirá que el gran volumen de esta operación resulte en pagos a tiempo, correctos y con el seguimiento adecuado.

El procesamiento de cuentas por pagar, facturas y demás, puede ser una tarea tediosa que requiere datos de diversas fuentes. Con RPA puedes procesar de forma automática, de inicio a fin, la información de otros sistemas como los ERP, ECM, OCR, entre otros.

Deja de escanear y almacenar facturas en diferentes sistemas de gestión de forma manual en cada plataforma y por separado. Con un bot puedes registrar una sola vez estos datos para luego agilizar todo el proceso desde el escaneo de la factura inicial, hasta la extracción de datos. Acelera las operaciones, haz más ágil y eficiente el seguimiento de gastos y la entrada de pagos.

Los anteriores 5 son solo una muestra de los robots que ya deberías tener ejecutando en tu organización. Sin embargo, son unas de las automatizaciones más importantes que puedes implementar. Recuerda que estos deben cumplir una serie de criterios y es importante que lo validez antes de ejecutarlos en tu empresa.

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