Momentos claves en la automatización de procesos con BPM

Para llevar a cabo inicialmente la automatización de procesos, es preciso usar una metodología que contribuya a la administración de los procesos productivos. La gestión de procesos de negocio te ayudará a desarrollar, identificar, mejorar y medirlos, conoce más del por qué el BPM puede ayudarte en esta labor.

consultoria-transformación-digital-consultoria-automatización-bpm-trycore-colombia

Soluciones de transformación digital con la Automatización

La automatización, bien conocida como aquel proceso el cual se automatiza, optimiza y se racionalizan los procesos críticos (claves) de las organizaciones. Uno de sus principales objetivos será la integración de aplicaciones, reduciendo la operación manual, tiempos de ejecución y el reemplazo de actividades operativas y manuales.

Desarrollar la automatización de procesos en las organizaciones permite numerosos beneficios, los cuales se obtendrán poniendo en práctica sistemas de gestión de procesos. A través de estos se podrán ejecutar 3 partes fundamentales que permitirán el éxito y optimización de la automatización de procesos:

  • Definición de roles y responsabilidades de los procesos, quién es y quién lo supervisa.
  • Definición del gobierno, entendido como el equipo que conducirán los procesos y el monitoreo de estos
  • Definición del proceso de análisis del rendimiento de procesos, donde se programen y establezcan los marcos del tiempo para el análisis de procesos, “definición y selección de planes para la mejora, seguimiento de su implementación”

Mejorar continuamente también es un proceso, por este motivo lo llamamos ‘el proceso de la gestión de procesos’, que también podemos automatizarlo a través del uso de Plataformas BPMS, que a diferencia de las ERP, no cubren en su mayoría los beneficios con los que se obtiene con BPM.

La automatización de procesos se enfoca a la reconfiguración de los procesos. Con la gestión de procesos de negocio puedes realizar el mapeo y re-mapeo a estos, tanto a las técnicas, como a su implementación. Estas herramientas permiten el agilismo de la organización, sobre todo en la labor de planeación de recursos, pues BPM justifica el ROI.

¿Cómo actúa BPM en la automatización de procesos?

Los beneficios de la automatización de procesos son claros, sin embargo, ninguna tecnología es impecable. Cuando la automatización es parte del ADN y se ejecuta correctamente, vale la pena la inversión. Pero, ¿cómo actúa BPM en este caso?

Fase de ejecución de procesos:

En esta fase queremos garantizar que los procesos se lleven a cabo justo como los hemos planeados, es decir, aquí buscamos su automatización; puede que suene redundante y ‘fácil’ pero como sabes, pequeños cambios hacen la diferencia.

Análisis y optimización:

Nuestro objetivo es que las distintas etapas estén coordinadas. Desde la recepción de sugerencias para la mejora, hasta los análisis de rendimiento del proceso “el punto aquí no es reproducir sino mejorar los procesos

Con BPM se obtiene el alcance específico de objetivos, pues está centrado en los procesos. Tomar buenas decisiones para nuestro futuro es sumamente necesario hoy en día ¿verdad?, también lo es para las organizaciones

¿Qué hacer antes de la automatización?

Sin importar la plataforma BPM que uses para la automatización, es importante que sigas los siguientes pasos:

  1. Identifica procesos de negocio, los cuales, al ser automatizados generen valor
  2. Optimiza y estandariza los procesos de negocio
  3. Establece una Arquitectura Orientada a Servicios que sea la base de los procesos a automatizar.

¿Cómo empezar con la automatización de procesos?

El primer paso para iniciar con la automatización es conocer lo que queremos alcanzar y a qué procesos claves podemos sacarle los mayores beneficios.

Como primera instancia deberemos evaluar de que forma se están llevando los flujos de trabajo que tenemos actualmente, costos y tiempos para reducirlos y disminuir retrasos con la automatización.

Una vez aclarados esos ítems, podremos iniciar el proceso de automatización

1.      Procesos y actividades clave de la organización

Cuando queremos automatizar un proceso, requerimos que este esté documentado y definido previamente, pues si su información no es correcta o no es veraz su automatización será incorrecta.

2.      Entiende los procesos

Después de haber captado la mayor información sobre los procesos, es importante que entiendas cómo funciona y cómo es cada etapa del proceso, sus reglas, objetivos, entre otros.

3.      Analiza e identifica los procesos

Al conocer cómo funciona cada proceso e interpretar formas de mejora y optimización y tener claros los cuellos de botella facilitará el éxito de la automatización del proceso y previniendo estancamientos y otras ralentizaciones.

4.      Planea la automatización

Si no somos expertos en temas de mejora, optimización y transformación digital, será de gran valor solicitar apoyo para la automatización de nuestros procesos. Pues es imprescindible realizar un diagnóstico de nuestro estado actual, qué requerimos, cómo lo desarrollaremos y cuando lo llevaremos a cabo.

5.      Implementación

Lo mejor será comenzar a implementar la automatización en procesos no críticos de la empresa, pues será un proyecto piloto en el cual podrías evaluar si te beneficias de esta solución y de la forma cómo la estás llevando a cabo; también, no será grave si algo sale mal al no exponer procesos clave. Podrás ir escalando, mejorando y llevándolos a cada uno de la organización.

6.      Mejora continua

Finalmente, ya con un proceso automatizado exitoso podrás continuar a los siguientes pasos de transformación digital. Si bien este es solo un paso, la evolución y mejora de los procesos están en constante cambio e iteración.

Último paso: optimización de procesos

En búsqueda de la mejora continua y eficiencia y competitividad, la optimización de procesos alcanza la reducción total o parcial de tiempo y recursos; gastos innecesarios y errores. Tu empresa con estándares de calidad altos te permitirá participar en el mercado siendo rentable y competitivo, si quieres ampliar la información de cómo optimizar los procesos da clic aquí