Old Dominion University (ODU) ha funcionado como una universidad de investigaciones públicas en Norfolk, Virginia durante más de 80 años, y es uno de los proveedores líderes de cursos de aprendizaje a distancia.

Cuenta con más de 24.000 estudiantes y más de 1.200 maestros. Old Dominion University ofrece programas para diversos como: 70 títulos de grado, 60 maestrías, 36 títulos de doctorado y 2 títulos de especialista en educación. La beca eminente beca y la enseñanza innovadora e interesante de la ODU fomenta programas reconocidos a nivel nacional. Además, la ODU se enorgullece de proporcionar partners estratégicos y de investigación de punta para el gobierno, la industria, las organizaciones y las artes.

Con un número de estudiantes, miembros del personal y cuerpo docente tan grande, Old Dominion University gestiona una inmensa cantidad de datos, ademas de tener una estructura organizacional de matriz compleja. El proceso de solicitud de cuentas de la ODU se encarga de gestionar los datos de usuario provenientes de distintos sistemas ubicados en toda la universidad. Las cuentas incluyen el acceso a servicios simples como el correo electrónico, LAN, cuentas UNIX, uso compartido de archivos y otros datos confidenciales. Los nuevos miembros del personal y del cuerpo docente, al igual que los estudiantes que trabajan, solicitan estas cuentas a través de un proceso manual en papel.

El objetivo del proyecto es automatizar todas estas solicitudes de cuentas para lograr un sistema completamente electrónico y en línea que elimine la necesidad de un proceso manual en papel. Se necesitaba una solución de Gestión de Procesos de Negocio (BPM, acrónimo en inglés de Business Process Management) para racionalizar el proceso de solicitud, aprobación y creación de la cuenta. Más específicamente, se necesitaba un sistema para extender el sistema de gestión de identidad de la ODU y su base de datos. El sistema debería incluir un motor de flujo de trabajo para racionalizar el proceso de solicitud de cuentas.

El proceso actual es directo. Se crea la solicitud a través del sistema de gestión de identidad casero, el Monarch Identification and Authorization System (MIDAS), e incluye una gran cantidad de diferentes solicitudes que se pueden procesar juntas con un flujo de trabajo. Una vez iniciado el proceso, se realiza una verificación de elegibilidad para determinar si el usuario realmente está autorizado para solicitar ciertos tipos de cuentas. Si el usuario es elegible, se registra la solicitud en FootPrints, una herramienta para realizar un seguimiento de las solicitudes y los informes de problemas. Luego, Bonita BPM envía la solicitud de cuenta a los aprobadores y a creación de cuentas. El mapa de proceso que aparece abajo muestra una visión general de alto nivel del proceso de solicitud de cuentas. No se muestra aquí, pero el flujo de trabajo tiene cinco subprocesos diferentes que se encargan de todas las tareas de aprobación y creación de cuentas.

Es posible que una cuenta necesite la aprobación del supervisor, del director de unidad de presupuesto, del propietario de datos o del propietario del sistema, o de cualquier combinación de los anteriores. Es posible que algunas solicitudes solamente necesiten la aprobación de un supervisor mientras que otras tal vez requieran la aprobación del propietario de datos y/o propietario del sistema. Incluido en la cadena de aprobación, también se encuentra un sistema para la delegación, en caso de que un aprobador no esté disponible para realizar la tarea en una cantidad de tiempo determinada. La delegación se administra en forma individual, es decir, cada aprobador puede establecer varios delegados y asignarles distintos tiempos de delegación, si es necesario. La tarea para cada aprobador puede incluir una lista de cuentas para el usuario que requiere aprobación, y éstas se pueden aprobar o no. La lista de solicitudes se envía a creación de cuentas sólo después de la aprobación. Puede ser una sublista de las cuentas solicitadas originalmente. También se registra cada tarea dentro de FootPrints para llevar un registro y para que el usuario pueda realizar un seguimiento del progreso de la creación de la cuenta.

Además del proceso de solicitud, un proceso separado envía recordatorios cada mañana a todos los usuarios que tienen una tarea abierta.

Para elegir una solución de BPM, Old Dominion University evaluó a Apache Activiti, JBPM y a Bonita BPM. Por su amplia conectividad con otros sistemas y un soporte de fácil acceso criterios primarios para la elección de una herramienta BPM— la ODU finalmente eligió a Bonita BPM para satisfacer la necesidad de una solución de Gestión de Procesos de Negocio para conectarse a su ERP y a sus sistemas de gestión de identidad.

La conectividad con otros sistemas fue un criterio clave en la búsqueda de la ODU sobre una herramienta de BPM. Aunque estaban utilizando las capacidades de flujo de trabajo dentro de su sistema de ERP, muchos de los datos de las solicitudes de cuentas no residían en su ERP, por eso era necesaria una herramienta para conectar el flujo de proceso, los datos y la gestión de identidad.

Con Bonita BPM pudieron conectar su propia interfaz de front-end con su sistema de Gestión de identidad casero, que se integra a través de una interfaz REST. También se conecta fácilmente con su base de datos de ERP de back-end, el Banner ERP System.

ODU comenzó su proyecto de automatización de BPM con la versión de Código abierto de Bonita BPM, pero decidió actualizarse a la versión de Paquete de suscripción de Bonita BPM en junio de 2012, para aprovechar el soporte profesional incluido para sus aplicaciones críticas y obtener capacitación. El equipo de Desarrollo de software intermedio de la ODU también recibió varias horas de Servicios profesionales de guía y aún están sacando provecho del soporte en línea las 24 horas cuando aparecen problemas con el sistema. Eligieron actualizarse a la versión 5.7.3 de Paquete de suscripción de Bonita BPM en junio de 2012.

Antes de implementar su solución de BPM, el proceso de solicitud de cuentas de Old Dominion University se realizaba en papel y en varios sistemas desconectados. Después de implementar los procesos automatizados, la universidad ha visto un aumento importante en la velocidad del manejo de las solicitudes de cuentas (tres veces más rápido).

Alrededor del 15% de las solicitudes de cuentas diarias de la ODU se procesan en línea, y este porcentaje está creciendo continuamente. La escuela ha reducido su tiempo de entrega de tres días a un día para las solicitudes que se completan en línea.

Además del proceso de solicitud de cuentas, la ODU automatizó su proceso de auditoría, que ahora se ejecuta sin contratiempos. Existen más de 300.000 «derechos» de auditoría almacenados en su ERP a los que están conectados actualmente los procesos de ERP y en los que se basan para tomar decisiones. Además, Bonita BPM se utiliza en uno de los procesos de restablecimiento de contraseña y la ODU instalará en breve un nuevo proceso para encargarse de las Eliminaciones de cuentas. Dada su experiencia positiva con Bonita BPM, Old Dominion University planifica extender el uso de esta solución de BPM a otras áreas y para otros fines.