Automatización del pago a proveedores en Seguros Bolívar

Caso de éxito sector asegurador

Plataformas
  • Soft a la medida

  • Rocketbot

Industría

Financiero / Seguros

Servicios clave

Contexto de la implementación

Seguros Bolívar es una compañía colombiana de servicios financieros y seguros fundada en 1939, ofrece servicios de seguros, pensiones, salud, construcción e inmobiliaria.

El propósito de esta aseguradora es apoyar el desarrollo de Colombia, ofreciendo seguridad a sus clientes a través de soluciones ajustadas a sus necesidades, con el fin de proteger la vida cotidiana de las familias y empresas del país.

La aseguradora quiso hacer más eficiente la repetitiva tarea de pago por concepto de consulta externa a los proveedores con régimen natural, que se realizaba de manera manual, mediante la ejecución de pasos secuenciales y repetitivos, que consistían en consolidar lo adeudado al proveedor dentro de un rango de tiempo, generando el soporte y finalmente realizar la afectación del pago por el área encargada.

Retos y expectativas por lograr

Antes de la adopción, el analista ingresaba a la aplicación local y descargaba un archivo de Microsoft Excel, que consolidaba los servicios autorizados a gestionar por los proveedores. Después, sobre el archivo descargado se ejecutaban filtrados a la información, con el fin de identificar el tipo de servicio, el estado del pago, entre otros. Posteriormente, se registraban uno a uno los servicios prestados por el proveedor a través de los formularios de la herramienta y finalmente, se generaba la aprobación para la afectación del pago.

Este proceso se ejecuta con una alta cantidad de datos, tendiendo en cuenta que esta aseguradora es una de las más importantes del país y el porcentaje de sus proveedores es alta.
Por tanto, era necesario agilizar el proceso y disminuir la manualidad al hacer la consulta y el pago.

Solución y entrega de valor

Agilizamos el proceso a través de un esquema general de automatización en una solución que consiste en dividir el proceso de pago a proveedores en 5 etapas.

  • Definir registros a procesar.
  • Generar los soportes de pagos.
  • Activar automáticamente la solicitud.
  • Liquidar y autorizar el pago.
  • Generar el reporte de gestiones realizadas por el robot.

El analista cargará al dashboard un archivo de Microsoft Excel con la información de los registros a procesar. El Dashboard filtra y selecciona a partir de los criterios establecidos. Una vez definidos los registros se habilitará la descarga de los archivos PDF por proveedor o consolidado.

Pasado un determinado tiempo de manera automática, el Bot diligenciará los formularios en la aplicación local para el registro de los servicios autorizados al proveedor. Finalizada esta etapa se autoriza el pago y en el dashboard se habilitará la descarga del reporte de gestiones realizadas por el robot.

Adicionalmente, se contará con un tablero de parametrización que contiene la información de tributaria del proveedor, donde se podrá editar, inhabilitar y agregar de manera individual o masiva.

Resultados

Nuestra calidad técnica, soporte especializado y comunicación directa con el fabricante del software RPA en figura de partner, nos permite brindar un servicio que se ajusta a las necesidades de nuestros clientes, crear soluciones con estándares altos de calidad y hacer un seguimiento oportuno a los requerimientos del cliente en el proceso de post-automatización.

  • Cumplimiento del rendimiento del tiempo.
  • Disminución de costos operativos en el pago de horas extras.
  • Eliminación de errores en el proceso.
  • Ejecución de los pagos de manera proactiva.

  • Mitigación de la acumulación de facturas para final de mes o de año.
  • Disminución de costos de pagos a través del Outsourcing.
  • Liberación de reservas oportunamente.
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