¿Silos de información? Integración de datos en las organizaciones

Escrito por Connie Vargas

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Durante los últimos meses hemos hablado mucho sobre sistemas y nuevas tecnologías para implementar en la organización. Sin embargo, poco contemplamos en ocasiones la importancia de mejorar lo existente antes de involucrar nuevos sistemas y/o tecnologías.

Si bien sabemos, los datos son un recurso muy valioso para nuestra organización porque nos permite analizar y contemplar mejoras en esta. Tener silos de datos es el mayor impedimento para sacarle realmente el valor en los sistemas. También impiden que las empresas y usuarios finales sean tan productivos como deberían y pueden crear obstáculos para no usar la información de la mejor manera posible.

Es posible eliminar los silos de información para obtener mayor valor de este tipo de sus activos. Extraer información de grandes volúmenes de datos puede ser complejo pero gratificante, especialmente cuanto estos cruzan cada área de la organización. Si continuamos con la información aislada esto ralentizará la empresa, y puede que tengas mucha información disponible; sin embargo, ¿puedes acceder a ella? ¿estás usándola? Y si es así, ¿estás usando la correcta?

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Pero, ¿cómo sé si tengo silos de datos?

Los datos aislados surgen cuando los datos de la compañía no se conectan. Ocurren cuando la organización utiliza sistemas TI excluyentes, por ejemplo, cuando se tiene un CRM de una compañía y una plataforma para la administración de contenidos en otra. De alguna manera, estas compañías no pueden hacer que la información, ya sea por A o B, no se pueda conectar.

Un ejemplo para ver claramente cómo sé si tenemos silos de datos:  un analista de negocio intenta acceder a información financiera, la cual no es la suya, para ejecutar un análisis que debe realizar seguido debido a los servicios que presta; se encuentra con barreras que impiden o demoran tal investigación. Muchas veces esto representa desperdicios de recursos y posiblemente de una mala experiencia al cliente. Si deseas mayor precisión en la toma de decisiones o velocidad de servicios, deberás liberarte de los silos de información.

En ocasiones, la información de la organización es compartida para diversas áreas, o podría ser realmente útil a otro departamento. El acaparamiento de los datos es común y resulta de varias prácticas o hábitos organizacionales, estructura, entre otros; lo que ralentiza la capacidad de las empresas para tomar decisiones oportunas e informadas.

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¿Cómo integrar los datos?

La mejor forma de integrar los datos son un análisis intensivo de esta misma. Determinar los que estás utilizando, cómo, quién y con qué propósito se están utilizando o accediendo a esta información.   En ocasiones, es preciso realizar un análisis de plataformas y cómo identificar sus mejores usos para algunas cosas. Una práctica precisa para la organización es liberar un flujo de información que permee toda la organización para acceder a una toma de decisiones precisas.

Por ejemplo, en la actualidad existe un sin número de tecnología y herramientas que atraviesan los miles de datos que crean y usan las organizaciones.  Por ejemplo, Big Data es óptimo para el manejo de amplios volúmenes de información y descubrir patrones nunca antes evidenciados. Puedes leer: usos del Big Data en las Industrias.

Si deseas mejorar la forma en la que la organización toma decisiones, debes eliminar silos de información. Para ello, deberás analizar por qué los tiene actualmente e identificar mejoras para resolverlas. Aquí unos consejos para iniciar en la integración de la data.

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1.      Integra herramientas externas a tus sistemas TI

Existen herramientas para administrar contenidos y documentación de la organización, de forma que esta misma plataforma tengas los mismos datos y proporcione mejores acciones y decisiones a los equipos.  Tener la información contenida en una sola herramienta externa, puede permitir que los usuarios encuentren todo lo que necesitan en un solo lugar eliminando así una causa importante de los silos de datos.

Por ejemplo: puedes integrar un CRM que brinde toda la información de tus clientes, y a la vez, una que integre y resuma el manejo que les estás dando en términos de marketing. También, pueden ser herramientas como SharePoint, Oracle, Salesforce, entre otros. Ver: Cómo integrar un software BPM con un ERP

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2.      Conecta datos de múltiples fuentes

En la actualidad, las empresas están almacenando y recolectando más datos que nunca. Sin embargo, cuando lo realizan lo están haciendo de forma desconectada y tienden a almacenar estos datos en entornos diferentes. Lo que perjudica su comprensión fácilmente. Actualmente los colaboradores descargar y tratan de integrar la data mediante hojas de cálculo, sin embargo, esto está generando nuevos silos al querer ‘integrar los datos’. El objetivo de las organizaciones debería ser conectarse a un entorno central que elimine lo silos de información de una vez por todas.

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3.      Incluye datos de fuentes internas

Incluso con herramientas integradoras también se pueden tener silos de datos; ocurre cuando los colaboradores deben buscar en múltiples sitios o listas parar encontrar información crítica de la organización. Esto ocurre cuando ‘desconocemos el lugar de la información’. Tener una visión global de los datos, permitirá a los usuarios descubrir y analizar mejor la información, notando patrones nunca antes vistos y así eliminando los silos de datos.

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¿Por qué evitar los silos de datos?

Si quieres que tus colaboradores pierdan tiempo valioso recopilando los datos a través de diferentes sistemas, mantenlo como está. Sin embargo, para hacer un uso efectivo de los datos en las empresas, es necesario comprender el valor de los datos.

¿Para qué deberías usar tus datos?, quizás es la primera pregunta que deberías realizarte. Qué objetivos tendrías con estos. Si bien conocemos que el uso de los datos estratégicamente genera valor y genera una ventaja competitiva. De las mas significativas, mejoramiento de los procesos comerciales, impulsar la eficiencia operativa, toma de decisiones comerciales, entre otras.

Lo indicado es relacionar estos beneficios con los objetivos de negocio. Dentro de la investigación realizada por Aberdeen Group sobre Bussiness Analytics y Business Intelligence, afirma que el 54% de los encuestados destaca que uno de sus intereses está en la mejora del servicio al cliente, generar experiencias personalizadas, cubrimiento de las necesidades básicas del cliente, entre otras, con el objetivo de impulsar el crecimiento organizacional.

*Revisa la inversión en gestión de datos y su ROI

Las organizaciones están invirtiendo mucho en la gestión e integración de data, dentro del promedio están entre los $1,132,013 y se espera que aumente a $1,725,309. En la actualidad podría parecer poco, sin embargo, a tanta inversión no se le están viendo los ‘frutos’ en algunas compañías.

“Esta disposición a invertir se explica fácilmente cuando preguntamos sobre los beneficios financieros que se esperan del uso adecuado de los datos” esta encuesta estima que, en un caso favorable, las organizaciones aumentarían su rendimiento en un 547%, de acuerdo a su inversión. Sin embargo, para alcanzar estas ambiciosas cifras, las empresas deberán invertir este presupuesto de manera adecuada, en lugar de arriesgarse a arrojar el dinero sin objetivo alguno”.

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¿Realmente estamos aprovechando los datos?

No solo tener intentos de gestionar correctamente nuestra información es lo que debemos hacer, debemos asegurarnos que estamos utilizando las tecnologías adecuadas para alcanzar los resultados que queremos. Tener la data aislada no es nuevo y ha generado inconsistencias durante muchos años. Es el momento de girar esta situación y manejarla y sacar todos sus beneficios, basando nuestros objetivos en los datos. El desafío es claro y puedes acceder a información de valor a través de los datos. Generar una estrategia para llevarla a cabo es necesaria para tener un gobierno y control de la información de la organización.