Las diferencias entre un workflow y BPM

Escrito por Connie Vargas

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Las diferencias entre un workflow y bpm: cuando se está iniciando en la automatización de procesos o la gestión de ellos, es probable toparse con demasiados conceptos. Que de alguna u otra manera, parecen sonar igual, pero que nunca serán lo mismo.

  • Gestión de procesos de negocios (BPM) vs Flujo de trabajo (Workflow)

La gestión de procesos de negocio implica: diseñar procesos, procesos de ejecución, administración de tareas y una optimización continua. El workflow realiza una coordinación de procesos.  Es fácil entender la confusión cuando el objetivo de ambas es integrar a las personas, ordenadores y procesos para la reducción de tiempos. Sin dejar de lado, controlar la ejecución de tareas.

Estas dos herramientas, son similares, pero una, es solo la semilla que hace crecer un árbol más grande.  Ambas hacen parte de un sistema eficiente que es el resultado, tanto de la BPM, como del Workflow.

¿Qué es un flujo de trabajo?

A partir de un workflow es posible organizar tareas y recursos a través de reglas que simplifican el control de los procesos de la organización. Para de esta manera, obtener el control absoluto de cada paso que tiene cada tarea. La idea es llevar todo un esquema de trabajo, desde su creación, hasta su finalización, a un software que permite controlar todos los procesos. Resumiendo, es un conjunto de actividades realizadas por 2 o más personas en el equipo de trabajo, regido por reglas de negocio, establecidas para obtener resultados exitosos.

Los sistemas de flujos de trabajo suponen mayor aplicación en la gestión documental y tareas administrativas. Ya que son tareas que se repiten la mayoría del tiempo y muchas veces al mes. Tienen la característica de ser procesos que suponen cambios mínimos en cada realización.

¿Qué es BPM?

El Business Process Management coordina todo alrededor del proceso: considerando personas, información, sistemas y tecnología. Este no solo te brinda herramientas para gestionar la eficiencia y eficacia, sino te permite gestionar procesos automatizados de calidad.

La gestión de procesos de negocio va más allá de la automatización, “Con las soluciones BPM de negocio estarás migrando de operaciones funcionales, a operaciones lideradas por procesos.  Las organizaciones requieren proporcionar un valor agregado y los procesos de negocio te brindan una variedad de beneficios: mejor servicio al cliente, mayor eficacia del personal, mejoramiento y crecimiento de la empresa, aumento del rendimiento y productividad”.

Tenemos un artículo especial para la gestión de procesos de negocio, en donde puedes identificar y analizar, tanto sus beneficios, como objetivos. Lee más aquí.

Los beneficios del Workflow y de BPM

  • La mejora continua de todos los procesos de negocio, reduciendo costos y aumentando la productividad es posible de la mano con BPM.
  • Realizar seguimiento y controlar los procesos gracias a una normalización en la metodología del trabajo lo puedes hacer con un flujo de trabajo.
  • Con BPM puedes controlar los procesos, adaptándolos y mejorándolos según tu necesidad y objetivos.
  • Facilita la circulación de la información en tu organización, disminuyendo tiempos de atención, tanto externas, como internas a través de los flujos de trabajo.
  • Brinda mejor servicio al cliente, incrementa la comunicación y envía respuestas rápidas y acertadas con la gestión de procesos de negocio, posicionando tu organización como líder de procesos efectivos y eficaces.
  • Para crear un flujo de trabajo no se requiere conocimientos de programación, más bien, es fácil y sencillo de usar; creando procesos flexibles y adaptables.

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En pocas palabras…

En síntesis, un flujo de trabajo es una rutina, un conjunto de tareas sin automatización, que es solo una pieza de la gestión de procesos de negocio. Mientras que BPM es el arte y tecnología con la cual es posible optimizar tus operaciones constantemente, capaz de ser medibles, y ajustables según tus objetivos de negocio.

¿Con cual herramienta te quedas para la organización de tus procesos?